3 เหตุผลที่ธุรกิจควรสร้าง Data Room บน Virtual Space ให้การเข้าถึงข้อมูลมีประสิทธิภาพ

ในยุคที่เทคโนโลยีและข้อมูลเปลี่ยนแปลงวิถีชีวิตและธุรกิจอย่างมหาศาล การเป็นองค์กรที่นำ Data-Driven Approach ไปใช้ในการดำเนินธุรกิจมีความสำคัญเป็นอย่างมาก เพราะวิธีการนี้ไม่เพียงเสริมสร้างการตัดสินใจอย่างถูกทางในธุรกิจเพียงอย่างเดียว แต่ยังสามารถนำมา วิเคราะห์ ให้กลายเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการพัฒนาภาพรวมของธุรกิจอีกด้วย ยกตัวอย่างเช่น การช่วยเสริมสร้างความพร้อมในการรับมือกับความผันผวนในตลาด ช่วยให้เข้าใจพฤติกรรมของลูกค้า ทำให้องค์กรสามารถพูดถึง การคาดการณ์และวางกลยุทธ์ใหม่ๆ เพื่อการดำเนินธุรกิจอย่างเป็นเหตุเป็นผล

สำหรับหลายๆ องค์กรที่มีนโยบาย Work from Home หรือ Hybrid Working อาจจะมีความกังวลเรื่องการใช้ข้อมูลขององค์กร โดยเฉพาะข้อมูลที่สำคัญ เช่น ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลยอดขาย ข้อมูลพนักงาน หรือแม้กระทั่งประสิทธิภาพในการเข้าถึงข้อมูลข่าวสารต่างๆ ภายในองค์กร ยิ่งหากพนักงานทำงานอยู่คนละสถานที่ เรื่องนี้จึงกลายเป็นอีกหนึ่งปัจจัยสำคัญที่เป็นความท้าทายต่อการทำงานร่วมกัน

ในปัจจุบันนั้นมีเทคโนโลยีมากมาย ที่ช่วยเข้ามาจัดการและตอบโจทย์การเข้าถึงข้อมูลให้มีประสิทธิภาพและปลอดภัยมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็น การเก็บข้อมูลต่างๆ ไว้บน Cloud การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง Report ต่างๆ และการเข้ารหัสในการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล

แต่การเก็บรักษาข้อมูลให้มีความปลอดภัยอาจจะยังไม่เพียงพอที่จะช่วยสร้างวัฒนธรรม Data-Driven Approach เพราะถึงแม้หลายๆ องค์กรมีข้อมูลมากมาย แต่พนักงานนำไปใช้ประโยชน์ได้น้อยมาก หนึ่งในเหตุผลที่อาจจะคาดไม่ถึงคือ การเข้าถึงข้อมูลยุ่งยากเกินไป เช่น มีหลาย Report ที่ต้องดูในแต่ละวัน Report เก็บไว้หลากหลายที่จนแทบจำไม่ได้ว่าเคยมีสิ่งนี้ ทำให้ปัจจุบันในหลายองค์กรเริ่มมีการนำเทคโนโลยีด้าน Virtual Space มาช่วยในการจำลอง Virtual Meeting Room, Virtual Office, Virtual Event, Virtual Classroom ไปจนถึง Virtual Data Room ที่จะเปลี่ยนรูปแบบการเข้าถึงข้อมูลให้ง่ายและสะดวกมากยิ่งขึ้น ตอบโจทย์โลกธุรกิจในยุคปัจจุบันที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว

Virtual Data Room คืออะไร? 

คือ การจำลองห้องทำงานที่สามารถนำข้อมูลจากแหล่งต่างๆ มารวบรวมไว้บน Virtual Space คนทำงานสามารถเข้าถึงข้อมูลได้สะดวกรวดเร็วมากขึ้น และยังคงรักษาความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูล โดย Virtual Data Room เปรียบเสมือนทางเชื่อมระหว่าง User และ Data เช่น การเปิดข้อมูลจาก Report ต่างๆ

อาจจะเป็น SAP Report, Power BI Report, Microsoft Form, Looker Studio Data Visualization, รูปภาพ, PDF, URL Website หรืออื่นๆ อีกมากมาย โดยข้อมูลทั้งหมดจะไม่ได้ถูกเก็บอยู่บน Virtual Data Room และการเข้าถึงข้อมูลนั้นยังคงมีเงื่อนไขของการรักษาสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูล 

และนี้คือ 3 เหตุผลที่ทีมหรือองค์กรที่มีการทำงานระยะไกลควรสร้าง Data Room บน Virtual Space ถ้าอยากรู้ อ่านบทความต่อได้เลย

1. การเข้าถึงข้อมูลที่สะดวกรวดเร็วมากขึ้น

เมื่อเรามี Data Room บน Virtual Space วิธีในการใช้ Data จึงเป็นเรื่องที่ง่ายและสะดวกขึ้น ยกตัวอย่าง เช่น บริษัท ZyGen มีนโยบายให้พนักงานสามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้และมี Virtual Office เป็นพื้นที่ให้พนักงานเข้ามาทำงานร่วมกัน แต่ละคน แต่ละทีม แต่ละแผนก ก็จะมีการดูข้อมูลต่างๆ ที่แตกต่างกัน หรือแม้กระทั่งพนักงานในทีมเดียวกันแต่รับผิดชอบคนละตำแหน่ง ก็จะสามารถเข้าถึง Level ของ Data ได้ไม่เท่ากัน

ซึ่งถ้าเป็นการเข้าถึงแบบเดิม ทุกคนจะมีโซนที่ใช้เก็บข้อมูล หรือห้องเก็บข้อมูลที่แยกออกจากกันอย่างชัดเจนเพื่อความปลอดภัย แต่บน Virtual Office นั้น แตกต่างออกไป เราสามารถออกแบบหรือสร้าง Data Zone ไว้ตรงกลางออฟฟิศ หรือบริเวณต่างๆที่พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย โดยไม่จำเป็นต้องแยกพื้นที่ Data ของแต่ละคนออกจากกัน แต่ละคนจะสามารถเข้าถึงข้อมูลจากจุดเดียวกัน และสามารถ Authorize ข้อมูลได้แตกต่างกัน อีกทั้ง Virtual Platfrom ยังสามารถรองรับ SSO (Single Sign-On) ทำให้เข้าถึงข้อมูลได้สะดวกมากขึ้นนั่นเอง

2. สร้างวัฒนธรรม Data-Driven Approach ให้องค์กร

Virtual Space นั้น เป็นเครื่องมือที่ช่วยสร้างบรรยากาศการทำงานร่วมกันให้ดูผ่อนคลายมากขึ้น แม้จะทำงานที่บ้านหรือคนละสถานที่ ข้อดีนี้เองที่ช่วยให้การนำ Data Report ต่างๆมาไว้บน Virtual Office มีข้อจำกัดและกำแพงลดลง พนักงานกล้าที่จะใช้ Data มากขึ้น เพราะบรรยากาศช่วยให้เห็นว่าการเข้าถึง Data นั้นเป็นเรื่องง่าย ไม่ใช่เรื่องยุ่งยากอีกต่อไป ยกตัวอย่างเช่น  

1. เมื่อ Log-in เข้าระบบมาที่ Virtual Office ก็สามารถ เข้าถึงการประกาศต่างๆ ขององค์กรได้ที่ Lobby Zone 

2. ทุกๆ ห้องประชุมสามารถแปะ Data Board ได้แบบไม่จำกัด ซึ่งอาจจะเป็นเรื่องยุ่งยากบนสถานที่ออฟฟิศจริงๆ 

3. โต๊ะทำงานของพนักงานแต่ละคนสามารถมีจอมอนิเตอร์เข้าถึงข้อมูลต่างๆ ได้แบบไม่จำกัด และไม่ต้องคอยกังวลว่า เมื่อคนอื่นเดินมาที่โต๊ะทำงานของเราจะแอบดูข้อมูลของเราได้หรือไม่ เพราะระบบยังคงรักษา Authorization ในการเข้าถึงข้อมูลอยู่เสมอ หากไม่มีสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูล จะมองเห็นเพียงแค่จอเปล่าๆ เท่านั้น 

4. Data Room สำหรับตำแหน่ง Management ก็สามารถที่จะนำข้อมูลต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น Revenue Report, HR Report, Financial Report, Inventory Report และอื่นๆ อีกมากมายมารวมไว้ในโซนเดียวกัน และใช้เป็นพื้นที่ประชุมหรืออัปเดตความคืบหน้าของธุรกิจได้อย่างง่ายดาย 

จากตัวอย่างข้างต้นจะเห็นว่า ยิ่งสามารถนำ Data มาไว้ใกล้ตัวได้มากเท่าไหร่ ยิ่งจะสามารถผลักดันวัฒนธรรมการใช้ Data ได้มากขึ้นเท่านั้น 

3. ลดค่าใช้จ่าย 

นอกจากที่การสร้าง Data Room บน Virtual Space จะช่วยลดค่าใช้จ่ายในด้านการดูแลรักษาอุปกรณ์และพื้นที่เก็บข้อมูล ทั้งยังเพิ่มความมีประสิทธิภาพในการบริหารจัดการและการใช้งานข้อมูล ผ่านการใช้เครื่องมือและโปรแกรมที่ทันสมัยแล้ว ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายในด้านอื่นๆ ไม่ว่าจะเป็นค่าใช้จ่ายในการเดินทางของพนักงาน ค่าใช้จ่ายในการใช้พลังงาน และลดค่าใช้จ่ายเมื่อต้องการปรับเปลี่ยนพื้นที่แสดงผลข้อมูลอยู่บ่อยๆ เพราะบน Virtual Space เราสามารถรองรับการปรับเปลี่ยนได้ตลอดเวลาโดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม  

การทำ Data Room บน Virtual Space ไม่เพียงแต่ช่วยให้องค์กรมีการจัดเก็บข้อมูลที่ปลอดภัยและสะดวกต่อการเข้าถึง แต่ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายและเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้ข้อมูล นอกจากนี้ยังเป็นก้าวที่สำคัญในการให้คำตอบต่อความต้องการของธุรกิจในยุคที่ข้อมูลมีความสำคัญอย่างยิ่ง รู้ก่อน ทำก่อน โตก่อน เพราะข้อมูลมีค่าดั่งทองคำ (Data is a new oil.) และนี่ก็คือเหตุผลที่ธุรกิจควรสร้าง Data Room บน Virtual Space 

 หากสนใจทดลองใช้งาน หรือสอบถามเกี่ยวกับการทำ Data Room บน Virtual Space Platform สามารถติดต่อได้ที่ ZyGen เราเป็นผู้เชี่ยวชาญ ที่พร้อมให้คำแนะนำ และบริการด้าน Virtual Space Platform ตั้งแต่เริ่มต้นจนตลอดการใช้งาน

Author: Apa J.