รายงาน Excel ไม่ Real-Time ทำให้ผู้บริหารตัดสินใจช้า และสัญญาณที่บอกว่าถึงเวลาต้องแก้

“ขอยอดขายเดือนนี้ ตอนนี้เลยได้ไหม”

เก้าโมงเช้า อีกครึ่งชั่วโมงจะถึงเวลาประชุมผู้บริหาร คุณถามทีมว่ายอดขายเดือนนี้ไปถึงไหนแล้ว และสินค้าตัวไหนที่สต็อกกำลังจะหมด 

คำตอบที่ได้คือ “ขอเวลาสักครู่ครับ” เพราะทีมต้องเปิดไฟล์ Excel สามสี่ไฟล์ ดึงข้อมูลจากหลายระบบมารวมกัน แล้วนั่งไล่เช็กสูตรให้ตรง กว่าตัวเลขจะมาถึงมือ การประชุมก็จบไปแล้ว และการตัดสินใจก็ถูกเลื่อนไปอีกวัน

ถ้าเรื่องนี้ฟังดูคุ้น นี่คือปัญหาคลาสสิกของ “รายงาน Excel ที่ไม่ Real-Time” และเป็นสาเหตุที่ทำให้ผู้บริหารหลายองค์กรตัดสินใจช้ากว่าที่ควร ที่สำคัญคือมันไม่ใช่ปัญหาของทีมที่ทำงานช้า แต่เป็นปัญหาของ “วิธีที่ข้อมูลเดินทาง” จากระบบหลักมาถึงโต๊ะผู้บริหาร 

7 สัญญาณที่บอกว่าองค์กรกำลังเจอปัญหานี้ 

ลองสำรวจดูว่าองค์กรของคุณมีอาการต่อไปนี้กี่ข้อ ถ้าเจอตั้งแต่ 3 ข้อขึ้นไป นั่นคือสัญญาณว่าถึงเวลาทบทวนวิธีทำรายงานใหม่แล้ว

• มีรายงานนับสิบตัวที่ต้องอัปเดตด้วยมือทุกวันหรือทุกสัปดาห์ จนพนักงานบางคนต้องเสียเวลาไปครึ่งวันกับงานนี้ 
• ตัวเลขแต่ละแผนกไม่ตรงกัน ฝ่ายขายรายงานยอดหนึ่ง ฝ่ายบัญชีรายงานอีกยอด จนประชุมเสียเวลาไปกับคำถามว่า “ตัวเลขไหนถูก” 
• ต้องรอข้อมูลจาก batch ที่รันข้ามคืน ตัวเลขที่เห็นตอนเช้าจึงเป็นข้อมูลของเมื่อวานเสมอ 
• ทุกครั้งที่อยากรู้คำถามใหม่ ต้องรอหลายวัน เพราะต้องให้ IT ดึงข้อมูลชุดใหม่ให้ 
• มีไฟล์ชื่อ Final, Final_v2, Final_ล่าสุด วนอยู่ในอีเมลและไลน์กลุ่ม 
• รายงานผูกอยู่กับคนคนเดียว พอคนที่ทำลาหรือลาออก รายงานก็สะดุดตามไปด้วย 
• ปิดงบสิ้นเดือนช้าเป็นประจำ เพราะต้องมานั่งกระทบยอดจากหลายไฟล์ทีละตัว

ทำไมรายงานถึงไม่ Real-Time 

ต้นเหตุคือข้อมูลต้องออกจากระบบหลักก่อน ถึงจะเอาไปทำรายงานได้ และทันทีที่ข้อมูลถูกคัดลอกออกมา มันก็จะไม่ใช่ข้อมูลปัจจุบันแล้ว 

การเดินทางของตัวเลขในหลายองค์กรมักมีหน้าตาแบบนี้ 

1. รายการขาย ซื้อ ผลิต เกิดขึ้นในระบบหลัก (ERP) แบบสดๆ ตลอดวัน 
2. มีคน export ข้อมูลออกมาเป็นไฟล์ตามรอบเวลาที่กำหนดไว้
3. นำไฟล์จากหลายแหล่งมารวม ปรับรูปแบบ และใส่สูตรใน Excel 
4. ส่งต่อทางอีเมลหรือแชต กว่าผู้บริหารจะได้เห็นก็ผ่านไปหลายขั้นตอน

เมื่อเป็นแบบนี้ ทุกขั้นตอนที่เพิ่มขึ้นมา คือความล่าช้าและโอกาสผิดพลาดที่กำลังค่อยๆ สะสม นอกจากนี้ยังมีอีก 3 ปัจจัยที่ทำให้ปัญหาเหล่านี้แย่ลง

• รายงานไม่ได้เชื่อมกับรายการธุรกรรมเรียลไทม์ สิ่งที่เกิดขึ้นหลังการ export จะไม่อยู่ในรายงานจนถึงรอบถัดไป
• แต่ละแผนกนิยามตัวเลขไม่เหมือนกัน เช่น “ยอดขาย” นับตอนเปิดออเดอร์ หรือตอนส่งของ หรือตอนออกใบแจ้งหนี้ จึงถือตัวเลขคนละชุด
• ตรรกะการคำนวณซ่อนอยู่ในไฟล์ ตรวจสอบย้อนหลังได้ยาก และขึ้นอยู่กับความรู้เฉพาะตัวของแต่ละคน

ถ้าไม่แก้ ธุรกิจเสียอะไรบ้าง 

รายงานที่ช้าไม่ได้แค่ทำให้รอนาน แต่ทำให้ทุกการตัดสินใจอยู่บนข้อมูลที่ “ตามหลัง” ความจริงอยู่เสมอ 

• ตัดสินใจช้า เสียโอกาส ราคาวัตถุดิบเปลี่ยน ลูกค้ารายใหญ่ลดออเดอร์ หรือสินค้าขายดีเกินคาด กว่าจะเห็นในรายงานก็สายเกินไปที่จะปรับแผนทัน
• ตัดสินใจผิด เพราะตัวเลขไม่ตรงกัน เมื่อแต่ละแผนกถือตัวเลขคนละชุด ผู้บริหารต้องเลือกเชื่อชุดใดชุดหนึ่ง หรือไม่กล้าตัดสินใจเลย
• ต้นทุนแฝงด้านคน พนักงานที่มีความรู้ต้องเสียเวลาไปกับการ copy-paste แทนการวิเคราะห์ และบางครั้งอาจต้องทำข้อมูลจนล่วงเลยเวลาทำงาน
• ความเสี่ยงด้านการควบคุม ไฟล์ที่ส่งต่อกันไปมาตรวจสอบที่มาได้ยาก แก้สูตรผิดแค่หนึ่งช่องก็กระทบทั้งรายงาน และข้อมูลสำคัญหลุดออกนอกระบบได้ง่าย

ในตลาดที่ลูกค้าและซัพพลายเชนเปลี่ยนเร็ว องค์กรที่เห็นตัวเลขก่อนแม้แค่หนึ่งวัน มักได้เปรียบมากกว่าที่คิด 

แนวทางแก้ปัญหามีอะไรบ้าง 

หัวใจของการแก้ปัญหานี้คือ ทำให้รายงานดึงข้อมูลสดจากระบบหลักโดยตรง แทนการ export ออกมาทำทีละรอบ โดยรวมแล้วมี 3 แนวทางที่องค์กรนิยมใช้ 

ไม่มีแนวทางใดดีที่สุดสำหรับทุกองค์กร แบบ One-Size-Fit-All หลายแห่งเลือกใช้หลายเครื่องมือร่วมกัน เช่น ใช้ Analytics ในระบบหลักสำหรับตัวเลขรายวัน และใช้ Data Warehouse สำหรับการวิเคราะห์เชิงกลยุทธ์ข้ามระบบ คำถามแรกที่ควรถามตัวเองก่อนคือ “ระบบหลักที่เราใช้อยู่ ทำอะไรได้แล้วบ้าง”

ถ้าองค์กรใช้ SAP อยู่แล้ว มีทางเลือกอะไรบ้าง 

ถ้าองค์กรของคุณใช้ SAP S/4HANA อยู่แล้ว คุณมีเครื่องมือทำรายงาน Real-Time อยู่ในมือแล้วโดยไม่รู้ตัว เครื่องมือนี้เรียกว่า SAP S/4HANA Embedded Analytics มาพร้อมกับระบบ ไม่ต้องลงทุนเครื่องมือ BI แยกเพิ่ม

หลักการคือ รายงานอ่านข้อมูลจากรายการธุรกรรมในระบบโดยตรง ทันทีที่มีการบันทึกออเดอร์ รับของ หรือตั้งหนี้ ตัวเลขในรายงานก็เปลี่ยนตามทันที สิ่งที่ผู้บริหารได้คือ 

• ตัวเลขชุดเดียวทั้งองค์กร ทุกแผนกดูจากแหล่งเดียวกัน นิยามเดียวกัน 
• Dashboard และ KPI แบบสัญญาณไฟ เขียว เหลือง แดง เห็นจุดที่ต้องดูแลได้ในไม่กี่วินาที 
• เจาะลึกได้เองถึงรายการต้นทาง จากยอดรวม คลิกลงไปถึงออเดอร์หรือลูกค้าที่มีปัญหาได้ทันที โดยไม่ต้องขอไฟล์ใหม่ 
• ดูแล้วลงมือได้ในจอเดียว เช่น เห็นออเดอร์ค้างส่ง แล้วส่งต่อหรืออนุมัติได้ทันทีผ่าน SAP Fiori ทั้งบนคอมพิวเตอร์และมือถือ 

ข้อควรรู้คือ Embedded Analytics เหมาะที่สุดกับรายงานการดำเนินงานจากข้อมูลใน S/4HANA ถ้าต้องรวมข้อมูลจากระบบภายนอกหลายแหล่ง หรือเก็บประวัติย้อนหลังนานหลายปี อาจต้องใช้ร่วมกับ SAP Analytics Cloud หรือ Data Warehouse 

อ่านต่อ: SAP S/4HANA Embedded Analytics คืออะไร และถ้าองค์กรกำลังชั่งใจระหว่าง Embedded Analytics กับ SAP Analytics Cloud อยู่แล้ว ลองดูการเทียบแบบละเอียดได้ที่ Embedded Analytics vs SAP Analytics Cloud เลือกแบบไหนดี

ตัวอย่างสถานการณ์จริงจากโปรเจกต์ SAP 

สามสถานการณ์นี้มาจากประสบการณ์ของทีม ZyGen ในโปรเจกต์ที่องค์กรเปลี่ยนจากรายงาน Excel มาใช้ Embedded Analytics บน SAP S/4HANA 

1. ทีม Finance: วิเคราะห์ยอดขายได้เอง ไม่ต้องรอใคร

ก่อน: ทุกครั้งที่ต้องวิเคราะห์ยอดขาย ทีม Finance ต้องรอตัวเลขจากฝ่ายขายและฝ่ายสต็อกก่อน แล้วค่อยนำมาใส่สูตรใน Excel เพื่อคำนวณเอง ถ้าฝ่ายใดส่งช้า รายงานทั้งชุดก็ช้าตามไปด้วย 

หลัง: สูตรการคำนวณถูกกำหนดไว้ในระบบเพียงครั้งเดียว S/4HANA ดึงยอดขายและสต็อกจากรายการจริงมาคำนวณให้อัตโนมัติ ทีม Finance เปิดดูได้ทุกเมื่อโดยไม่ต้องรอใคร และทุกคนได้ผลลัพธ์จากสูตรเดียวกัน 

2. ทีมขาย: ประชุมด่วน ได้ตัวเลขล่าสุดทันที

ก่อน: เมื่อผู้บริหารเรียกประชุมด่วนและอยากเห็นยอดขายล่าสุด ทีมขายตอบได้แค่ตัวเลขรอบก่อน เพราะรายงานทั้งหมดผูกอยู่กับ Data Warehouse ที่อัปเดตตามรอบ batch job เท่านั้น อยากได้ตัวเลขใหม่ต้องรอรอบถัดไป 

หลัง: รายงานอ่านข้อมูลจาก S/4HANA โดยตรง ผู้บริหารเห็นยอดขาย ณ เวลานั้นได้ทันที และตัดสินใจกันในห้องประชุมได้เลย 

3. ทีมคุณภาพสินค้า: เลิกพึ่ง VLOOKUP หลายไฟล์

ก่อน: การวิเคราะห์ปัญหาคุณภาพต้องดึงข้อมูลออกมา แล้ว VLOOKUP กับไฟล์ master 3–4 ไฟล์ที่ต้องอัปเดตเอง ใช้เวลานาน บางครั้งไฟล์ Excel เสีย และพอเปลี่ยนคนทำงาน คนใหม่ก็ไม่เข้าใจสูตรที่ผูกไว้ จึงผิดพลาดง่าย 

หลัง: ข้อมูลปัญหาและข้อมูลหลักอยู่ในระบบเดียวกัน ดึงรายงานออกมาได้ทันทีโดยไม่ต้องจับคู่ข้อมูลเอง ลดเวลาจัดการเอกสาร และงานไม่ผูกอยู่กับคนใดคนหนึ่งอีกต่อไป 

จุดร่วมของทั้งสามทีมคือ ข้อมูลอยู่ใน SAP ครบอยู่แล้วตั้งแต่ต้น สิ่งที่เปลี่ยนไปคือ “วิธีมองข้อมูล” จากการ export ออกมาประกอบเอง เป็นการดูจากระบบหลักโดยตรง โดยไม่ต้องลงระบบใหม่เพิ่ม

คำถามที่พบบ่อย

เริ่มจากคุยกับผู้เชี่ยวชาญ

ถ้าคุณเห็นสัญญาณข้างต้นในองค์กรตั้งแต่ 3 ข้อขึ้นไป ทีม ZyGen พร้อมช่วยประเมินว่าระบบที่คุณใช้อยู่ตอนนี้ทำอะไรได้อยู่แล้วบ้าง และรายงานตัวไหนควรเปลี่ยนเป็น Real-Time ก่อน เพื่อให้การใช้ข้อมูลตัดสินใจได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

Author: Nawarut K.