พลิกโฉมงานจัดซื้อ: เปลี่ยนความวุ่นวายให้กลายเป็นความง่าย ด้วยโปรแกรม PR/PO Dummy ใน SAP

บริษัทในอุตสาหกรรมการผลิตและจัดจำหน่ายเครื่องใช้ไฟฟ้าสำหรับครัวเรือนและองค์กร ต้องจัดการกับคำสั่งซื้อจำนวนมหาศาลในแต่ละวัน หนึ่งในความท้าทายที่สำคัญคือกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างที่ซับซ้อนและใช้เวลามาก วันนี้เราจะมาเจาะลึกถึงกรณีศึกษาของลูกค้าองค์กรหนึ่งที่ต้องเผชิญกับปัญหานี้ และวิธีที่เราได้เข้าไปช่วยพลิกโฉมการทำงานของพวกเขาให้ดด้วยการ Customize บนระบบ SAP ที่เราเรียกว่า PR/PO Dummy 

เมื่อกระบวนการจัดซื้อที่คุ้นเคยกลายเป็นคอขวด 

ลูกค้าของเราเป็นผู้ผลิตและจัดจำหน่ายเครื่องใช้ไฟฟ้ารายใหญ่ ที่ต้องจัดการกับกระบวนการสร้างใบสั่งซื้อ (Purchase Order - PO) จากใบขอซื้อ (Purchase Requisition - PR) เป็นประจำทุกวัน แม้จะเป็นขั้นตอนพื้นฐาน แต่กระบวนการเดิมกลับเต็มไปด้วยความซับซ้อนและขั้นตอนที่ต้องทำด้วยมือ ตั้งแต่การตรวจสอบข้อมูล PR ในแต่ละหน้าจอ การเช็คเงื่อนไขพิเศษของคู่ค้า ไปจนถึงการแก้ไขข้อมูลที่ยุ่งยาก ทำให้ผู้ใช้งานต้องเสียเวลาไปกับงานส่วนนี้เป็นอย่างมาก ยิ่งไปกว่านั้น ในบางครั้งที่ต้องเปิด PO ที่มีรายการสินค้าหลายร้อยรายการ ความเสี่ยงที่จะเกิดความผิดพลาดจากมนุษย์ (Human Error) ก็ยิ่งสูงขึ้นเป็นเงาตามตัว ปัญหาเหล่านี้ไม่เพียงแต่ทำให้กระบวนการล่าช้า แต่ยังส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมขององค์กรอีกด้วย 

ความท้าทายของลูกค้า: อุปสรรคที่มองไม่เห็นในงานประจำวัน 

ความท้าทายที่ทีมงานของลูกค้าต้องเผชิญในแต่ละวันนั้นมีมากกว่าแค่การเสียเวลา แต่เป็นอุปสรรคที่บั่นทอนประสิทธิภาพและสร้างความเสี่ยงโดยไม่จำเป็น ซึ่งสามารถสรุปได้ดังนี้ 

1. ความซับซ้อนของเงื่อนไขทางธุรกิจ: หนึ่งในขั้นตอนที่ใช้เวลามากที่สุดคือการตรวจสอบคู่ค้าว่าเป็น "Special Vendor" หรือไม่ หากใช่ ผู้ใช้งานจะต้องคำนวณระยะเวลาของ PO ล่าสุดเพื่อตัดสินใจว่าจะนำ PO เดิมมาใช้ต่อ หรือต้องสร้างใบใหม่ ซึ่งเงื่อนไขของคู่ค้าแต่ละรายก็ไม่เหมือนกัน ทำให้ขั้นตอนนี้ต้องอาศัยทั้งความจำและความรอบคอบเป็นอย่างสูง 

2. ความยุ่งยากในการแก้ไขข้อมูล: หากต้องการแก้ไขข้อมูลสำคัญ เช่น จำนวนสินค้า หรือวันที่กำหนดส่ง ผู้ใช้งานต้องคลิกเข้าไปในหลายหน้าจอและกรอกข้อมูลซ้ำซ้อน ทำให้กระบวนการขาดความคล่องตัว 

3. ความเสี่ยงจาก Human Error: การจัดการกับ PO ที่มีรายการสินค้านับร้อยรายการด้วยมือ เพิ่มความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย ไม่ว่าจะเป็นการใส่จำนวนผิด, เลือกสินค้าผิด, หรือข้อมูลตกหล่น ซึ่งอาจนำไปสู่ปัญหาสินค้าขาดสต็อกหรือเกินความจำเป็นได้ 

4. การสูญเสียเวลาไปกับงานที่ไม่สร้างมูลค่าเพิ่ม: ผู้ใช้งานต้องใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการตรวจสอบและกรอกข้อมูลซ้ำๆ ซึ่งเป็นงานที่ไม่ก่อให้เกิดมูลค่าเพิ่ม ทำให้ไม่สามารถไปโฟกัสกับงานอื่นที่สำคัญกว่าได้ 

Solution: โปรแกรม PR/PO Dummy ผู้ช่วยอัจฉริยะที่เข้ามาเปลี่ยนทุกอย่าง 

เพื่อแก้ไขปัญหาและความท้าทายเหล่านี้ เราได้พัฒนาระบบ Customize Program ด้วยภาษา ABAP บนระบบ SAP ECC6 ที่ชื่อว่า "PR/PO Dummy" ซึ่งถูกออกแบบมาเพื่อปฏิวัติกระบวนการสร้าง PO ทั้งหมด โดยมีหลักการทำงานที่เรียบง่ายแต่ทรงพลัง ดังนี้ 

1. ระบบเบื้องหลัง (Program A): โปรแกรมจะทำการดึงข้อมูล PR ที่จำเป็นทั้งหมดจากระบบ SAP มาเก็บไว้ใน Log Table และสร้าง "เลข PO Dummy" ขึ้นมาโดยอัตโนมัติ จากนั้นจะส่งอีเมลแจ้งเตือนให้ผู้ใช้งานทราบว่ามีรายการพร้อมให้ตรวจสอบแล้ว 

2. ระบบเบื้องหน้าสำหรับผู้ใช้งาน (Program B): เมื่อผู้ใช้งานเข้ามาในโปรแกรมนี้ ระบบจะแสดงข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการตัดสินใจไว้ในหน้าจอเดียว ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบและแก้ไขข้อมูลสำคัญ เช่น จำนวน หรือวันที่ต้องการ ได้ทันทีโดยไม่ต้องคลิกไปมาหลายหน้าจออีกต่อไป 

3. ตรรกะทางธุรกิจอัตโนมัติ: จุดเด่นที่สุดของ Solution นี้คือการนำเงื่อนไขทางธุรกิจที่ซับซ้อนเข้ามาไว้ในโปรแกรม เมื่อผู้ใช้งานเลือกสร้าง PO จริง ระบบจะทำการตรวจสอบเงื่อนไข "Special Vendor" ให้โดยอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นการคำนวณระยะเวลา, การค้นหา PO ใบเก่าที่ยังใช้งานได้, หรือการตัดสินใจสร้าง PO ใบใหม่ ทำให้ขั้นตอนที่เคยใช้เวลานานและเสี่ยงต่อความผิดพลาดที่สุด กลายเป็นเรื่องง่ายเพียงแค่คลิกเดียว 

ผลลัพธ์ที่ได้: ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นอย่างก้าวกระโดด 

หลังจากนำโปรแกรม PR/PO Dummy เข้ามาใช้งาน ทางลูกค้าก็เห็นผลลัพธ์ที่มี Impact ทันที 

• ลดระยะเวลาในการสร้าง PO ได้อย่างมหาศาล: ผู้ใช้งานสามารถสร้าง PO ที่เคยใช้เวลาเป็นชั่วโมงให้เสร็จสิ้นได้ภายในไม่กี่นาที 

• ลดความผิดพลาด (Human Error) ได้เกือบ 100%: ด้วยระบบอัตโนมัติที่เข้ามาจัดการเงื่อนไขที่ซับซ้อน ทำให้ความเสี่ยงในการสร้างเอกสารผิดพลาดลดลงอย่างมีนัยสำคัญ 

• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน: ผู้ใช้งานสามารถนำเวลาที่เคยสูญเสียไปกับงานเอกสาร ไปโฟกัสกับงานเชิงวิเคราะห์และงานอื่นๆ ที่มีความสำคัญต่อธุรกิจได้มากขึ้น 

• ผู้ใช้งานมีความสุขในการทำงานมากขึ้น: การลดขั้นตอนที่น่าเบื่อและซ้ำซาก ทำให้พนักงานมีความพึงพอใจและมีกำลังใจในการทำงานมากขึ้น 

ความภาคภูมิใจของเรา คือ การได้เห็นลูกค้าทำงานได้ง่าย แล้วก็มีความสุขมากขึ้น 

สำหรับผม ความสำเร็จของโปรเจกต์นี้ไม่ได้วัดกันที่ฟังก์ชันการทำงานของโปรแกรมเท่านั้น แต่คือการที่เราได้เห็นผู้ใช้งานมีชีวิตการทำงานที่ดีขึ้นอย่างแท้จริง การได้เข้าไปช่วยแก้ไขปัญหาที่พวกเขาต้องเผชิญอยู่ทุกวัน และเปลี่ยนงานที่เคยน่าเบื่อให้กลายเป็นงานที่ง่ายและรวดเร็ว คือความภาคภูมิใจของทีมงานเรา  

เราเชื่อว่าเทคโนโลยีที่ดีที่สุดคือเทคโนโลยีที่ช่วยให้มนุษย์ทำงานได้อย่างมีความสุขและมีประสิทธิภาพมากขึ้น และโปรแกรม PR/PO Dummy ก็คือสิ่งที่ตอบโจทย์เหล่านั้นได้ 

Author: Chawalit V.

ถ้าอยากให้ทีมของคุณทำงานง่ายขึ้นเหมือนเคสนี้  สามารถติดต่อเข้ามาปรึกษาได้ฟรี เพื่อออกแบบโซลูชันที่ตรงกับความต้องการขององค์กรคุณ