Virtual Office คืออะไร ทำไมทีมที่ทำงาน Remote ถึงเลือกใช้

ถ้าทีมของคุณทำงานแบบ Remote เต็มรูปแบบ หรือกระจายตัวอยู่หลายจังหวัด น่าจะเคยเจอความรู้สึกแบบนี้ ประชุมกันผ่านวิดีโอคอลตามตารางได้ปกติ แต่พอปิดกล้องแล้วแต่ละคนก็เหมือนทำงานอยู่คนเดียว ไม่มีใครเดินมาทักทาย ไม่มีการพูดคุยเล็กๆ ระหว่างวันเหมือนตอนอยู่ออฟฟิศ ความรู้สึกเป็นทีมค่อยๆ จางลงทีละน้อย 

Virtual Space หรือ Virtual Office คือแนวทางหนึ่งที่หลายทีมเริ่มนำมาใช้แก้ปัญหานี้ บทความนี้จะอธิบายว่า Virtual Office คืออะไร ทำไมทีมที่ทำงาน Remote ถึงเลือกใช้ พร้อมตัวอย่างจริงจากทีมที่เจอปัญหานี้มาก่อน

Virtual Office คืออะไร 

Virtual Office หรือ Virtual Space คือพื้นที่ทำงานเสมือนจริงที่จำลองบรรยากาศออฟฟิศขึ้นมาบนหน้าจอ แทนที่จะประชุมผ่านวิดีโอคอลที่ต้องนัดเวลาทุกครั้ง พนักงานแต่ละคนจะมีตัวละครของตัวเองเดินไปมาในพื้นที่เสมือน เดินเข้าใกล้โต๊ะใครก็จะเห็นหน้าและคุยกับคนนั้นได้ทันที เหมือนเดินไปทักทายเพื่อนร่วมงานในออฟฟิศจริง 

จุดที่ต่างจากเครื่องมือแชทส่งข้อความหรือโปรแกรมประชุมทั่วไปคือ เครื่องมือเหล่านั้นเหมาะกับการสื่อสารที่มีวาระชัดเจน นัดประชุม ส่งข้อความถาม-ตอบ แต่ขาดปฏิสัมพันธ์แบบไม่มีนัดหมายที่เกิดขึ้นเองตามธรรมชาติ ซึ่งเป็นสิ่งที่ทำให้คนในทีมรู้สึกใกล้ชิดกัน Virtual Office ถูกออกแบบมาเพื่อเติมเต็มช่องว่างนี้โดยเฉพาะ

ปัญหาที่ทีม Remote/Hybrid เจอบ่อย 

ทีมพัฒนาซอฟต์แวร์แห่งหนึ่งที่ ZyGen เคยพูดคุยด้วย เดิมมีทีมหลักทำงานอยู่ที่จังหวัดเดียว แต่หลังสถานการณ์โควิด-19 บริษัทขยายทีมออกไปยังหลายจังหวัดเพื่อตอบโจทย์พนักงานรุ่นใหม่ที่ต้องการทำงานจากบ้าน ดูแลครอบครัว และลดเวลาเดินทางวันละ 2-3 ชั่วโมง จึงปรับรูปแบบเป็น Work From Home เต็มรูปแบบ 

ปัญหาที่เกิดขึ้นตามมาคือ เครื่องมือสื่อสารที่ใช้อยู่เดิมเหมาะกับการประชุมตามวาระ แต่ขาดปฏิสัมพันธ์ส่วนตัวและความรู้สึกเชื่อมโยงกันในทีม พนักงานรู้สึกเหมือนนั่งทำงานอยู่คนเดียว ทั้งที่จริงมีเพื่อนร่วมทีมอีกหลายคนทำงานอยู่ในเวลาเดียวกัน 

อาการที่มักพบในทีม Remote/Hybrid ที่กำลังเจอปัญหานี้ ได้แก่ 

• ประชุมได้ แต่คุยกันนอกวาระไม่ได้ ไม่มีช่วงเวลาพูดคุยเล็กๆ ที่ปกติเกิดขึ้นเองระหว่างวันในออฟฟิศ 
• รู้สึกโดดเดี่ยวทั้งที่มีทีม ต้องรอนัดประชุมถึงจะได้เห็นหน้าเพื่อนร่วมงาน 
• ความสนิทสนมในทีมค่อยๆ จางลง คนเข้าใหม่ไม่มีโอกาสซึมซับวัฒนธรรมทีมแบบที่คนรุ่นก่อนเคยได้จากการนั่งทำงานด้วยกัน 
• ปรึกษางานเร่งด่วนทำได้ยาก ต้องเขียนข้อความหรือนัดคอลแทนการเดินไปถามสั้นๆ ข้างโต๊ะ

Virtual Space ช่วยแก้ปัญหานี้อย่างไร

หลักการของ Virtual Office คือจำลองพฤติกรรมการทำงานในออฟฟิศจริงขึ้นมาบนพื้นที่เสมือน เพื่อให้ปฏิสัมพันธ์แบบไม่มีนัดหมายเกิดขึ้นได้อีกครั้ง 

• เข้าสู่พื้นที่ทำงานเหมือนเปิดไฟโต๊ะทำงาน พนักงานล็อกอินเข้าพื้นที่เสมือนตอนเช้าเหมือนเดินเข้าออฟฟิศและเปิดไฟโต๊ะทำงาน แล้วออกจากระบบเมื่อเลิกงาน ทำให้รู้ได้ทันทีว่าใครกำลังทำงานอยู่บ้าง 
• เดินไปทักทายหรือปรึกษางานสั้นๆ ได้ทันที เมื่อตัวละครเดินเข้าใกล้กัน ระบบจะเปิดภาพและเสียงให้คุยกันได้เลย ไม่ต้องส่งข้อความนัดก่อน ทำให้การปรึกษางานเร่งด่วนใช้เวลาแค่ 2-3 นาทีเหมือนเดินไปถามข้างโต๊ะจริง รวมถึงเปิดกล้องทานข้าวร่วมกันได้ระหว่างพักเที่ยง 
• ตั้งสถานะหรือใช้พื้นที่ส่วนตัวเมื่อต้องโฟกัส หากติดประชุมหรือต้องการสมาธิทำงานต่อเนื่อง สามารถตั้งสถานะไม่พร้อมคุย หรือย้ายไปพื้นที่ส่วนตัวที่ล็อกไม่ให้คนอื่นเข้ามารบกวนได้ โดยไม่ต้องตัดขาดจากทีมทั้งหมด 
• ใช้จัดกิจกรรมกระชับความสัมพันธ์ พื้นที่เสมือนสามารถใช้จัดกิจกรรมเบาๆ ช่วงเย็น หรือกิจกรรมตามเทศกาลอย่างแต่งตัวธีมฮาโลวีนหรือวาเลนไทน์ถ่ายรูปกลุ่มร่วมกัน ช่วยให้คนในทีมได้ปฏิสัมพันธ์กันในบรรยากาศที่ไม่เป็นทางการ 
• ใช้เป็นพื้นที่จัดอบรมและประชุมลูกค้า หลายทีมใช้โซนแบบ Town Hall ในพื้นที่เสมือนจัดอบรมประจำปี หรือเชิญลูกค้าเข้ามาร่วมประชุม ซึ่งช่วยลดความเครียดของการประชุมแบบเดิมและสร้างความประทับใจให้ลูกค้าได้ไม่น้อย

ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจริง 

ทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ทีมเดียวกันนี้เล่าว่า หลังเปลี่ยนมาใช้พื้นที่ทำงานเสมือน ความเป็นทีมกลับมาแม้จะได้เจอหน้ากันจริงเพียงปีละ 1-2 ครั้งในงาน Outing เท่านั้น แต่ทุกคนยังสนิทสนมกันเหมือนเจอกันทุกวัน 

สิ่งที่น่าสนใจคือ บริษัทไม่ได้ใช้วิธีจับผิดตัวเลข Productivity รายวันเพื่อควบคุมพนักงาน แต่เน้นดูที่ผลงานสุดท้าย (Final Outcome) เป็นหลัก และพบว่าการมีปฏิสัมพันธ์และความเข้าใจกันในทีมที่ดีขึ้น ส่งผลให้คุณภาพของงานดีขึ้นตามไปด้วย แนวทางนี้ตอบโจทย์วัฒนธรรมการทำงานของคนรุ่นใหม่ที่ให้ความสำคัญกับความยืดหยุ่นและแนวคิด Work Anywhere 

ผลลัพธ์แบบนี้ไม่ใช่เรื่องที่เกิดขึ้นเฉพาะทีมเดียว งานวิจัยจาก Leesman ในต่างประเทศก็พบไปในทางเดียวกันว่า พนักงานที่ทำงานจากบ้านเป็นส่วนใหญ่จำนวนไม่น้อยรู้สึกขาดการเชื่อมโยงกับเพื่อนร่วมงาน ซึ่งเป็นปัญหาที่เกิดกับทีม Remote ทั่วโลก ไม่ใช่แค่ในไทย 

Virtual Office เหมาะกับองค์กรแบบไหน 

Virtual Office เหมาะกับองค์กรที่ทำงานแบบ Remote เต็มรูปแบบหรือ Hybrid ที่มีสัดส่วนวันทำงานจากบ้านสูง โดยเฉพาะทีมลักษณะการทำงานที่งานส่วนใหญ่ทำผ่านหน้าจอได้อยู่แล้ว เช่น ทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ เอเจนซี่ดิจิทัล หรือทีมที่ปรึกษา 

องค์กรที่ได้ประโยชน์ชัดเจนที่สุดมักลักษณะร่วมกันคือ ทีมกระจายตัวอยู่หลายพื้นที่ มีคนเข้าใหม่อยู่เรื่อยๆ ที่ต้องการซึมซับวัฒนธรรมทีม หรือกำลังรู้สึกว่าความเป็นทีมเริ่มจางลงหลังทำงาน Remote มาระยะหนึ่ง 

แต่อย่างไรก็ตาม ถึงแม้ไม่ได้มีการทำงานแบบ Remote 100% หรือ Hybrid แต่สำหรับกลุ่มผู้ใช้ที่ต้องการนำไปจัดกิจกรรม สัมมนา อีเวนต์ แบบออนไลน์ที่ไม่อยากมีข้อจำกัดเรื่องการเดินทางและยังคงต้องการสถานที่ที่ผู้เข้าร่วมมีปฏิสัมพันธ์กันได้ Virtual Space คือทางเลือกที่ตอบโจทย์เช่นเดียวกัน

ทำไมต้องมีคนช่วยวางระบบ ไม่ใช่แค่สมัครใช้เอง 

การเปิดใช้งาน Virtual Space ด้วยตัวเองทำได้ไม่ยาก แต่สิ่งที่มักถูกมองข้ามคือการออกแบบพื้นที่ให้เหมาะกับวิธีทำงานจริงของทีม เช่น การแบ่งโซนตามแผนก การตั้งกฎการใช้งานร่วมกัน (เช่น ช่วงเวลาที่ควรออนไลน์ หรือเมื่อไรควรใช้ Private Space) และการออกแบบกิจกรรมที่ทำให้ทีมอยากกลับมาใช้งานต่อเนื่อง ไม่ใช่แค่เปิดใช้ช่วงแรกแล้วทีมก็เลิกใช้ไปเอง 

ทีมที่ปรึกษาที่เข้าใจทั้งเรื่องวัฒนธรรมองค์กรและเครื่องมือจะช่วยออกแบบพื้นที่และกำหนดแนวทางการใช้งานให้เหมาะกับทีมของคุณโดยเฉพาะ ตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงการดูแลต่อเนื่อง

คำถามที่พบบ่อย

หากทีมของคุณกำลังรู้สึกว่าความเป็นทีมเริ่มจางลงหลังทำงาน Remote/Hybrid มาสักระยะ ทีมที่ปรึกษาของ ZyGen ช่วยออกแบบและวางระบบพื้นที่ทำงานเสมือนให้เหมาะกับวิธีทำงานจริงขององค์กรได้ ดูรายละเอียดบริการ Virtual Space หรืออ่านตัวอย่างกิจกรรมที่ช่วยสร้าง engagement ในทีมเพิ่มเติมได้ที่บทความ 5 ไอเดียกิจกรรมที่ช่วยสร้างความผูกพันในทีม Virtual Office