Ready-to-Deploy Application คืออะไร ช่วยองค์กรเริ่มใช้ Power Apps ได้เร็วขึ้นอย่างไร

หลายองค์กรที่เริ่มรู้จัก Power Apps แล้วมักเจอคำถามต่อมาว่า แล้วจะเริ่มต้นยังไงดี จะให้ทีมฝั่งธุรกิจลงมือสร้างแอปเองตั้งแต่ศูนย์ ก็ต้องใช้เวลาเรียนรู้เครื่องมือและออกแบบหน้าจอเอง หรือจะรอทีม IT ช่วยพัฒนาให้ ก็กลับไปเจอปัญหาคิวงานที่ล้นอยู่ดี

Ready-to-Deploy Application คือทางเลือกที่อยู่ระหว่างสองทางนี้ และเป็นสิ่งที่บทความนี้จะพาไปทำความเข้าใจค่ะ

Ready-to-Deploy Application คืออะไร 

Ready-to-Deploy Application คือแอปพลิเคชันแบบสำเร็จรูปที่พัฒนาไว้ล่วงหน้าบน Power Apps สำหรับงานที่พบได้ทั่วไปในองค์กร เช่น การขออนุมัติลา การจัดการสัญญา หรือการตรวจสอบพื้นที่ปฏิบัติงาน แอปเหล่านี้ถูกออกแบบให้ติดตั้งและใช้งานได้ทันที โดยไม่ต้องเริ่มออกแบบหน้าจอหรือวางโครงสร้างข้อมูลใหม่ตั้งแต่ศูนย์ 

พูดง่ายๆ คือถ้าการพัฒนา Power Apps แบบ Custom เหมือนการสร้างบ้านตามแบบที่ออกแบบเอง Ready-to-Deploy Application ก็เหมือนบ้านที่สร้างไว้แล้วรอให้เข้าไปอยู่ สามารถปรับแต่งรายละเอียดบางส่วนให้เข้ากับการใช้งานขององค์กรได้ แต่ไม่ต้องรอตั้งแต่วางฐานราก 

ต่างจากการพัฒนา Power Apps แบบ Custom จากศูนย์อย่างไร

ความต่างหลักอยู่ที่จุดเริ่มต้นของการพัฒนา การพัฒนา Power Apps แบบ Custom เริ่มจากหน้ากระดาษเปล่า ทีมที่พัฒนาต้องเก็บ Requirement ออกแบบหน้าจอ และสร้างโครงสร้างข้อมูลทั้งหมดขึ้นมาใหม่ ซึ่งให้ความยืดหยุ่นสูงสุดในการออกแบบให้ตรงกับขั้นตอนการทำงานที่เฉพาะเจาะจงขององค์กร แต่ต้องใช้เวลาตั้งแต่เก็บ Requirement ไปจนถึงทดสอบใช้งานจริง

Ready-to-Deploy Application ข้ามขั้นตอนการออกแบบตั้งแต่ศูนย์ไปได้ เพราะโครงสร้างหน้าจอและ Workflow หลักถูกพัฒนาไว้ล่วงหน้าแล้วสำหรับงานที่ใช้ตรรกะคล้ายกันในหลายองค์กร สิ่งที่เหลือคือการปรับแต่งรายละเอียดเล็กน้อยให้เข้ากับขั้นตอนอนุมัติหรือฟอร์มข้อมูลที่แต่ละองค์กรใช้อยู่ ทำให้ติดตั้งและเริ่มใช้งานได้ภายในไม่กี่สัปดาห์

แนวทางนี้ไม่ได้ปิดโอกาสในการต่อยอด องค์กรที่ใช้ Ready-to-Deploy Application ไปสักระยะแล้วรู้ชัดว่าต้องการฟีเจอร์เฉพาะเพิ่มเติมแบบไหน ก็ยังพัฒนาต่อเป็น Custom App เฉพาะส่วนนั้นได้ในภายหลัง โดยไม่ต้องทิ้งของเดิมทั้งหมด

ตัวอย่างแอปสำเร็จรูปที่มีให้ใช้งานจริง 

บริการของ ZyGen (ดูรายละเอียดที่หน้าบริการ Ready-to-Deploy Application) มีแอปสำเร็จรูปให้เลือกใช้งานหลายแบบ ครอบคลุมงานที่หลายแผนกในองค์กรเจอซ้ำ ๆ เช่น 

• Engage & Connect App สำหรับการสื่อสารภายในองค์กร ช่วยให้ฝ่าย HR หรือผู้บริหารประกาศข่าวสารผ่านช่องทางเดียว และพนักงานเห็นประกาศทั้งหมดรวมกันในที่เดียวแทนการตามอ่านจากหลายช่องทาง 
• Contract Management App สำหรับจัดการสัญญา ช่วยให้ค้นหาสัญญาย้อนหลังได้เร็วขึ้นผ่านระบบจัดหมวดหมู่ พร้อมระบบแจ้งเตือนก่อนสัญญาหมดอายุ ลดความเสี่ยงที่จะปล่อยให้สัญญาสำคัญหมดอายุโดยไม่รู้ตัว 
• Leave Request App สำหรับระบบลาออนไลน์ ให้พนักงานยื่นคำขอลาได้จากอุปกรณ์ใดก็ได้ พร้อมขั้นตอนอนุมัติที่แจ้งเตือนหัวหน้างานอัตโนมัติและเก็บประวัติการลาไว้ครบ 
• Patrol Check Sheet App สำหรับงานตรวจสอบพื้นที่หรือจุดปฏิบัติงานตามรอบ บันทึกผลตรวจผ่านแอปโดยตรงแทนการจดกระดาษแล้วมาสรุปทีหลัง 

แอปเหล่านี้แก้ปัญหาคนละจุด แต่มีจุดร่วมเดียวกันคือเปลี่ยนงานที่ทำซ้ำ ๆ ด้วยมือหรือผ่านอีเมล ให้กลายเป็นขั้นตอนในระบบที่ติดตามและตรวจสอบย้อนหลังได้ 

ธุรกิจแบบไหนควรเริ่มจาก Ready-to-Deploy Application ก่อนพัฒนา Custom App 

Ready-to-Deploy Application เหมาะกับองค์กรที่อยากเห็นผลเร็วและยังไม่อยากลงทุนก้อนใหญ่ตั้งแต่แรก โดยเฉพาะในสถานการณ์ต่อไปนี้

• ต้องการเห็นผลลัพธ์เร็ว ไม่อยากรอรอบการพัฒนาที่ใช้เวลาหลายเดือนสำหรับงานที่ไม่ซับซ้อนมาก 
• งบลงทุนจำกัด ยังไม่พร้อมลงทุนพัฒนา Custom App เต็มรูปแบบ แต่ต้องการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจริงก่อน 
• ยังไม่แน่ใจ Requirement ที่ชัดเจน อยากทดลองใช้งานจริงก่อน เพื่อดูว่าทีมต้องการฟีเจอร์แบบไหนเพิ่มเติม ก่อนตัดสินใจลงทุนพัฒนาต่อ 
• ทีม IT มีกำลังคนจำกัด ต้องการแก้ปัญหางาน manual ที่ไม่ซับซ้อนโดยไม่ต้องรอคิวทีม IT พัฒนาระบบใหม่ทั้งหมด 

ในทางกลับกัน องค์กรที่มีขั้นตอนการทำงานเฉพาะตัวที่ซับซ้อนมาก หรือต้องเชื่อมต่อกับระบบอื่นในหลายจุด อาจเหมาะกับการพัฒนา Custom App ตั้งแต่ต้นมากกว่า เพื่อให้ได้ระบบที่ตรงกับขั้นตอนการทำงานจริงที่สุด

ขั้นตอนเริ่มต้นใช้งานกับ ZyGen 

การเริ่มต้นใช้งาน Ready-to-Deploy Application กับทีม ZyGen โดยทั่วไปเริ่มจากการพูดคุยเพื่อทำความเข้าใจขั้นตอนการทำงานปัจจุบันขององค์กร แล้วดูว่าแอปสำเร็จรูปที่มีอยู่ตรงกับความต้องการมากน้อยแค่ไหน จุดไหนที่ต้องปรับแต่งเพิ่มเติมให้เข้ากับฟอร์มหรือขั้นตอนอนุมัติที่องค์กรใช้อยู่ 

หลังจากนั้นทีมจะติดตั้งและปรับแต่งแอปให้พร้อมใช้งาน พร้อมอบรมผู้ใช้งานก่อนเริ่มใช้จริง และยังสามารถวางแผนต่อยอดเป็น Custom App เฉพาะจุดได้ในอนาคตหากองค์กรต้องการฟีเจอร์ที่ซับซ้อนขึ้น

คำถามที่พบบ่อย

หากต้องการดูว่าแอปสำเร็จรูปแบบไหนตรงกับงานขององค์กรคุณ ทีมที่ปรึกษาของ ZyGen ให้บริการตั้งแต่การประเมินความต้องการไปจนถึงการติดตั้งใช้งาน ดูรายละเอียดบริการ Ready-to-Deploy Application

Author: Noppawan P.