เคล็ดลับในการใช้งาน Purchase Quotation บน SAP B1

หากพูดถึงกระบวนการของการจัดซื้อแล้ว คงปฏิเสธไม่ได้ว่า ในทุกๆ องค์กรจะต้องมี Process การทำ Purchase Quotation หรือใบเสนอราคา ซึ่งเอกสารเหล่านี้ก็คงจะมีจำนวนไม่น้อยเลยทีเดียว บริษัท ZyGen จึงนำทริคง่ายๆ ให้รู้จักกับ “Group No.” ในระบบ SAP B1 (SAP Business One) ซึ่งจะอนุญาตให้ผู้ใช้งานเลือกว่าจะกำหนด Group No. ที่คล้ายกันหรือต่างกันให้กับใบเสนอราคาเหล่านั้น เพื่อให้การบันทึกเอกสารใบเสนอราคาถูกจัดเก็บรวบรวมอย่างเป็นระเบียบแยกตามวัตถุประสงค์ เช่น การแยกใบสนอราคาตาม Requester หรือ Vendor เป็นต้น ทั้งนี้ เพื่อเพิ่มความสามารถในการ tracking และ เพื่อเพิ่มความโปร่งใส (Transparent) นั่นเอง

วิธีการคือ เมื่อผู้ใช้งานกำลังบันทึกเอกสารใบเสนอราคา จะมีหน้าต่างข้อความจากระบบ SAP B1 (SAP Business One) ปรากฏขึ้นเมื่อมีผู้ใช้งานตั้งแต่สองคนขึ้นไปกำลังทำงานอยู่กับใบเสนอราคาใบเดียวกัน ในช่วงเวลาเดียวกัน หรือ เมื่อมีการสร้างใบเสนอราคาจากแบบร่าง (draft) ที่มีหมายเลขกลุ่ม (Group No.) ที่มีการเปิดใช้งานอยู่แล้วในใบเสนอราคาใบอื่นๆ หากผู้ใช้งานต้องการกำหนดหมายเลขกลุ่ม (Group No.) ที่แตกต่างกัน ให้เลือก “No” และหากต้องการกำหนดให้เป็นหมายเลขเดียวกัน ให้เลือก “Yes”

หมายเหตุ: เพื่อประหยัดเวลาในการทำงาน ผู้ใช้งานสามารถเลือกให้ระบบจดจำการตัดสินใจดังกล่าว เพื่อใช้กับกรณีอื่นที่อาจจะเกิดขึ้นอีกในอนาคต โดยการติ๊กเลือกที่ Checkbox “Remember My Answer and Do Not Show This Message Again”

ฟังก์ชั่นพร้อมใช้งานแล้วใน SAP Business One 10.0 FP 2111 และ SAP Business One 10.0 เวอร์ชันสำหรับ SAP HANA FP 2111

ที่มา Tip of the week จากคุณ Ari Schapira

แชร์ :
Scroll to Top