โปรแกรม ERP หรือ Enterprise Resource Planning เป็นโปรแกรมจัดการทรัพยากรที่องค์กรส่วนใหญ่จะต้องใช้งานเพื่อทำให้กระบวนการทำงานภายในองค์กรทำงานได้อย่างราบรื่น ถ้าพูดถึงโปรแกรม ERP แบรนด์ที่เป็นที่นิยมในไทยมากที่สุดในองค์กรขนาดกลางและองค์กรขนาดใหญ่ ก็คือ SAP ซึ่งทาง SAP มีประกาศข่าวสำคัญว่า ในปี 2027 จะไม่ซัพพอร์ต SAP ECC แล้ว ดังนั้นหลายองค์กรที่กำลังใช้ SAP จึงต้องเตรียมพร้อมอัปเกรด SAP ERP ให้เป็นเวอร์ชันล่าสุด ซึ่งก็คือ SAP S/4HANA นั่นเอง
โดยถึงแม้จะมีบางโปรแกรมที่สามารถซื้อซัพพอร์ตต่อได้จนถึงปี 2030 แต่การเตรียมตัวไว้ก่อนล่วงหน้า ก็ถือเป็นสิ่งที่องค์กรทำได้เลย เพื่อให้การอัปเกรดเป็นไปได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพสูงสุด ทางไซเจ็นขอแชร์ 7 ขั้นตอนการเตรียมพร้อมการอัปเกรด ECC ไป S/4HANA ในบทความนี้
SAP S/4HANA คืออะไร
SAP S/4HANA เป็นซอฟต์แวร์ ERP เวอร์ชันใหม่ล่าสุดของ SAP ที่พัฒนาขึ้นมาเพื่อช่วยลดข้อจำกัดต่างๆ ใน SAP เวอร์ชั่นเดิมๆ เช่น การออกแบบ Database ใหม่ ที่ชื่อว่า SAP HANA ที่ใช้การประมวลผลแบบ In-Memory ซึ่งเร็วกว่า Database แบบเดิมถึง 600 เท่า ทำให้สามารถประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก ได้อย่างรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ส่งผลให้การทำ Data Analytics เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลออกมาในรูปแบบรายงาน ผู้ใช้งานจะได้ผลลัพธ์ที่แม่นยำมากๆ เพราะเป็นข้อมูลแบบเรียลไทม์
และยังเป็น ERP Software ที่มี Core Function การทำงานด้านธุรกิจครบในที่เดียว ไม่ว่าจะเป็น HR, Finance, Procurement, Sales, Manufacturing, Service และ อื่นๆ ซึ่งรองรับการทำงานกว่า 25 กลุ่มอุตสาหกรรม ทำให้ข้อมูลถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบระเบียบ และ ไม่ซ้ำซ้อน ทั้งนี้ SAP S/4HANA ยัง เปิดให้สามารถเชื่อมต่อกับเทคโนโลยีอื่นๆ ได้ด้วย ไม่ว่าจะเป็น Machine Learning, IOT, Automation และโซลูชันเฉพาะ เช่น SAP Success Factors (ระบบการจัดการทรัพยากรบุคคล), SAP Ariba (ระบบเพื่อการจัดซื้อ), SAP Hybrid Cloud For Sale (ซอฟต์แวร์เพื่อการค้าขายครบวงจร) เป็นต้น
แต่ถึงแม้ตัว SAP S/4HANA จะมีความสามารถประมวลผลข้อมูลมากมายมหาศาล SAP ก็ยังให้ความสำคัญกับเรื่องของ UX/UI หรือ User Interface ซึ่งเป็นส่วนหน้าจอการใช้งานสำหรับผู้ใช้ โดย UX/UI นี้ มีชื่อว่า SAP Fiori ถือเป็นการพลิกโฉมหน้าจอการใช้งานจากแบบเดิม ที่ใช้งานบน SAP GUI ไปอย่างสิ้นเชิง ช่วยลดความซับซ้อนในการเข้าถึงและระบุข้อมูล ง่ายต่อการใช้งาน และยังสามารถใช้งาน SAP ได้บนทุกอุปกรณ์ ไม่ว่าจะเป็น Mobile, Tablet, Notebook, PC หรือแม้กระทั่ง เครื่อง Handheld เป็นต้น ทำให้ผู้ใช้งานสามารถทำงานได้ทุกที่ทุกเวลา และสะดวกสบายมากๆ อีกด้วย
7 ขั้นตอนการเตรียมพร้อมเพื่ออัปเกรด SAP ECC เป็น S/4HANA
1. ประเมินค่าใช้จ่ายและระยะเวลาในการดำเนินการ
ก่อนที่องค์กรจะทำการอัปเกรดจาก SAP ECC ไปสู่ SAP S/4HANA นั้น จำเป็นจะต้องมีการศึกษาข้อมูลของ SAP S/4HANA และส่วนประกอบอื่นๆ เพื่อทำให้สามารถรับรู้สิ่งที่ต้องเตรียมรับมือ รวมไปถึงการหาบริษัทที่ปรึกษาด้าน SAP ที่จะมาดูแลเรื่องการอัปเกรดตลอดจนจบโครงการนั้น ว่ามีคุณสมบัติอย่างไร ตอบโจทย์กับองค์กรหรือไม่ เพื่อองค์กรจะนำเอาข้อมูลทั้งหมดมาประมวลผล สำหรับประเมินค่าใช้จ่ายในการอัปเกรดและจัดทำแผนระยะเวลาดำเนินการของโครงการ
2. วางแผนกลยุทธ์ที่สอดคล้องกับวัฒนธรรมองค์กร
องค์กรต้องทำการทบทวนสภาพแวดล้อมต่างๆ ที่จะมีผลต่อการอัปเกรด เช่น ความพร้อมของพนักงานแผนกต่างๆ ที่ต้องมีส่วนร่วมในการดำเนินงานในโครงการให้ประสบผลสำเร็จ การวางโครงสร้างของระบบที่จะอัปเกรดสอดคล้องกับวัฒนธรรมขององค์กร ซึ่งการวางแผนส่วนนี้มีความสำคัญในการช่วยให้การอัปเกรดสู่ SAP S/4HANA บรรลุตามเป้าหมายที่ได้กำหนดไว้
3. ทำความเข้าใจขอบเขตในแต่ละกระบวนการรวมถึงกำหนดขอบเขตการเปลี่ยนแปลงที่ยอมรับได้
การอัปเกรด SAP เป็นโครงการขนาดใหญ่ หมายความว่า ทุกกระบวนการไม่สามารถจบได้ใน Phase เดียว จำเป็นต้องแบ่งการทำงานเป็นหลาย Phase ทั้งนี้ต้องทำความเข้าใจเป้าหมายของกระบวนการทำงานในแต่ละ Phase ซึ่งเป็นปัจจัยที่จะส่งผลต่อการเปลี่ยนแปลง และทางองค์กรต้องประเมินขอบเขตการเปลี่ยนแปลงที่ยอมได้เหล่านี้ เช่น
- ต้นทุนและระยะเวลาที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่า Purpose ของโครงการนั้นเป็นไปในทิศทางเดียวกันกับกลยุทธ์และ Vision ขององค์กร
- ปรับกลยุทธ์ในแต่ละ Phase ตามขอบเขตของโครงการได้เสมอ
4. จัดทำแผนทรัพยากรทั้งภายในและภายนอกองค์กร
หากไม่มีการวางแผนส่วนนี้ ในช่วงการดำเนินโครงการอาจเจอปัญหาในเรื่องทรัพยากรไม่เพียงพอหรือไม่สามารถจัดหาทรัพยากรได้ ทำให้ไม่เป็นไปตามแผนและระยะเวลาที่กำหนดในการดำเนินงาน สามารถยึดหลักการวางแผนทรัพยากรได้ ดังนี้
- กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบให้ชัดเจนระหว่างองค์กร ทีมงานระบบ SAP และ Outsource จากบริษัทต่างๆ
- ตรวจสอบทรัพยากรภายในองค์กรในปัจจุบันมีว่ามีอะไรบ้าง และต้องการทรัพยากรด้านไหนเพิ่มเพื่อให้โครงการสำเร็จ
- กำหนด Contact Point ในแต่ละส่วนของโครงการอัปเกรดให้ชัดเจน อย่างเช่นทีม IT ขององค์กรและทีมที่ปรึกษา SAP
- หากทรัพยากรไม่เพียงพอจะต้องวางแผนการจ้างทรัพยากรภายในและภายนอกที่ต้องการเพื่อสนับสนุนโครงการ
5. จัดทำแผนบริหารการเปลี่ยนแปลงขององค์กร
นอกจากการจัดทำแผนทรัพยากรในด้านต่างๆ แล้ว การบริหารการเปลี่ยนแปลงภายในองค์กรก็สำคัญไม่แพ้กัน ซึ่งในการอัปเกรด SAP S/4HANA ในด้านเทคโนโลยีสามารถเปลี่ยนแปลงได้ง่ายกว่าบุคลากรหรือกระบวนการทางธุรกิจ ดังนั้น องค์กรจะต้องกำหนดแผนและขั้นตอนการจัดการเปลี่ยนแปลงองค์กรโดยรวมเพื่อให้โครงการในการอัปเกรดประสบความสำเร็จ ทั้งในแง่ของเทคโนโลยีและการใช้งานภายในองค์กร ซึ่งปัจจัยการเปลี่ยนแปลงองค์กรควรคำนึงถึงสิ่งเหล่านี้
- ความพร้อมภายในองค์กร เช่น บุคลากร เทคโนโลยี รวมถึงความรู้ในการใช้งานระบบใหม่
- การสื่อสารภายในองค์กร เช่น กำหนดการในการใช้ระบบใหม่
- การฝึกอบรมให้แก่บุคลากรภายในองค์กร
- ทำให้บุคลากรภายในองค์กรตระหนักถึงผลประโยชน์ของการอัปเกรด
- ปรับวัฒนธรรมการทำงานภายในองค์กรเพื่อให้สอดรับกับการใช้งาน SAP S/4HANA
6. กำหนดกลยุทธ์การเปลี่ยนแปลงด้านแผนกไอที
ในการอัปเกรด SAP S/4HANA แผนกไอทีเป็นอีกหนึ่งแผนกที่สำคัญขององค์กรที่จะได้รับบทบาทในโครงการอัปเกรด ทีมไอทีจะต้องมีศึกษาเรียนรู้ทักษะใหม่ๆ ทั้ง Hardware (Cloud) และ Software (SAP S/4HANA) รวมไปถึงการฝึกอบรมของแผนกไอทีเอง เพื่อทำให้วัตถุประสงค์ของโครงการอัปเกรด SAP S/4HANA ประสบผลสำเร็จและมีประสิทธิภาพตลอดระยะเวลาในการใช้งาน ซึ่งปัจจัยดังต่อไปนี้มีผลต่อการกำหนดกลยุทธ์ด้านแผนกไอทีขององค์กร เช่น System Architecture and Integration Points, แผนการเลิกใช้งาน SAP ECC, ทักษะ Migration, การฝึกอบรมการใช้งานระบบ, และกระบวนการ Support โครงการหลัง Go Live
7. จัดทำแผนงานเพื่อสร้างความยังยืน มั่นคงในการใช้งาน SAP S/4HANA ภายในองค์กร
การอัปเกรดสู่ SAP S/4HANA ขององค์กรให้สำเร็จนั้น เปรียบเป็นการเดินทางระยะยาวที่ไม่ใช่มีเพียงวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดในการดำเนินโครงการเท่านั้น จะต้องมีแผนตั้งรับในความเสี่ยงต่างๆ ที่จะเกิดขึ้นในอนาคตเพื่อไม่ให้การลงทุนในการอัปเกรดนั้นเสียเปล่า และทำให้แน่ใจว่าองค์กรสามารถใช้ประโยชน์จาก SAP S/4HANA ได้อย่างเต็มที่และยั่งยืนในระยะยาว โดยมีปัจจัยสำหรับการสร้างความยั่งยืนดังนี้
- การถ่ายโอนความรู้ SAP S/4HANA ระหว่างผู้วางระบบให้แก่บุคลากรภายในขององค์กรที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนั้นๆ
- มีแผนการ Support ที่ชัดเจนในอนาคต มีกลยุทธ์และแผนการอัปเกรดที่ชัดเจนในอนาคต
- มีแผนการเปลี่ยนแปลงที่ชัดเจนสำหรับองค์กรในการใช้ SAP S/4HANA
นี่คือขั้นตอนทั้งหมดในการเตรียมพร้อมเพื่อการอัปเกรด SAP ECC ไปสู่ SAP S/4HANA สำหรับองค์กร นอกจากนี้เรายังนำรูปแบบการติดตั้งระบบมาแนะนำให้ฟังสั้นๆ
2 รูปแบบการติดตั้งระบบ SAP S/4HANA
รูปแบบการติดตั้งจะมีอยู่ 2 แบบคือ On-Premise และ On-Cloud
- On-Premise: ใน SAP S/4HANA รุ่น On-Premise ทางองค์กรจะต้องมีการติดตั้ง Hardward และ Software เอง รวมถึงดูแลส่วน IT ด้วย แต่จะได้รับความยืดหยุ่นในการปรับแต่งระบบสูง เหมือนการสร้างบ้าน ที่เราสามารถออกแบบ ปรับแต่ง หรือ Customize ให้เข้ากับการใช้งานของเราได้ เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีกระบวนการการทำงานที่ซับซ้อน
- On-Cloud: สำหรับ SAP S/4HANA บน Cloud จะมีความยืดหยุ่นในการปรับแต่งระบบที่น้อยกว่า เปรียบเสมือนการเช่าใช้คอนโดพร้อมอยู่ที่ถูกออกแบบมาแล้ว ไม่สามารถทุบผนัง กำแพง หรือ Customize แบบที่ต้องการได้ เหมาะสำหรับบริษัทขนาดกลางที่กำลังมองหาการจัดการกระบวนการพัฒนาธุรกิจที่รวดเร็ว และมีกระบวนการการทำงานไม่ซับซ้อนมากนัก
เพียงเท่านี้องค์กรของคุณก็สามารถเตรียมพร้อมที่จะอัปเกรดระบบ SAP ERP ได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากต้องการปรึกษาเกี่ยวกับการอัปเกรด SAP S/4HANA เพิ่มเติม สามารถติดต่อผู้เชี่ยวชาญของทีม ZyGen ได้ คลิก