หากคุณกำลังตามหาวิธีเพิ่มประสิทธิภาพ ความแม่นยำ และสร้างกลยุทธ์เชิงลึกให้กับการทำงานในแผนกการเงินของคุณ ลองพิจารณาเทคโนโลยีอัตโนมัติที่จะทำให้บรรลุเป้าหมายเหล่านี้ได้ และปฏิวัติการทำงานซึ่งถูกขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยอัตโนมัติ เพื่อเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของแผนกการเงิน โดยลืมไปเลยว่าเคยมีการป้อนข้อมูลด้วยตนเองและจัดการงานเอกสารจำนวนมากแบบซ้ำๆ
ในบทความนี้ เราจะเจาะลึกถึงกระบวนการหลักของแผนกการเงินที่สามารถนำมาทำให้เป็นอัตโนมัติได้ พร้อมเน้นย้ำประโยชน์สำคัญและเทคโนโลยีที่จะเข้ามาทำให้การเปลี่ยนแปลงครั้งนี้สำเร็จตามที่ได้ตั้งเป้าหมายไว้
ฟังก์ชันการทำงานหลักสำหรับแผนกการเงิน
เริ่มตั้งแต่การบริหารลูกหนี้ (Receivables) ไปจนถึงการสร้างรายงาน (Report) ทำฟังก์ชันการทำงานหลักของแผนกการเงินทั้งหมดให้อยู่ในรูปแบบอัตโนมัติ
การประมวลผลบัญชีลูกหนี้
เทคโนโลยีอัตโนมัติจะเข้ามาช่วยดูแลไฟล์เอกสารของลูกค้า จัดการใบเสร็จรับเงิน (รวมถึงแจ้งเตือนเมื่อมีการจ่ายเงินช้า) และทำให้การจัดการออเดอร์เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ต้องอนุมัติเครดิตและกรอกข้อมูลเองแบบ Manual ซึ่งจะสามารถคืนเวลาให้ทีมงานหรือพนักงานของคุณได้ไปโฟกัสกับงานทางด้านกลยุทธ์มากขึ้น
การรายงานด้านกฎระเบียบและการจัดการ
ด้วยการใช้งานเทคโนโลยีอัตโนมัติ จะทำให้คุณจะสามารถสร้างรายงานด้านกฎระเบียบต่างๆ ได้ง่ายๆ สร้างรายงานประจำปีไว้ล่วงหน้า ไปจนถึงการรวบรวมสไลด์ Management Review ด้วยการดึงข้อมูลมาจากหลากหลายแหล่งข้อมูล บอกลาการดูข้อมูลที่ซับซ้อนและการจัดระเบียบข้อมูลแบบซ้ำๆ
การประมวลผลบัญชีเจ้าหนี้
การตั้งค่าและปรับปรุง Vendor สามารถทำได้โดยอัตโนมัติควบคู่ไปกับการอนุมัติ Workflow และการเตรียมการเพื่อชำระเงิน เนื่องจากเทคโนโลยีอัตโนมัติมีศักยภาพในการดูแลกระบวนการจ่ายเงิน สร้างไฟล์สำหรับการชำระเงินจำนวนมาก รวมถึงรายการบันทึกประจำวันสำหรับระบบย่อยต่างๆ
การปฏิบัติการและบัญชี
เปลี่ยนงานซ้ำๆ เช่น การรีวิวราคา การคำนวณส่วนลด และการคำนวณค่าคอมมิชชั่น ให้กลายเป็นอัตโนมัติ ผ่านเงื่อนไขที่ได้รับอนุมัติล่วงหน้า ให้ระบบสร้างไฟล์และอีเมลสำหรับการขออนุมัติ และกระจายข้อมูลได้อย่างทั่วถึง
สร้างบันทึกที่มีมาตรฐาน
ใช้เทมเพลตที่ผู้ใช้งานจัดเตรียมไว้ล่วงหน้า และใช้ประโยชน์จากการความสามารถในการวิเคราะห์และการตรวจสอบความถูกต้องของระบบอัตโนมัติ เพื่อการบันทึกข้อมูลในระบบ ERP ที่แม่นยำและมีประสิทธิภาพ
การกระทบยอดบัญชีและธนาคาร
ดาวน์โหลดยอดคงเหลือในบัญชีและใบแจ้งยอดธนาคารโดยอัตโนมัติ พร้อมทั้งอัปโหลดข้อมูลธุรกรรมจากระบบย่อยต่างๆ นอกจากนั้นระบบอัตโนมัติยังสามารถระบุและจัดการกับความคลาดเคลื่อนของข้อมูล โดยสร้างรายการบันทึกประจำวันที่จำเป็นได้อีกด้วย
การรายงานระหว่างบริษัท
ทำการตรวจสอบและการกระทบยอดยอดคงเหลือระหว่างบริษัทโดยอัตโนมัติ ช่วยประหยัดเวลาในการทำงานได้ นอกจากนี้ เมื่อรายงานการวิจัยขั้นพื้นฐานและรายงานข้อยกเว้นต่างๆ ถูกทำให้เป็นอัตโนมัติ จะช่วยให้แผนกการเงินมีเวลาไปโฟกัสกับการตรวจสอบและอนุมัติข้อยกเว้นที่สามารถระบุได้
การชำระคืนเงิน (Reimbursement)
การตรวจสอบการปฏิบัติตามนโยบาย การคำนวณส่วนลด และการรายงานการปฏิบัติตามข้อกำหนด รวมถึงรายงานการบริหารจัดการ ทำได้โดยอัตโนมัติ ช่วยลดการทำงานแบบ Manual และเพิ่มความถูกต้องแม่นยำ
การเปลี่ยนแปลงทางบัญชี
การรวบรวมข้อมูลแบบอัตโนมัติสำหรับการเปลี่ยนแปลงทางบัญชีที่ซับซ้อน เช่น สัญญาเช่าหรือธุรกรรมรายได้ จะช่วยให้กระบวนการการทำงานคล่องตัวยิ่งขึ้น ระบบอัตโนมัติยังดูแลการจัดหมวดหมู่ข้อมูล การสรุปข้อมูล การวิเคราะห์ และการสร้างรายงานสำหรับการวิเคราะห์ภายในองค์กรได้อีกด้วย
เครื่องมือที่ช่วยให้การปฏิวัติแผนกการเงินให้เป็นอัตโนมัติสำเร็จ (The Power of Technology)
การที่จะทำให้กระบวนการข้างต้นสำเร็จได้ จะต้องนำเทคโนโลยีที่เหมาะสมเข้ามาใช้งานร่วมกัน ซึ่งกระบวนการเหล่านี้จะถูกคำนวณความคุ้มค่า (ROI) ที่จะช่วยให้องค์กรทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น พนักงานสามารถไปทำงานที่สำคัญกว่า โดยเทคโนโลยีที่นำมาใช้งาน มีดังนี้
- Robotic Process Automation (RPA): โรบอทที่จะเข้ามาทำให้กระบวนการทำงานที่ซับซ้อน และต้องทำซ้ำๆ แต่มีเงื่อนไขที่แน่นอนอยู่แล้ว ให้กลายเป็นอัตโนมัติ ลดความผิดพลาดจากมนุษย์ และเพิ่มความรวดเร็วในการทำงาน
- Machine Learning (ML): ด้วยความสามารถในการเรียนรู้ข้อมูล ML จะเปลี่ยนงานที่ซับซ้อนต่างๆ ให้เป็นอัตโนมัติ เช่น การวิเคราะห์ข้อมูล การระบุความผิดปกติต่างๆ หรือแม้กระทั่งการพยากรณ์เชิงคาดการณ์ เป็นต้น
- Artificial Intelligence (AI): โซลูชันที่ขับเคลื่อนด้วย AI สามารถจัดการกับงานที่ซับซ้อนมากขึ้นได้ แม้กระทั่งการเลียนแบบการตัดสินใจของมนุษย์สำหรับงานต่างๆ เช่น การจัดการข้อยกเว้นและการตัดสินใจ เป็นต้น
- Cloud Computing: โซลูชันบนคลาวด์มีความสามารถในการปรับขยายตามความต้องการของผู้ใช้งาน เอื้ออำนวยการเข้าถึง และการทำงานร่วมกันด้วยข้อมูลแบบเรียลไทม์ ทำให้การใช้งานและการบำรุงรักษาระบบอัตโนมัติง่ายยิ่งขึ้น
ปรับงานแผนกการเงินให้เป็นอัตโนมัติดีอย่างไร
การทำให้งานของแผนกการเงินเป็นอัตโนมัติไม่ได้ช่วยแค่เรื่องการประหยัดเวลาและแรงงานเพียงอย่างเดียว แต่ยังให้ประโยชน์อีกมากมาย เช่น
- ความแม่นยำที่เพิ่มขึ้น: เมื่อลดการทำงานแบบ Manual ก็เท่ากับการลดความผิดพลาด ซึ่งนำไปสู่ข้อมูลที่มีประสิทธิภาพและรายงานที่เชื่อถือได้
- ปรับปรุงการปฏิบัติตามกฎระเบียบ: ปฏิบัติตามกฎระเบียบและนโยบายภายในได้โดยอัตโนมัติ ช่วยให้มั่นใจได้ว่าการทำงานจะเป็นไปตามกฎระเบียบที่วางไว้และลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น
- ข้อมูลเชิงลึกเชิงกลยุทธ์: เมื่อผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินเป็นอิสระจากงานที่ซ้ำซาก พวกเขาจะสามารถโฟกัสกับการวิเคราะห์ข้อมูลแบบเจาะลึก ทำให้ได้รับข้อมูลที่มีคุณค่า เพื่อขับเคลื่อนการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
- ความพึงพอใจของพนักงาน: ระบบอัตโนมัติช่วยให้ทีมการเงินมุ่งเน้นไปที่งานที่มีมูลค่าสูงกว่าและช่วยให้ทีมงานมีส่วนร่วมในการทำงานมากยิ่งขึ้นขึ้น ผ่านการกำจัดงานซ้ำๆ ที่น่าเบื่อ นอกจากนี้ยังช่วยเสริมสร้างขวัญกำลังใจและสร้างประสบการณ์การทำงานที่ดีให้กับทีมงาน
เมื่อแผนกการเงินเปิดรับเทคโนโลยีอัตโนมัติ ก็จะปลดล็อกประสิทธิภาพการทำงาน เพิ่มความแม่นยำ และมองเห็นกลยุทธ์สำคัญสำหรับอนาคต เพื่อก้าวไปสู่การเป็นทีมผลักดันหลักในการสร้างความสำเร็จให้กับองค์กร
ต้องการเริ่มต้นวางแผนการใช้งานระบบอัตโนมัติ Automation หรือใช้ระบบอยู่แล้วแต่อยากได้คำปรึกษาจากผู้เชี่ยวชาญเพิ่มเติม ติดต่อ ZyGen คลิก
