ในยุคที่ข้อมูลกลายเป็นสินทรัพย์ที่มีค่ามหาศาลสำหรับทุกองค์กร การจัดการข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพจึงกลายเป็นความท้าทายสำคัญที่ไม่อาจมองข้าม ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้บริหารระดับสูง ผู้จัดการฝ่าย หรือพนักงานทั่วไป การเข้าใจและนำ Data Governance มาใช้จะช่วยให้คุณและองค์กรของคุณสามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลได้อย่างเต็มศักยภาพ พร้อมรับมือกับความท้าทายในโลกธุรกิจยุคดิจิทัล มาทำความรู้จักกับ Data Governance กันให้ลึกซึ้งยิ่งขึ้นกันครับ
Table of Contents
Data Governance คืออะไร
Data Governance หรือการกำกับดูแลข้อมูล คือ กระบวนการจัดการข้อมูลขององค์กรอย่างเป็นระบบ เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลมีคุณภาพ ความน่าเชื่อถือ และสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เปรียบเสมือนการวางกฎระเบียบและแนวทางปฏิบัติในการดูแลบ้านหลังใหญ่ที่เต็มไปด้วยสมบัติล้ำค่า (ข้อมูล) ให้เป็นระเบียบ ปลอดภัย และพร้อมใช้งานเสมอ
ทำไมต้องทำ Data Governance
ในยุคที่ข้อมูลเป็นทรัพยากรสำคัญขององค์กรต่างๆ มีข้อมูลมากมายที่ใช้ในการทำงานและมีการแลกเปลี่ยนตลอดเวลา แต่เมื่อเวลาผ่านไป นอกจากจำนวนข้อมูลจะเพิ่มขึ้นอย่างทวีคูณแล้ว ยังเกิดความซับซ้อนในการจัดเก็บ ทำให้เกิดปัญหาต่างๆ ดังต่อไปนี้
- ไม่รู้ว่าองค์กรมีข้อมูลอะไรบ้าง: เหมือนมีห้องเก็บของที่เต็มไปด้วยกล่องมากมาย แต่ไม่รู้ว่าในกล่องมีอะไร
- ไม่รู้ว่าต้องขอข้อมูลจากใคร: เมื่อต้องการใช้ข้อมูล กลับไม่รู้ว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบหรือมีสิทธิ์ในการเข้าถึง
- ข้อมูลซ้ำซ้อนหรือขัดแย้งกัน: แผนกต่างๆ อาจมีข้อมูลเดียวกันแต่ไม่ตรงกัน ทำให้เกิดความสับสนในการตัดสินใจ
- ความปลอดภัยของข้อมูล: ไม่มั่นใจว่าข้อมูลสำคัญได้รับการปกป้องอย่างเหมาะสมหรือไม่
เราจะจัดการข้อมูลจากปัญหาเหล่านี้อย่างไร
การทำ Data Governance เปรียบเสมือนการจัดระเบียบบ้านใหม่ทั้งหลัง โดยมีแนวทางดังนี้
- รวบรวมข้อมูลสำคัญไว้ในที่เดียว: สร้าง “คลังข้อมูลกลาง” ที่รวบรวมข้อมูลสำคัญจากทุกแผนก
- ทำสารบัญและนิยามข้อมูล: จัดทำ “Data Catalog” ที่ระบุว่ามีข้อมูลอะไรบ้าง อยู่ที่ไหน และมีความหมายอย่างไร
- สร้างเครื่องมือเพื่อการใช้งานสะดวก: พัฒนาระบบที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้นหาและเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย
- กำหนดมาตรฐานและกระบวนการ: วางกฎเกณฑ์ในการจัดการข้อมูล ตั้งแต่การสร้าง จัดเก็บ ใช้งาน จนถึงการทำลาย
ประโยชน์ในการทำ Data Governance
การทำ Data Governance อย่างมีประสิทธิภาพจะนำมาซึ่งประโยชน์มากมาย เช่น
- ตัดสินใจได้ดีขึ้น: มีข้อมูลที่ถูกต้อง น่าเชื่อถือ พร้อมใช้งานเสมอ
- ประหยัดเวลาและทรัพยากร: ลดการทำงานซ้ำซ้อนในการค้นหาหรือสร้างข้อมูล
- เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน: ทุกคนในองค์กรสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
- ลดความเสี่ยง: มีการจัดการข้อมูลที่สอดคล้องกับกฎหมายและระเบียบข้อบังคับ
- สร้างโอกาสทางธุรกิจ: สามารถนำข้อมูลมาวิเคราะห์เพื่อหาโอกาสใหม่ๆ ได้
องค์ประกอบสำคัญหากต้องเริ่มทำ Data Governance
เมื่อองค์กรของคุณเริ่มทำ Data Governance คุณควรทราบองค์ประกอบสำคัญต่อไปนี้
- ข้อมูลมีอะไรบ้างและมีระดับความลับอย่างไร: รู้ว่ามีข้อมูลอะไรที่สามารถนำไปใช้ได้ และต้องระมัดระวังเป็นพิเศษสำหรับข้อมูลที่มีความอ่อนไหว
- ความหมายของข้อมูล: เข้าใจนิยามและความหมายของข้อมูลแต่ละประเภทให้ตรงกัน
- คุณภาพของข้อมูล: รู้วิธีตรวจสอบว่าข้อมูลถูกต้อง ครบถ้วน หรือมีความซ้ำซ้อนหรือไม่
- ความเป็นเจ้าของและผู้รับผิดชอบ: ทราบว่าใครเป็นเจ้าของข้อมูล และควรติดต่อใครเมื่อต้องการใช้หรือแก้ไขข้อมูล
- กระบวนการเข้าถึงและใช้งาน: เข้าใจขั้นตอนการขอใช้ข้อมูล และวิธีการใช้งานที่ถูกต้อง
การทำ Data Governance ไม่ใช่เพียงแค่การจัดระเบียบข้อมูล แต่เป็นการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ให้ความสำคัญกับข้อมูล ซึ่งจะช่วยให้ธุรกิจของคุณมีความได้เปรียบในการแข่งขันและพร้อมรับมือกับความท้าทายในยุคดิจิทัลได้อย่างมั่นใจ
Author: Teannuttee, Warakorn
