4 ตัวอย่างการนำระบบอัตโนมัติ (RPA) เข้ามาใช้งาน สามารถนำเข้ามาใช้ในองค์กรอย่างไรบ้าง

ทำความรู้จักกับ Robotic Process Automation (RPA) คืออะไร 

Robotic Process Automation หรือ RPA คือ ซอฟต์แวร์ที่ช่วยพนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยระบบอัตโนมัติ โดยมีเทคโนโลยีที่สามารถเข้ามาช่วยเสริมศักยภาพ และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ เช่น Rule Engine, Image Recognition, Machine Learning และ Artificial Intelligence (AI) เป็นต้น ซึ่งการทำงาน RPA รวมกับเทคโนโลยีเหล่านี้จะเข้ามามีส่วนร่วมในการทำงาน Routine ของพนักงานในปัจจุบัน และอนาคต การทำงานของ RPA ทำงานโดยหุ่นยนต์ซอฟต์แวร์  (Robot Software) เพื่อจัดการกับงานที่อยู่ในรูปแบบซ้ำๆ ช่วยลดความผิดพลาด และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น  

ส่วนที่ RPA สามารถเข้าไปช่วยได้ดีจะเป็น การกรอกข้อมูลเดียวกันในหลาย ๆ ที่ การป้อนข้อมูลซ้ำ หรือการคัดลอก การนัดหมาย ระบบการคีย์ การส่งอีเมล และการสรุปรายงาน Robot สามารถทำงานตามขั้นตอนที่กำหนดได้เป็นอย่างดีอีกด้วย 

ตัวอย่างงานที่สามารถนำ RPA เข้ามามีส่วนร่วมในการทำงานแบบอัตโนมัติ มีดังนี้  

• งานที่มีปริมาณมหาศาล และมีความซับซ้อน 
• งานที่ต้องใช้เวลานานในการทำงาน 
• งานป้อนข้อมูล 
• งานที่มีการตัดสินใจอย่างตายตัว 
• งานที่ต้องมีหลายคนเข้ามาเกี่ยวข้อง 

ข้อดีของการนำ RPA เข้ามามีส่วนร่วมในองค์กรธุรกิจ 

• ทำงานได้รวดเร็วขึ้น 
• สามารถกำหนด สั่งการ กระบวนการ วิธีการทำงานได้ โดยโปรแกรม Attended RPA เหมาะกับงานที่ต้องการความรวดเร็ว 
• การทำงานโดยไม่มีคนสั่งการ โดยใช้โปรแกรม Unattended RPA สามารถทำงานได้ 24 ชั่วโมง เหมาะกับงานที่มีปริมาณมาก ขั้นตอนซับซ้อน และตั้งค่าเวลาการทำงานได้ 
• การประมวลผลอย่างเป็นระบบ 
• ลดความผิดพลาดในงาน 
• การบันทึกข้อมูลเข้าระบบอัตโนมัติ 

ทำไม RPA ถึงเป็นที่น่าสนใจในปัจจุบัน 

เนื่องจาก RPA สามารถช่วยให้ระยะเวลาทำงานเร็วขึ้น และลดความผิดพลาดของมนุษย์ นอกจากจะช่วยให้งานเสร็จเร็ว สามารถทำให้องค์กรมีเวลาไปทำสิ่งที่สำคัญ หรือไปตรวจสอบงานอื่นๆได้ไม่ว่าจะเป็นแผนกใดในองค์กรก็ตาม ซึ่งสามารถวิเคราะห์การทำ RPA เข้าไปช่วยโดยกระบวนการที่เรียกว่า “การคัดเลือกกระบวนการที่เหมาะสม” หรือที่เรียกว่า “Process Discovery & Assessment” ซึ่งจะช่วยวางแผนการนำเข้าไปใช้งานและคำนวณ ROI ให้ได้อีกด้วย มาดูตัวอย่างแผนกต่างๆ ที่นำ RPA เข้าไปใช้งานด้านล่างนี้ 

1. Human Resources (HR) 

การนำ RPA เข้ามามีส่วนร่วมในงานด้านทรัพยากรบุคคลช่วยให้รวบรวมข้อมูลได้ถูกต้องและแม่นยำมากขึ้น ตรวจสอบข้อมูลและความถูกต้องได้ ซึ่ง HR จะสามารถดำเนินงานได้รวดเร็วขึ้นเมื่อมีระบบอัตโนมัติเข้ามาช่วยงานทำให้พนักงาน มีเวลาเพิ่มขึ้นที่จะเรียนรู้งานอื่นๆ ที่ต้องใช้ทักษะมากกว่างานข้อมูลเอกสารที่ต้องทำซ้ำๆ 

การนำ RPA เข้ามามีส่วนร่วมในงาน HR มีดังนี้ 

1.การจ้างงาน กระบวนการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ ผู้เชี่ยวชาญด้าน HR ควรจัดการงาน เช่น การสร้างบัญชีผู้ใช้ และที่อยู่อีเมลใหม่ ทำให้สามารถเข้าถึงไฟล์ แอปพลิเคชัน และอุปกรณ์ไอทีได้ทันที  Robot RPA สามารถตัดสินใจโดยใช้เงื่อนไขตามที่ตั้งไว้ได้  

2.การจัดหาผู้สมัคร ช่วยการคัดกรอง CV และการคัดเลือกผู้สมัครอาจเป็นงานที่ต้องใช้เวลามากที่สุด ที่สำคัญยังสามารถนำ OCR เข้ามาช่วยอ่านประวัติเอกสารที่อยู่ในรูปแบบ Image หรือ PDF ได้อีกด้วย 

3.การตรวจสอบประวัติการจ้างงาน สามารถตรวจสอบข้อมูลของผู้สมัครสอบสัมภาษณ์ รวบรวมข้อมูลประวัติพนักงาน สามารถตั้งค่าสถานะผู้สมัครในการตรวจสอบประวัติการจ้างงานได้ 

4.การนัดสัมภาษณ์ผู้สมัคร  ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกัน เช่น ระบบ AI แบบปฏิทินหรือแบบสนทนา ช่วยให้บริษัทจัดการสัมภาษณ์ได้อย่างง่ายดาย  

5.จัดการจดหมายตอบรับ การนำ Robot RPA เข้ามามีส่วนร่วมในงานสามารถรวบรวมข้อมูล สร้างจดหมายนำเสนอ และตรวจสอบเอกสารที่ส่งคืน ดำเนินการส่งจดหมายเสนอได้เร็วกว่ามนุษย์ ยกตัวอย่าง SAP Intelligent RPA (IRPA) ลดเวลาการสร้างจดหมายเสนอเป็น 1 นาทีจาก 15 นาที 

6.การรวบรวมข้อมูล ช่วยในการจัดและรวบรวมข้อมูลที่อาจจะอยู่กระจัดกระจายให้เป็นระเบียบได้ 

7.เปลี่ยนแปลงบุคลากร เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงบุคลากรจะสามารถจัดการข้อมูลได้รวดเร็วด้วยระบบ RPA ได้อย่างรวดเร็ว

2. Insurance 

การนำ RPA เข้ามามีส่วนร่วมในการทำงานสามารถเชื่อมช่องว่างระหว่างระบบประกันแบบเดิมๆ จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานซึ่งองค์กรสามารถใช้ Application Programming Interface (API) ในการเชื่อต่อ สร้าง Workflow ด้วย RPA จากนั้นจะเกิดการทำงานอัตโนมัติแบบ End-to-End 

การนำระบบ RPA เข้ามามีส่วนร่วมในงาน Insurance มีดังนี้ 

1. การรับประกันภัย ผู้จำหน่ายต้องวิเคราะห์แหล่งข้อมูลที่หลากหลาย เพื่อกำหนดความเสี่ยง  และนโยบายที่เหมาะสมกับความต้องการของลูกค้า การนำ Robot RPA เข้ามามีส่วนร่วมสามารถรวบรวมข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายใน และภายนอกได้โดยอัตโนมัติ พร้อมทั้งยังนำเสนอบน Dashboard ส่วนกลางเพื่อการตัดสินใจที่รวดเร็วยิ่งขึ้นได้อีกด้วย 
2. การช่วยเหลือด้านคอลเซ็นเตอร์ พนักงานดิจิทัลสามารถสนับสนุนผู้ที่สนับสนุนลูกค้าได้ตลอดเวลาและสามารถรับลูกค้าพร้อมกันได้จำนวนมาก 
3. การจัดการฟอร์มลงทะเบียน RPA และ OCR Software จะช่วยอ่านตัวหนังสือจากเอกสารกระดาษที่ถูกสแกนและแสกนเฉพาะข้อมูลที่ต้องการด้วย OCR และ RPA โดยไม่จำเป็นต้องใช้พนักงานเข้ามากรอก เพิ่มความรวดเร็วในการทำงานได้ดีเยี่ยม 

3.Financial Services  

การนำ RPA เข้ามามีส่วนร่วมในงานด้านบริการทางการเงินสามารถลดระยะเวลาได้อย่างเห็นได้ชัด เมื่อนำเข้ามาใช้ในการทำสินเชื่อจะสามารถปรับราคาสินเชื่อบ้านจาก 45 นาทีเหลือ 1 นาทีเท่านั้น โดย RPA จะทำการตรวจสอบสิทธิ์ของลูกค้าอย่างรวดเร็วตามข้อมูลที่มี หากต้องการปรับราคาเงินกู้ แนะนำราคาพิเศษ ก็จะช่วยร่างอีเมล เพื่อแนะนำข้อเสนอต่างๆ ได้ ซึ่งระบบอัตโนมัตินี้ช่วยลดการใช้แรงงานคน 400,000 ชั่วโมงให้กับพนักงานได้เลยทีเดียว 

4. Logistics 

ระบบอัตโนมัติ RPA จะเข้ามาช่วยงานด้าน Logistics ได้ซึ่งจะช่วยบันทึกข้อมูลแบบอัตโนมัติโดยการดึงข้อมูลที่สำคัญจากอีเมล จากนั้นนำไปใช้กับโปรไฟล์ลูกค้าเพื่อประมวลผลการชำระเงิน จัดการคำสั่งซื้อ และติดตามความคืบหน้าและยังช่วยในการวิเคราะห์ได้อีกด้วย 

ดังนั้น RPA ไม่ใช่เพียงหุ่นยนต์ แต่ RPA คือ ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมที่สามารถกำหนดเงื่อนไขได้ตามที่ต้องการ เข้ามามีส่วนร่วมในการทำงานในรูปแบบเดิมๆ ปรับการทำงานให้เป็นระบบ Automation ลดความผิดพลาดจากพนักงาน เพิ่มเวลาให้กับพนักงานได้ทำงานที่สำคัญมากขึ้นเพิ่มประสิทธิภาพให้กับองค์กรธุรกิจได้ทุกประเภทธุรกิจได้เป็นอย่างดี