ปัจจุบันสวัสดิการทำงานจากที่ไหนก็ได้กลายเป็นสิ่งที่พนักงานทุกคนมองหาเป็นอันดับต้นๆ ที่ถึงแม้รูปแบบการทำงานระยะไกล (Remote Work) เริ่มจะถูกปรับให้กลายเป็นการทำงานในออฟฟิศดังเดิม เพราะหลายองค์กรยังรู้สึกว่าการที่พนักงานทำงานที่ไหนก็ได้ ยังคงมีความท้าทายบางอย่างอยู่ โดยเฉพาะในฝั่งของการบริหาร การสื่อสารระหว่างพนักงานและองค์กร หรือการสร้างปฏิสัมพันธ์ในองค์กร แต่เมื่อสวัสดิการนี้มีความสำคัญกับพนักงานและวัฒนธรรมการทำงานของอีกหลายองค์กร ทีมงานไซเจ็นจึงอยากแชร์วิธีการใช้งาน Gather Town ที่จะช่วยให้การบริหารทีมงานระยะไกลมีประสิทธิภาพ เชื่อมต่อหัวหน้าทีมและทีมงาน และทำให้การทำงานแบบระยะไกลประสบความสำเร็จในระยะยาวผ่านบทความนี้
Table of Contents
1. สื่อสารแบบออนไลน์ได้ทันที ไม่ต้องรอนัดประชุม
การประชุมแบบออนไลน์ผ่านแพลตฟอร์มการประชุมทั่วๆ ไป มักต้องมีการนัดเวลาล่วงหน้า ส่งตารางประชุม และรอถึงเวลานั้นแต่ละคนจึงจะได้คุยกัน ซึ่งทำให้ขาดการพูดคุยแบบเป็นธรรมชาติของการทำงานที่ออฟฟิศ โดยเฉพาะเมื่อทีมของคุณมีการทำงานระยะไกล ยิ่งทำให้การสื่อสารระหว่างกันน้อยลง ซึ่งอาจจะส่งผลทางด้านความสัมพันธ์ในทีม และการทำงานร่วมกันในระยะยาว
Gather Town จึงถูกออกแบบมาให้ปัญหาในเรื่องนี้หมดไป เพราะบนออฟฟิศเสมือนนี้ ทุกๆ คนจะมีอวตารเป็นของตัวเอง และเมื่อต้องการคุยกับใครก็ง่ายนิดเดียว แค่เดินไปหาคนๆ นั้น ทักทายด้วยการกดกระดิ่งส่งสัญญาณให้อีกฝ่ายได้รู้ตัวสักหน่อย แล้วเปิดไมค์คุยกันเหมือนตอนที่เราเดินไปคุยกับเพื่อน หรือทีมงานที่ออฟฟิศเลย
2. ให้ฟีดแบ็คได้ง่ายๆ อย่างเป็นธรรมชาติด้วยพื้นที่ส่วนตัว (Private Zone)
อีกสถานการณ์หนึ่งที่ Gather Town เข้ามาช่วยให้การทำงานของทีมทำงานระยะไกลสะดวกขึ้นก็คือการให้ฟีดแบ็คทันทีหลังจากการประชุม ซึ่งโดยปกติแล้วการประชุมออนไลน์ที่ผ่านแพลตฟอร์มทั่วๆ ไป หากเป็นการประชุมแบบทั้งทีม หัวหน้าทีมอาจจะต้องส่งตารางหรือทักสมาชิกในทีมแต่ละคนอีกทีหลังจากจบประชุม เป็นการนัดคุยซ้ำซ้อน และทำให้เสียเวลาเมื่อเทียบกับแค่เดินไปทักคนๆ นั้นหลังจบประชุมว่า “ขอคุยต่อด้วยอีกหน่อย” แล้วเริ่มคุยกันแบบตัวต่อตัวได้ทันที
ซึ่ง Gather Town ก็ช่วยอำนวยความสะดวกในเรื่องนี้เช่นเดียวกัน เพียงแค่เมื่อจบการประชุมแล้ว หัวหน้าทีมหรือทีมงานเดินตามคนที่ต้องการคุยไป ก็ให้ฟีดแบ็คเรื่องการประชุมที่จบไปสักครู่ หรือพูดคุยกันเพิ่มเติมได้เลย
นอกจากนี้สิ่งที่ ZyGen อยากแนะนำกับหัวหน้าทีมก็คือ การตั้งสถานะเป็น “Available” หลังจบการประชุม เพื่อเป็นสัญญาณแสดงให้เห็นว่า “พร้อม” ให้คำปรึกษาและตอบข้อสงสัย ช่วยให้ทีมงานที่ต้องการพูดคุยหลังจากจบการประชุมกล้าเดินเข้ามาคุยกับคุณมากยิ่งขึ้น
3. พื้นที่ทำงานเปิดโล่ง แต่ทุกคนก็ได้มีพื้นที่เพื่อแสดงตัวตน
เพราะการทำงานเป็นทีม ไม่เท่ากับการลดความเป็นตัวของตัวเองของทีมงานแต่ละคน รวมถึงตัวหัวหน้าทีมเองด้วย การทำงานบน Gather Town ทุกคนจึงสามารถมีพื้นที่ของตัวเองที่เรียกว่า “Private Zone” ซึ่งให้แต่ละคนสร้างสรรค์ ตกแต่งพื้นที่กันได้เต็มที่ และการที่ทีมงานสามารถควบคุมและแสดงตัวตนของตัวเองออกมาผ่านสิ่งเล็กๆ เหล่านี้ได้ ก็จะช่วยให้ชีวิตการทำงานของเขามีความสุขมากยิ่งขึ้น
นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้ Tip การแบ่งโซนที่นั่งบน Gather เพื่อให้พนักงานเห็นบรรยากาศเพื่อนทีมอื่นๆ และได้มีโอกาสไปทำความรู้จักคนในองค์กร ซึ่งสามารถทำได้ง่ายๆ แบบไม่ซับซ้อน ถือว่าเป็นการทลายข้อจำกัดเรื่องของสถานที่นั่นเอง
4. หัวหน้าทีมสังเกตการทีมงานได้ ด้วยการมองจากมุมสูง (Bird’s-eye View)
รูปแบบการทำงานร่วมกันบนออฟฟิศเสมือนอย่าง Gather Town จะช่วยให้คุณมองเห็นความเคลื่อนไหว และกิจกรรมต่างๆ ของทีมงานได้เมื่อต้องการ ในทีนี้ไม่ได้หมายความว่าเป็นการจับตามองตลอดเวลา แต่เพื่อประโยชน์ในการสังเกตบรรยากาศการทำงานของทีม ว่ามัปฏิสัมพันธ์กันบ้างหรือไม่ หากเห็นว่าทีมงานแทบไม่ได้ไปคุยกันเองเลย ก็อาจจะจัดกิจกรรมในออฟฟิศเสมือนเพื่อกระชับความสัมพันธ์ในทีม ซึ่งการทำแบบนี้ แทบจะเป็นไปไม่ได้เลย หากทีมของคุณใช้แค่ Slack, Zoom หรือ MS Team เพียงอย่างเดียว
โดยคุณสามารถมองเห็นบรรยากาศภาพรวมของทั้งออฟฟิศ โดยไม่จำเป็นต้องเดิน หรือขยับตัวจากที่นั่ง เพียงแค่ Zoom Out ด้วยเม้าส์ หรือไปที่ “User Settings” และปรับมุมมองการแสดงผลให้เห็นภาพในมุมสูงทั่วทั้งพื้นที่ เพียงเท่านี้ก็จะเห็นทีมงานทุกคนของคุณได้แล้ว
5. ชื่นชมกันแบบไม่เขินอาย ด้วยฟีเจอร์โน๊ตน่ารักๆ
การแสดงความยินดี ชื่นชม หรือความห่วงใย ระหว่างเพื่อนร่วมงานด้วยกัน หัวหน้างานต่อทีมงาน หรือทีมงานต่อหัวหน้างาน ถือว่ามีความสำคัญอย่างมาก ไม่ว่าจะเป็นในระดับทีมหรือองค์กรก็ตาม และเป็นวัฒนธรรมที่ทุกๆ องค์กรควรจะมี เพราะเป็นการทำให้ทีมงานของคุณรับรู้ได้ว่า สิ่งที่พวกเขาทำได้รับการยกย่อง (Recognize) แต่ก็ปฏิเสธไม่ได้เลยว่า บางครั้งการที่ต้องชื่นชมใครสักคนต่อหน้า เราก็อาจจะมีอาการเกร็งและดูไม่เป็นธรรมชาติกันบ้าง ดังนั้น ZyGen เลยขอแนะนำฟีเจอร์ง่ายๆ ที่ช่วยคุณได้ใน Gather Town
ด้วยฟีเจอร์ “Leave Note” ที่ให้คุณแอบวางกล่องของขวัญ เค้ก หรือสิ่งของอื่นๆ พร้อมกับโน้ตที่คุณสามารถพิมพ์ข้อความตามต้องการ ไว้ที่โต๊ะของคนที่คุณต้องการชื่นชม หรือแสดงความยินดีสั้นๆ เมื่อเจ้าของโต๊ะหรือพื้นที่นั้นๆ เดินมาถึง ก็จะได้เจอกับเซอร์ไพรส์เล็กๆ จากคุณ ที่ต้องบอกเลยว่าถึงแม้เป็นสิ่งเล็กๆ ที่ทำได้ไม่ยาก แต่มีค่ามากๆ สำหรับใครอีกหลายๆ คน
นโยบายการทำงานที่ไหนก็ได้ หรือการทำงานระยะไกลช่วยเพิ่มความยืดหยุ่น และคืนเวลาให้กับพนักงานได้ไปใช้ชีวิตนอกเหนือจากการทำงาน แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าเราต้องเสียสละข้อดีหลายๆ อย่างของการทำงานในออฟฟิศไป การใช้ Gather Town หรือออฟฟิศเสมือนเหล่านี้ จะช่วยนำความรู้สึกและบรรยากาศของการนั่งทำงานร่วมกันในชีวิตจริงกลับมาอีกครั้ง และช่วยให้องค์กรที่สนับสนุน Remote Working Team, Hybrid Working Team, Work From Anywhere Policy มีวัฒนธรรมการทำงานเป็นทีมที่แข็งแกร่งมากขึ้น ช่วยเหลือทั้งตัวหัวหน้าทีมเอง รวมถึงเชื่อมสัมพันธ์ระหว่างสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ให้มีส่วนร่วมกับทีม และทำงานได้อย่างสนุกสนาน เต็มประสิทธิภาพ ที่สำคัญใช้เวลาในการประชุมน้อยลง และเพิ่มโอกาสในการมีปฏิสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานให้มากยิ่งขึ้น
หากคุณสนใจนำ Gather Town ไปใช้กับทีมงานหรือองค์กร สามารถเข้าไปอ่านเคสจากการนำ Gather Town ไปใช้งานจริง และติดต่อเพื่อปรึกษาเพิ่มเติมได้เลยกับ ZyGen
Author: Pathompong A.