10 เทคนิคการจัดงาน Virtual Event ให้มีประสิทธิภาพ และมัดใจคนเข้าร่วมงาน

หลายๆ องค์กรมีโมเดลการทำงานแบบ Hybrid Working และ WFH (Work from Home) ในปัจจุบัน ทำให้การได้เจอเพื่อนๆ ในทีมอาจจะเป็นเรื่องยากขึ้นกว่าแต่ก่อน ซึ่งความสัมพันธ์ของคนภายในองค์กรก็มีโอกาสห่างเหินกัน รวมถึงการไม่ได้ทำความรู้จักกับเพื่อนใหม่ๆ ด้วย

ในบทความนี้ ZyGen จะมาแชร์เทคนิคการจัดงานแบบ Virtual Event ทีมีประสิทธิภาพและมัดใจคนเข้าร่วมไว้อยู่หมัด แต่ก่อนจะเข้าเนื้อหากัน เราขออธิบายเกี่ยวกับ Virtual Event สั้นๆ ให้ทุกคนเห็นภาพมากยิ่งขึ้น

ความสำคัญของ Virtual Event

Virtual Event ถือว่าเป็นอีกหนึ่งเทคโนโลยีที่กำลังเป็นที่นิยมมากในกลุ่มขององค์กรที่มีการทำงานแบบ Hybrid Working และ WFH (Work from Home) แบบ 100% ไม่เฉพาะแค่กับองค์กรที่มีขนาดใหญ่เท่านั้น แต่กับองค์กรขนาดเล็กก็เป็นที่นิยมเช่นกัน ซึ่งความสำคัญหลักๆ ในการจัด Virtual Event คือ

การทำให้สมาชิกรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งและมีส่วนร่วมในกิจกรรมขององค์กร ซึ่ง Virtual Event ที่ดีจะทำให้พนักงานในองค์กรได้รับรู้ถึงการเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรมากขึ้น ไม่ว่าพนักงานจะทำงานอยู่ที่ไหนก็ตาม จะอยู่คนละจังหวัด หรือคนละ Time Zone ก็สามารถเข้าถึงกันได้

การเพิ่ม Interaction ภายในองค์กร การจัด Virtual Event นั้น นอกจากจะทำให้คนในองค์กรรู้สึกสนุกแล้ว การได้เพิ่มการมีปฏิสัมพันธ์ของคนในทีมก็เป็นเรื่องสำคัญ เช่น การได้พบปะพูดคุยโดยการเปิดไมค์เปิดกล้องตามงานเทศกาลต่างๆ ที่องค์กรจัดขึ้นผ่าน Virtual Event การได้ทำความรู้จักกับพนักงานที่เข้ามาใหม่ และการเล่นเกมแข่งขันกันแบบ Teamwork เป็นต้น

การลดค่าใช้จ่าย สำหรับองค์กรที่ทำงานแบบ Hybrid Working หรือ WFH นั้น การจะนัดหมายพนักงานเพื่อทำกิจกรรมอาจจะทำให้พนักงานต้องเสียเวลาเดินทาง และมีค่าใช้จ่ายที่มากขึ้น นอกจากนี้อาจจะส่งผลให้เกิดภาวะตึงเครียด หรือส่งผลให้มีการ Burnout จากการเดินทางไกลๆ ได้ ดังนั้น การจัดงานหรือกิจกรรมออนไลน์ก็เป็นหนึ่งในทางออกที่น่าสนใจในปัจจุบัน

เมื่อรู้แล้วว่าการจัด Virtual Event สำคัญอย่างไร ขั้นตอนถัดไปก็ต้องเรียนรู้ว่า แล้วการจัดงาน Virtual Event ที่ดีและมีประสิทธิภาพ จะต้องทำอะไรบ้าง

10 เทคนิคการจัด Virtual Event อย่างมีประสิทธิภาพ

1. ตั้งเป้าหมายของ Event ให้ชัดเจน

การตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน จะเป็นหัวใจหลักก่อนการวางแผนกิจกรรมต่างๆ สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการตั้งเป้าหมายของกิจกรรมที่ชัดเจน และต้องแน่ใจว่าเรามีความเข้าใจ และความสามารถที่จะจัด Virtual Event ได้จริงๆ เพื่อนำไปสู่การวางแผนงานหรือการจัดงานในขั้นตอนต่อไป

2. เข้าใจและเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายที่จะมาร่วมกิจกรรม

การวางแผนการจัด Virtual Event ที่สำคัญนั้น คือการทำความเข้าใจในกลุ่มเป้าหมายของตนเอง เพราะหากวิเคราะห์และกำหนดกลุ่มเป้าหมาย และสร้างพื้นที่ของงานไม่เหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมายก็ อาจจะทำให้คนมาเข้าร่วมกิจกรรมน้อย (หรือไม่มีเลย) และการจัด Event ก็จะไม่บรรลุวัตถุประสงค์ ตัวอย่างหัวข้อในการใช้เพื่อวิเคราะห์กลุ่มเป้าหมาย เช่น ตำแหน่งงาน สายอาชีพ และช่วงอายุ เป็นต้น

3. การเลือกใช้ Virtual Platform

ปัจจุบันเรามี Virtual Platform ให้เลือกใช้มากมาย ซึ่งรูปแบบของ Platform ก็จะแตกต่างกันออกไป เช่น

แบบที่สามารถเปิดไมค์/กล้อง และแชร์หน้าจอได้เท่านั้น – ZOOM, MS Team, Google Meet etc.
แบบ 2 มิติ มี Character เป็นของตัวเอง และสามารถ Interact ได้ – Gather Towm, ZEP etc.
แบบ 3 มิติ – SPOT, Spatial etc.
แบบที่ต้องใช้อุปกรณ์เสริม – แว่น VR etc.

ซึ่งการเลือกใช้ Virtual Platform จัด Virtual Event นั้น จะต้องสอดคล้องกับกลุ่มเป้าหมาย เพราะจะมีผลอย่างมากต่อผลลัพธ์ในการจัด Event เช่น หาก Event นั้นๆ ไม่เน้นให้กลุ่มเป้าหมายต้องมี Interaction หรือเป็นการสื่อสารแบบ One-way Communication อาจจะใช้ Meeting Platform หรือ Webinar Platform (เช่น Microsoft Teams เป็นต้น) ก็อาจจะเพียงพอแล้ว และยิ่งกลุ่มเป้าหมายของเราไม่ได้มีความสามารถในการใช้เทคโนโลยีมากนัก หรือมีข้อจำกัดในการเข้าถึง เราก็ควรเลือกใช้ Platform ที่ไม่มีความซับซ้อน

แต่หาก Event ที่จะจัด ต้องการให้กลุ่มเป้าหมายได้มีปฏสัมพันธ์กัน และกลุ่มคนนั้นสามารถเข้าถึงเทคโนโลยีได้ไม่ยาก การใช้ Platform แบบ 2D หรือ 3D ก็จะเป็นจุดดึงดูดที่น่าสนใจเช่นกัน เพราะจะทำให้ผู้ร่วมงานรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของ Event นั้นจริงๆ

4. การกำหนดวัน/เวลา/ตารางงาน/ผู้บรรยาย

สำหรับการจัด Virtual Event คือการที่ผู้เข้าร่วมงานต้องนั่งอยู่หน้าจอคอมพิวเตอร์หรือหน้าจอมือถือในเวลานานๆ ดังนั้น การกำหนดเวลาเริ่มงานและจบงานไม่ให้สั้นและยาวจนเกินไป เป็นสิ่งที่จำเป็นมาก เพราะหาก Event นั้นมีช่วงเวลาที่นานเกินไป อาจจะทำให้ผู้เข้าร่วมกิจกรรมเหนื่อยล้า และหลุดโฟกัสจากงานได้ง่าย แต่หากช่วงเวลานั้นสั้นเกินไป ก็อาจจะทำให้สิ่งที่อยากจะสื่อสารในกิจกรรมตกหล่น ไม่ครบถ้วน

นอกจากระยะเวลาของ Event แล้ว การกำหนดวันและช่วงเวลาของกิจกรรมก็จำเป็นเช่นกัน ซึ่งวันและช่วงเวลาที่จัดงานจะต้องไม่ไปรบกวนผู้เข้าร่วมงาน เช่น ละเว้นการจัดงานในช่วงวันหยุดยาว หรือการตั้งเวลาของกิจกรรมที่ไม่เช้าหรือดึกจนเกินไป เป็นต้น

แต่ทั้งนี้ก็ขึ้นอยู่กับประเภทของแต่ละ Event ด้วย เพราะหากเป็น Event ที่ต้องใช้เวลาจัดกิจกรรมหลายๆ วัน ก็จะต้องวางแผนแบ่งวันให้เหมาะสมยิ่งขึ้น

💡 TIPs: ระยะเวลาที่เหมาะสมสำหรับการจัด 1-day Virtual Event ที่แนะนำคือ 1-2 ชั่วโมง เพื่อลดความเหนื่อยล้าของผู้ร่วมงาน

เมื่อเราวางแผนเรื่องวันและเวลาในการจัด Event ได้แล้ว ต่อไปคือการกำหนดตารางงานและผู้บรรยายที่ชัดเจน หากเป็น Event ที่ต้องมีช่วงตอบคำถาม ก็ควรจะเผื่อเวลาสำหรับ Q&A Session ไว้ด้วย และตารางงานของ Event จะต้องไม่คลุมเครือ ซึ่งต้องกำหนดอย่างชัดเจนว่ากิจกรรมต่อไปจะเริ่มกี่โมง เป็นกิจกรรมอะไร และกิจกรรมนั้นจะจบกี่โมง

5. การออกแบบพื้นที่กิจกรรมให้เรียบง่าย

หากกิจกรรมจำเป็นต้องใช้ Virtual Platform ที่ผู้เข้าร่วมมี Interaction กันภายในงาน เราจำเป็นที่จะต้องออกแบบพื้นที่ของกิจกรรมให้สอดคล้องกับงานด้วย เช่น หลังจาก Speaker พูดจบจะต้องให้ผู้ร่วมงานเดินไปเล่นเกม หรือไปลุ้นรับของรางวัล ก็จะต้องมีการวาง Layout พื้นที่ให้ง่าย ออกแบบวาง Tutorial สั้นๆ ให้คนที่เข้ามาร่วมกิจกรรมครั้งแรกได้อ่าน เพื่อลดความสับสน เป็นต้น

6. การแบ่งหน้าที่ของทีมงาน

แน่นอนว่าการจัดกิจกรรมนั้นไม่สามารถทำคนเดียวได้ เพราะฉะนั้นการแบ่งหน้าที่ของ Moderator และ Staff จึงเป็นเรื่องสำคัญมาก เพื่อให้กิจกรรมนั้นดำเนินการต่อไปได้อย่างไม่สะดุด

💡 TIPs: แนะนำให้มีแผนสำรองเพื่อรองรับเหตุการณ์ไม่คาดคิด จะช่วยให้สามารถการรับมือและแก้ไขได้ทันท่วงที

7. โปรโมต Virtual Event

การโปรโมต Event นั้นขึ้นอยู่กับจุดประสงค์และกลุ่มเป้าหมายที่เราตั้งไว้ หากเป็นกิจกรรมที่เปิดให้คนภายนอกเข้าร่วม การใช้สื่อ Social Media ที่หลากหลายก็จะทำให้คนเข้าถึงและรับรู้ถึงการมีอยู่ของกิจกรรมได้ง่ายขึ้น ซึ่งตรงนี้อาจจะต้องมีการทำงานร่วมกับหลายๆ แผนกด้วย

และการจะทำให้ Virtual Event นั้นน่าสนใจมากยิ่งขึ้นอีกวิธีคือ การเพิ่มของรางวัลหรือให้ข้อเสนอที่พิเศษภายในงาน เพื่อดึงดูดให้กลุ่มเป้าหมายของเราอยากเข้าร่วมงานได้ง่ายขึ้น

8. การซักซ้อมก่อนวันงานจริง (Dry Run)

สิ่งที่สำคัญมากๆ และจำเป็นต้องทำคือการซักซ้อม หากเป็น Event ที่มี Speaker หลายคน ก็ควรต้องนัดและซักซ้อมก่อนวันงานจริงให้ได้มากที่สุดเพื่อให้การดำเนินกิจกรรมเป็นไปได้อย่างราบรื่น เช่น การซักซ้อมการเปิดงาน การเรียงลำดับผู้บรรยายที่ต้องมาพูด การเปิดเพลงประกอบ การทดลองแชร์หน้าจอ การเรียงลำดับการทำกิจกรรม รวมถึงการวางแผนล่วงหน้าเพื่อรับมือกับสถาการณ์ไม่คาดฝันที่อาจเกิดขึ้น

9. Have Fun! สนุกกับงานจากที่ไหนก็ได้

เมื่อถึง Event วันจริง ต้องอย่าลืมเตรียมตัวและจิตใจให้สนุกสนานไปกับการจัด Event ซึ่งวันงานเราอาจจะมีการเปิดเพลง เปิด Sound Effect ต่างๆ ภายในกิจกรรม เพื่อให้บรรยายกาศใน Event น่าสนใจและสนุกสนานยิ่งขึ้น และดำเนินงานตามที่ได้วางแผนไว้นั่นเอง

10. การรวบรวม Feedback

หัวใจสำคัญสุดท้ายของการจัด Virtual Event คือ การเก็บ Feedback จากผู้เข้าร่วมงาน โดย สามารถใช้เครื่องมือเพื่อสร้างแบบฟอร์มง่ายๆ เช่น การส่งลิงก์ Google Form หรือ Microsoft Form หลังจบ Event ให้ผู้เข้าร่วมงานไปในอีเมล หรือการสร้างพื้นที่สำหรับ Interact ภายใน Event ให้ผู้เข้าร่วมงานสามารถคลิกเข้าไปให้ Feedback ได้ทันที เพื่อที่เราจะได้นำข้อมูลมาวิเคราะห์ถึงปัญหาและหาทางแก้ไขสำหรับจัด Event ในครั้งต่อไป

บทความนี้ เป็นการรวบรวมขั้นตอนและเทคนิคดีๆ ในการจัดงาน Virtual Event ที่เรานำมาฝากกันวันนี้ หวังว่าผู้อ่านทุกท่านจะได้รับประโยชน์ และสามารถนำไปปรับใช้กับการจัดงานของตัวเองได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ

สามารถตามไปอ่านตัวอย่างการจัดงานที่ทางทีม ZyGen มาแชร์ประสบการณ์แบบละเอียด ได้ในบทความ Use Case | Gather Town (Monster Hunter by MUICT) และหากสนใจแพลตฟอร์ม Virtual Space หรือต้องการคำปรึกษาเกี่ยวกับการจัดงาน Virtual Event เพิ่มเติม ติดต่อได้ที่ ZyGen