5 ขั้นตอนในการทำให้งานบัญชีของคุณเป็นอัตโนมัติ

การระบาดของ COVID-19 ทำให้เราเห็นความสำคัญของการทำงานจากระยะไกลและการเปลี่ยนแปลงสู่ดิจิทัลที่เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจของเรา โดยเฉพาะอย่างยิ่งในงานบัญชี ที่การจัดการเอกสารและการพบปะลูกค้าแบบตัวต่อตัวสามารถเป็นจุดเสี่ยงในการแพร่เชื้อได้  

จากการสำรวจพบว่า 81% คาดว่าจะมีการทำงานระยะไกลเพิ่มขึ้นอย่างมากในอนาคต ดังนั้น การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลและการนำเทคโนโลยีคลาวด์มาใช้จึงกลายเป็นมาตรฐานใหม่ แต่ความจริงแล้ว ประโยชน์ของการเปลี่ยนแปลงสู่ดิจิทัลนั้นมีอยู่ก่อนการแพร่ระบาด โดยช่วยให้กระบวนการทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดการใช้กระดาษ และทำให้เราสามารถทำงานได้จากทุกที่

ถ้าคุณอยากให้สำนักงานของคุณรวมถึงงานบัญชีเปลี่ยนแปลงไปสู่ดิจิทัล แต่ไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นอย่างไร ไม่ต้องกังวล! การทำให้เป็นดิจิทัลไม่ได้ยากอย่างที่คิด เพียงทำตาม 5 ขั้นตอนนี้ แล้วคุณจะพบกับทางเลือกใหม่ของการทำงานที่สะดวกสบาย และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

1. มีช่องทางการสื่อสารที่เป็นหนึ่งเดียว

งานบัญชีไม่ใช่แค่การทำไฟล์และตารางข้อมูลให้เสร็จเท่านั้น แต่ยังต้องมีการสื่อสารกับลูกค้าและเพื่อนร่วมงานด้วย เพื่อให้ทุกคนทำงานไปในทิศทางเดียวกันได้อย่างราบรื่น การมีช่องทางการสื่อสารที่ทุกคนสามารถใช้ร่วมกันได้เป็นสิ่งสำคัญ เพราะมันช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพ ลดความสับสน และเพิ่มความร่วมมือระหว่างทีมงาน ตัวอย่างเช่น การใช้แอปพลิเคชันอย่าง MS Team หรือ Virtual Space Platform ที่ทำให้ทุกคนในทีมสามารถพูดคุยกันในแพลตฟอร์มเดียวได้ และยังสามารถสร้างกลุ่มแยกสำหรับหัวข้อย่อยที่เกี่ยวข้องได้อีกด้วย เช่น การสร้างกลุ่มสำหรับแผนกบัญชี การสร้างกลุ่มสำหรับแผนกการเงิน หรือการสร้างกลุ่มสำหรับการสื่อสารกับลูกค้ารายต่าง ๆ

การใช้แอปเหล่านี้ยังทำให้คุณสามารถดูว่าใครกำลังออนไลน์และพร้อมทำงานกับคุณได้บ้าง ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ไหนก็ตาม นอกจากนี้ยังมีฟังก์ชันในการตั้งค่าการแจ้งเตือนและการเตือนความจำ ช่วยให้ทีมงานของคุณไม่พลาดกำหนดส่งงานสำคัญ หรือการประชุมที่ต้องเข้าร่วม การสื่อสารที่ดีและมีประสิทธิภาพนั้นถือเป็นหัวใจสำคัญในการทำให้ทีมงานของคุณทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จ

2. ใช้ซอฟต์แวร์ที่รวมทุกอย่างไว้ในที่เดียว

การจัดการข้อมูลและการดำเนินงานที่ซับซ้อน เช่น การประมวลผลข้อมูลบัญชีอย่างใบแจ้งหนี้ การจัดการเงินเดือน หรือบัญชีลูกหนี้และเจ้าหนี้ หากต้องใช้หลาย ๆ แพลตฟอร์มพร้อมกันอาจทำให้เกิดความสับสนและทำให้กระบวนการทำงานล่าช้า การเลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่รวมทุกอย่างไว้ในแพลตฟอร์มเดียวจะช่วยให้กระบวนการทำงานของคุณเป็นไปอย่างราบรื่นและมีความเป็นระเบียบ ตัวอย่าง ERP เช่น SAP เป็นซอฟต์แวร์บัญชีที่ถูกออกแบบมาเพื่อความง่ายในการใช้งานและมีฟังก์ชันที่ตอบโจทย์สำหรับสำนักงานบัญชีตั้งแต่ขนาดเล็กไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่

ซอฟต์แวร์เหล่านี้ไม่เพียงแค่ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ยังช่วยในการจัดการข้อมูลได้ปลอดภัย ลดความเสี่ยงของการสูญหายของข้อมูล และช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลา ไม่ว่าจะเป็นการตรวจสอบบัญชี การตรวจสอบรายงานทางการเงิน หรือการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อการตัดสินใจทางธุรกิจ ทำให้การใช้ซอฟต์แวร์บัญชีที่มีฟังก์ชันการทำงานครบครันนั้นเป็นสิ่งจำเป็นในการนำพาแผนกบัญชีไปสู่การทำงานแบบอัตโนมัติและทันสมัย

3. เปลี่ยนมาใช้เอกสารออนไลน์

การจัดการใบเสร็จในรูปแบบกระดาษนั้นเป็นเรื่องที่ยุ่งยากและมีความเสี่ยงที่จะสูญหายได้ง่าย ไม่เพียงเท่านั้น หากเอกสารถูกเก็บไว้นาน ๆ ข้อความในใบเสร็จอาจจะเริ่มจางลงหรือเสื่อมสภาพ ทำให้อ่านยาก

โชคดีที่เทคโนโลยีการอ่านข้อมูลภาพในปัจจุบันได้พัฒนาไปถึงขั้นที่ข้อมูลจากใบเสร็จสามารถถูกแปลงเป็นข้อมูลดิจิทัลได้ด้วยการถ่ายรูป ด้วยความสามารถของ Intelligent Document Processing (IDP) สามารถ ‘อ่าน’ ข้อมูลจากรูปภาพและใบเสร็จอิเล็กทรอนิกส์ที่เข้าระบบผ่านช่องทางต่างๆ แล้วดึงข้อมูลออกมาอัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดเวลาที่ใช้ในการป้อนข้อมูล ทำให้สามารถนำเวลาที่เหลือไปใช้กับงานที่มีมูลค่าเพิ่มได้มากขึ้น เช่น การวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงิน หรือการให้คำปรึกษาทางการบัญชี

การจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัลไม่เพียงแค่ลดภาระการเก็บรักษาเอกสารที่เป็นกระดาษ แต่ยังทำให้การเข้าถึงข้อมูลง่ายและรวดเร็วมากขึ้น สามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้ทันทีจากระบบฐานข้อมูลออนไลน์ และยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการทำงานร่วมกันภายในทีม เพราะทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้พร้อมกัน

4. เปลี่ยนมาใช้การเรียกเก็บเงินออนไลน์

การย้ายมาใช้ระบบการเรียกเก็บเงินอิเล็กทรอนิกส์หรือการออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์ไม่เพียงแต่ช่วยลดการใช้กระดาษ แต่ยังช่วยให้การทำงานรวดเร็วและสะดวกยิ่งขึ้น คุณสามารถตั้งค่าการออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติให้ลูกค้าได้ง่าย ๆ และยังสามารถตั้งระบบเตือนความจำลูกค้าเกี่ยวกับวันที่ครบกำหนดชำระเงิน ทำให้ช่วยลดปัญหาการเรียกเก็บเงินที่ล่าช้าได้

นอกจากนี้ การใช้การเรียกเก็บเงินออนไลน์ยังช่วยลดการใช้ทรัพยากรธรรมชาติและพลังงานที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการพิมพ์และขนส่งเอกสารในรูปแบบกระดาษ ซึ่งเป็นการช่วยลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม รวมถึงลดการปล่อยก๊าซเรือนกระจก ฉะนั้น การเปลี่ยนมาใช้การเรียกเก็บเงินออนไลน์จึงเป็นทางเลือกที่ช่วยให้งานบัญชีของคุณทันสมัย มีประสิทธิภาพ และยังมีส่วนร่วมในการรักษาสิ่งแวดล้อมในเวลาเดียวกัน

5. อัปเดตข้อมูลให้ลูกค้าแบบเรียลไทม์

การให้ข้อมูลและคำปรึกษาที่ทันสมัยและแม่นยำแก่ลูกค้าเป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการสร้างความไว้วางใจและความสัมพันธ์ที่ยั่งยืนในธุรกิจบัญชี ด้วยเทคโนโลยีในปัจจุบัน คุณไม่จำเป็นต้องใช้เวลาหลายวันในการจัดทำรายงานทางบัญชีหรือการวิเคราะห์ข้อมูลให้กับลูกค้าอีกต่อไป เพราะซอฟต์แวร์สามารถประมวลผลเอกสารทั้งหมดของคุณ ดึงข้อมูลที่จำเป็น และให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีคุณค่าแบบเรียลไทม์ได้

การนำเทคโนโลยี Robotic Process Automation (RPA) มาใช้ร่วมกับ Intelligent Document Processing (IDP) จะช่วยให้การจัดการข้อมูลและการอัปเดตข้อมูลเป็นไปอย่างรวดเร็วและอัตโนมัติมากยิ่งขึ้น โดย RPA จะช่วยในการทำงานซ้ำ ๆ ที่ใช้เวลาและแรงงาน เช่น การดึงข้อมูลจากเอกสาร การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล และการอัปเดตข้อมูลลงในระบบบัญชี ขณะที่ IDP จะใช้ Artificial Intelligence (AI) และ Machine Learning (ML) เพื่อจัดการและเรียนรู้ข้อมูลที่ซับซ้อนจากเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ หรือรายงานทางการเงิน

เมื่อรวม RPA และ IDP เข้าด้วยกัน คุณจะได้กระบวนการทำงานที่รวดเร็วและแม่นยำ ซึ่งสามารถประมวลผลข้อมูลทางบัญชีของลูกค้า เช่น บัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้ และส่งออกไปยังซอฟต์แวร์บัญชีหรือเครื่องมือรายงานผลที่คุณเลือกได้โดยอัตโนมัติ สิ่งนี้ช่วยให้คุณสามารถให้คำแนะนำทางธุรกิจแก่ลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว ช่วยให้คุณสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกที่ถูกต้องและทันสมัยแก่ลูกค้าได้มากขึ้น ทำให้คุณกลายเป็นพันธมิตรที่ขาดไม่ได้ในการตัดสินใจทางธุรกิจของลูกค้า และเพิ่มมูลค่าในการให้บริการของแผนกบัญชีของคุณได้อย่างเต็มศักยภาพ

สนใจทดลองใช้งาน IDP หรือต้องการให้ประเมินเอกสารสำหรับการใช้งาน ติดต่อ ZyGen

References:
5 Steps to Automate Your Accounting Practice
Bring the remote work trend into your accounting classroom – Extra Credit (journalofaccountancy.com)

Author: Thanakhan P.