ลด Human Error ในงานบัญชี ด้วย RPA + IDP ผ่านระบบ E-Billing Platform

ปฏิเสธไม่ได้เลยว่า “กระบวนการทางบัญชี” โดยเฉพาะการตรวจสอบใบแจ้งหนี้ (Invoice Verification) นั้น เป็นหนึ่งในขั้นตอนที่ใช้เวลาเยอะและมีความซับซ้อนสูงที่สุดในทุกองค์กร โดยเฉพาะเมื่อองค์กรต้องรับมือกับเอกสารจำนวนมากที่มาจากหลากหลายช่องทาง เช่น Email, LINE, เอกสารกระดาษ ฯลฯ ยิ่งเพิ่มโอกาสผิดพลาด และยากต่อการบริหารจัดการ

ถึงแม้ว่า เราจะมีทีมงานที่มีประสบการณ์สูง แต่ตราบใดที่ยังต้องใช้ “แรงคน” หรือ Human Involvement ก็ยังคงมีความเสี่ยงต่อการเกิด Human Error อยู่เสมอ ซึ่งข้อผิดพลาดเพียงเล็กน้อยในขั้นตอนนี้ อาจนำไปสู่ผลกระทบต่อกระแสเงินสด การจ่ายเงินล่าช้า หรือแม้แต่การสูญเสียความเชื่อมั่นจากคู่ค้าได้เลยทีเดียว

Invoice Verification คืออะไร และทำไมจึงสำคัญต่อทุกธุรกิจ?

Invoice Verification คือ ขั้นตอนที่เกิดขึ้นหลังจากที่บริษัทได้รับสินค้า/บริการตามข้อตกลงแล้ว โดยฝ่ายบัญชีจะต้องทำการตรวจสอบใบแจ้งหนี้จาก Vendor ว่ามีความถูกต้อง สอดคล้องกับใบสั่งซื้อ (PO) และเอกสาร Goods Receipt หรือไม่ หากข้อมูลไม่ตรงกัน จะต้องทำการส่งกลับเพื่อแก้ไข ซึ่งในจุดนี้เองที่มักเกิดความล่าช้าและข้อผิดพลาดได้บ่อยครั้ง

จาก RPA สู่ AI Workflow: เมื่อเทคโนโลยีพร้อม “ยกระดับ” กระบวนการบัญชี

2-3 ปีก่อน ZyGen เริ่มนำเทคโนโลยี RPA (Robotic Process Automation) มาใช้ในหลายองค์กร โดยเฉพาะในฝ่ายบัญชี เพื่อจัดการงานที่มีรูปแบบชัดเจน ซ้ำซ้อน และมีปริมาณมาก เช่น การบันทึกข้อมูล การโอนข้อมูลระหว่างระบบ ซึ่งช่วยลดเวลาทำงานและลดภาระพนักงานได้ระดับหนึ่ง

แต่ RPA ยังมีข้อจำกัดในเรื่องการตัดสินใจและการเข้าใจข้อมูลในเอกสารที่ไม่เป็นโครงสร้าง (Unstructured Document) นั่นจึงทำให้เราเริ่มมองหาเทคโนโลยีขั้นกว่าที่สามารถจัดการงานซับซ้อนได้ดียิ่งขึ้น จนมาพบกับศักยภาพของ AI + IDP (Intelligent Document Processing) ที่สามารถเข้าใจเนื้อหาในเอกสาร และลดการพึ่งพามนุษย์ได้มากขึ้น

แนะนำ E-Billing Agent Platform: โซลูชันใหม่ที่ “ครบจบในแพลตฟอร์มเดียว”

ZyGen ได้พัฒนา E-Billing Agent Platform ขึ้นมาเพื่อปฏิวัติกระบวนการ Invoice Verification ให้กลายเป็นขั้นตอนที่ “อัตโนมัติ”, “ปลอดภัย” และ “โปร่งใส” โดยใช้ AI และ RPA เป็นแกนหลักในการดำเนินงาน ทั้งหมดถูกรวบรวมไว้ในแพลตฟอร์มแบบ Web Application เพียงตัวเดียว ครอบคลุมตั้งแต่ต้นจนจบ

ฟีเจอร์เด่นของ E-Billing Agent Platform

1. ระบบลงทะเบียนและจัดการสิทธิ์ Vendor/Supplier

เริ่มต้นด้วยการคัดกรองคู่ค้าที่แท้จริงผ่านระบบลงทะเบียน

• Vendor ต้องกรอกข้อมูลและอัปโหลดเอกสารสำคัญ เช่น ภ.พ.20, สำเนา บ.ป. และเอกสารประจำตัว

• มีระบบอนุมัติจากเจ้าหน้าที่ภายในก่อนเข้าใช้งาน
• เมื่อผ่านการอนุมัติ ระบบจะส่ง Username/Password เพื่อเริ่มต้นการใช้งาน

2. เชื่อมต่อกับระบบ ERP ดึงข้อมูล PO อัตโนมัติ

ระบบจะดึง PO ที่มีสถานะ “รอใบแจ้งหนี้” จาก ERP เข้ามาทุกวันแบบอัตโนมัติ เพื่อความถูกต้องและทันสมัยของข้อมูล

3. Vendor ส่งใบแจ้งหนี้ผ่านระบบได้ทันที พร้อม AI ช่วยกรอกข้อมูล

• Vendor ค้นหา PO ที่เกี่ยวข้อง
• อัปโหลดใบแจ้งหนี้
• ระบบใช้ IDP AI สกัดข้อมูลจากใบแจ้งหนี้และกรอกอัตโนมัติ
• Vendor เพียงแค่ตรวจสอบความถูกต้องก่อน Submit

4. ระบบอนุมัติ Invoice พร้อม Workflow ที่ชัดเจน

• มีการแจ้งเตือนไปยังผู้อนุมัติ
• ตรวจสอบและเลือกอนุมัติ/ปฏิเสธ
• หากอนุมัติ ระบบ RPA จะ Post ข้อมูลเข้าระบบ ERP อัตโนมัติ
• หากปฏิเสธ ระบบจะส่งแจ้งเตือน Vendor พร้อมเหตุผลเพื่อกลับมาแก้ไข

5. ระบบอนุมัติการจ่ายเงินแบบตรวจซ้ำหลายชั้น

• ข้อมูลจะถูกตรวจสอบอีกครั้งโดยทีมบัญชี
• ยืนยันความถูกต้องก่อนดำเนินการชำระเงิน
• เมื่อชำระแล้ว ระบบจะอัปเดตสถานะ Invoice เป็น “จ่ายแล้ว” และแจ้งผู้เกี่ยวข้องทันที

6. การยืนยันใบเสร็จหลังชำระเงิน

• Vendor จะได้รับแจ้งเตือนเพื่อ Upload ใบเสร็จรับเงิน
• ระบบใช้ IDP AI เพื่อดึงข้อมูลใบเสร็จอัตโนมัติ
• เมื่อตรวจสอบเสร็จสิ้น สถานะ Invoice จะถูกปิดเป็น “เสร็จสิ้น”

7. Tracking Timeline และ Status Log

ติดตามทุกขั้นตอนย้อนหลังได้ตลอดเวลา มีบันทึกเวลาและผู้ที่เปลี่ยนสถานะ พร้อมสถานะปัจจุบันของใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับ ช่วยให้ตรวจสอบและ Audit ได้สะดวก

8. Dashboard Power BI สรุปภาพรวมแบบ Real-time

• ยอดรวมใบแจ้งหนี้
• ใบแจ้งหนี้ที่ยังคงค้าง
• ยอดการจ่ายเงิน
• ระยะเวลาเฉลี่ยในการอนุมัติ
• Top Vendors ตามยอด Invoice
• พร้อมฟีเจอร์ Drill-down เพื่อวิเคราะห์เชิงลึก

เหตุผลที่ธุรกิจควรเปลี่ยนมาใช้ E-Billing Agent Platform

– ลด Human Error ด้วย AI และระบบอัตโนมัติที่แม่นยำ
– ประหยัดเวลาและทรัพยากร พนักงานไม่ต้องคีย์ข้อมูลเองอีกต่อไป
– เพิ่มความแม่นยำ ด้วยระบบตรวจสอบหลายขั้นตอน
– จบทุกขั้นตอนในแพลตฟอร์มเดียว ไม่ต้องสลับหลายระบบให้วุ่นวาย
– รองรับการตัดสินใจที่ดีขึ้น ด้วย Dashboard และข้อมูลที่เป็น Real-time

ในยุคที่ธุรกิจต้องการความเร็ว ความแม่นยำ และการควบคุมต้นทุน “E-Billing Agent Platform” คือคำตอบที่ใช่ที่สุด เราไม่เพียงแค่ช่วยลดภาระงานในกระบวนการบัญชี แต่ช่วยให้ทีมงานสามารถใช้ศักยภาพได้เต็มที่มากขึ้น โฟกัสงานวิเคราะห์แทนการจัดการเอกสาร

หากคุณกำลังมองหาโซลูชันที่จะยกระดับกระบวนการบัญชีให้ “ชาญฉลาด” และ “ทันสมัย” ไปอีกขั้น ติดต่อเราเพื่อขอรับ Demo หรือนำเสนอแนวทางการปรับใช้ให้เหมาะกับองค์กรของคุณได้เลย