การทำงานในโปรเจกต์ต่างๆ ของไซเจ็น เราจะเน้นความต้องการ และการแก้ไขปัญหาของลูกค้าเป็นหลัก เพราะเรารู้ว่าเทคโนโลยีที่พัฒนาขึ้นมา คนที่ต้องอยู่กับมันนานที่สุดก็คือลูกค้าหรือผู้ใช้งานของเรานั่นเอง ซึ่งสำหรับ Use Case นี้เป็นเคสของการใช้งาน SAP Fiori เพื่ออำนวยความสะดวกในการเซ็นอนุมัติเอกสารใบแจ้งหนี้ ลองมาอ่านเรื่องราวกันว่า กว่าหนึ่งโปรเจกต์จะสำเร็จ การเดินทางของทีมงานไซเจ็นเป็นอย่างไรบ้างผ่านบทสัมภาษณ์ของทีมงานโดยตรง
[บทสัมภาษณ์จากทีมงานไซเจ็น]
จุดเริ่มต้นของโปรเจกต์ Modern Customization for SAP (AR E-Signature)
เริ่มแรกลูกค้ามีความต้องการมาจากแผนกบัญชีการเงิน เนื่องจากงานในฝั่งของบัญชีและการเงินจะมีเอกสารที่ต้องผ่านกระบวนการการอนุมัติค่อนข้างเยอะ ซึ่งก่อนหน้านี้มีการทำงานในรูปแบบกระดาษทำให้ต้องเดินไปที่โต๊ะผู้บริหาร แล้วให้แต่ละท่านเซ็น ซึ่งใน Flow ก็อาจจะมี สองท่านบ้าง สามท่านบ้าง กว่าจะเรียบร้อยก็ใช้เวลาค่อนข้างนาน ถ้าผู้บริหารบางท่านไปประชุมที่ต่างประเทศ หรือออกไปประชุมด้านนอก ก็จะต้องรออีกเป็นระยะเวลานานกว่าจะเข้ามาเซ็นเอกสาร และส่งกลับไปให้ทีมการเงินดำเนินการต่อ กว่าเอกสารจะไปถึงลูกค้าก็อาจจะใช้เวลาเยอะ ส่งผลต่อความพึงพอใจของลูกค้า
เรามองว่า ความต้องการของลูกค้า SAP Fiori ตอบโจทย์ที่สุดแล้ว เป็น Best Solution เพราะ
- เนื่องจากลูกค้าใช้ระบบ SAP เป็นระบบบริหารจัดการส่วนงานในบริษัทอยู่แล้ว ดังนั้นการใช้งาน SAP Fiori ซึ่งเป็นผลิตภัณฑ์ของ SAP ทำให้ไม่พบเจอปัญหาทางด้าน Technical Limitation
- SAP Fiori ทำงานบน Web-based และเชื่อมต่อกับ SAP ได้แบบเรียลไทม์ ซึ่งถือว่าดีที่สุดในด้าน Web Application ดังนั้น SAP Fiori จึงเป็น “The best choice” ที่เรานำเสนอลูกค้า
ในโปรเจกต์นี้กระบวนการที่สำคัญของทีมไซเจ็นคือ การที่เราพยายามปิดช่องว่างของการใช้งานระบบของลูกค้า เนื่องจากว่าการทำงานอะไรก็แล้วแต่ที่เกี่ยวกับการดีไซน์ UX/UI หรือกระบวนการการทำงานที่เป็นแบบใหม่ เราต้องให้ลูกค้าเห็นภาพชัดเจน ว่าสิ่งที่เขากำลังจะใช้เพื่อแทนวิธีการเดิม มันเป็นยังไง ตอบโจทย์เขา 100% ไหม ทุกสถาการณ์ไหม จะใช้งานง่ายกว่าเดิม ชีวิตดีขึ้นกว่าเดิมจริงๆ หรือเปล่า เพราะฉะนั้นทีมจึงทำ Mock-up Design หรือ Prototype เสมือนจริงให้ผู้ใช้งานได้เห็นว่าการทำงานจะเป็นอย่างไรตั้งแต่เริ่มต้น ซึ่งเราจะนำเสนอเป็น Demo ให้ลองใช้งานจริงได้เลย ทำให้หมดปัญหาเรื่องการสื่อสารที่ผิดพลาดซึ่งเป็นปัญหาหลักของการทำงานในโครงการโดยทั่วไป ที่นำไปสู่การเกิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่ลูกค้าส่วนใหญ่ไม่ได้คาดหวังให้เกิดขึ้นในระหว่างโครงการหรือหลังจากเสร็จสิ้นโครงการ
“SAP Fiori ตอบโจทย์ที่สุดแล้ว เป็น Best Solution”
ความท้าทายในมุมมองของทีม
ถ้าถามเรื่องความท้าทายของโปรเจกต์นี้ ก็ต้องยกให้กับเรื่อง Flow ของการทำงานที่ซับซ้อน เช่น เมื่อมีเอกสารต้องให้ผู้บริหารท่านหนึ่งเซ็น ในเคสนี้ขอสมมติว่าเป็น ผู้บริหาร A เป็นคนเซ็นอนุมัติเอกสาร แต่เนื่องจากเป็นวันลา ทำให้ผู้บริหาร A ต้องมอบหมายให้ นาย B เป็นคนเซ็นแทน สิ่งที่ทีมต้องพัฒนาขึ้นมาคือระบบที่เรียกว่า Delegation ซึ่งทำหน้าที่ในการกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลชั่วคราวให้กับ นาย B แต่เมื่อหมดระยะเวลาที่ผู้บริหาร A กำหนดไว้แล้ว นาย B จะไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลนั้นๆ ได้อีก
นอกจากนี้ยังมีสิ่งที่ทีมงานได้เรียนรู้จากการทำโปรเจกต์ ที่ถึงแม้เป็นเรื่องเล็กๆ อย่างการประเมินเวลาที่คลาดเคลื่อน ในกระบวนการทดสอบระบบโดยผู้ใช้งานจริง (User Acceptance Test) แต่สุดท้ายทีมก็สามารถสื่อสารกับผู้ใช้งาน และบริหารจัดการโครงการให้เสร็จสิ้นได้อย่างราบรื่น
ความภาคภูมิใจในโปรเจกต์นี้และฟีดแบ็คของลูกค้า
สิ่งที่ถือว่าเป็นความภาคภูมิใจในการทำโปรเจกต์นี้เลยก็คือ ตลอดระยะเวลา 4 ปี ลูกค้าให้ฟีดแบ็คกลับมาว่า Issue หรือ Bug แทบไม่มีเลย ค่อนข้างใช้งานได้สะดวกตั้งแต่เริ่มใช้งานจริง ตอบโจทย์มาก และยังชื่นชมเรื่องการบริหารจัดการโครงการของทีมงานไซเจ็นเป็นพิเศษ รวมถึงการที่เราให้คำแนะนำกับลูกค้าได้อย่างดี จน Vice President ของลูกค้าบอกมาเลยว่าจะขยายระบบแบบนี้ไปในส่วนงานอื่นอีก
หากคุณมีความต้องการให้การใช้งานระบบ SAP สามารถใช้งานได้แบบ Anywhere, Anytime, Any Devices ติดต่อปรึกษาเพิ่มเติมกับ ZyGen