ปลดล็อค Self-service Analytics ด้วย Power BI และ SAP Business One

Power BI แก้ปัญหานี้ได้ยังไง

หลักคิดง่าย ๆ คือ ให้แต่ละระบบทำในสิ่งที่มันถนัด

SAP Business One ถนัดเรื่อง เก็บข้อมูล ยอดขาย สต๊อก ลูกหนี้ เจ้าหนี้ มันบันทึกไว้ครบถ้วน ถูกต้อง ย้อนหลังได้ ตรงนี้มันทำดีอยู่แล้ว ไม่ต้องแก้อะไร

Power BI ถนัดเรื่อง เอาข้อมูลมาสรุปและแสดงผล จัดรูปให้อ่านง่าย ทำกราฟ เปรียบเทียบตัวเลข จับจุดผิดปกติ

สองตัวนี้ทำงานคนละหน้าที่ ไม่ได้มาแทนกัน แต่เสริมกัน และถ้าบริษัทใช้ SAP Business One อยู่แล้ว มีข้อมูลพร้อม สามารถเริ่มได้เลยโดยไม่ต้องลงทุนระบบใหม่

วิธีเริ่มต้น Self-Service Analytics แบบเป็นขั้นตอน

ขั้นที่ 1: เริ่มวันนี้ด้วยสิ่งที่มีอยู่แล้ว

ขั้นตอนแรกไม่ต้องรอโครงการใหญ่ ไม่ต้องขอสิทธิ์พิเศษ และไม่ต้องแก้ระบบอะไรใน SAP Business One :

1. Export ข้อมูลจาก SAP Business One ออกมาเป็น Excel
2. นำไฟล์เข้า Power BI Desktop ผ่านเมนู Get Data
3. จัดระเบียบข้อมูลโดยคลิกเลือกบนหน้าจอ ไม่ต้องเขียนโค้ด ไม่ต้องเขียน SQL และที่สำคัญคือ ทุกขั้นตอนที่คลิก ระบบจำไว้ให้ เช่น “ลบแถวนี้” “เปลี่ยนรูปแบบวันที่” “กรองเอาเฉพาะรายการที่ต้องการ” ไม่ต้องเขียนโค้ดสักบรรทัด และ ทุกขั้นตอนที่คลิก ระบบจะจำไว้ให้
4. สร้างกราฟหรือแดชบอร์ดเพื่อดูภาพรวม

ครั้งถัดไป เพียง export ไฟล์ใหม่จาก SAP Business One ทับที่เดิม แล้ว กด Refresh ระบบจะทำตามลำดับขั้นตอนที่บันทึกไว้ให้เองทั้งหมด งานที่เคยใช้เวลา 30 นาที เหลือเพียงไม่กี่วินาที

ขั้นที่ 2: เชื่อมต่อ SAP Business One โดยตรง

พอทีมเริ่มคุ้นเคยแล้ว จะเห็นว่าเหลืองานที่ทำด้วยมืออยู่อีกจุดหนึ่ง นั่นคือการ export ไฟล์ทุกครั้ง

ขั้นนี้แก้ได้ครับ SAP Business One เก็บข้อมูลอยู่ในฐานข้อมูลที่ Power BI ต่อเข้าไปอ่านได้โดยตรง (รองรับทั้ง SAP HANA และ SQL Server) แค่ตั้งค่าตัวเชื่อมต่อครั้งเดียว หลังจากนั้น รายงานจะอัปเดตเองตามเวลาที่ตั้งไว้ ไม่มีใครต้อง export ไฟล์อีก

ขั้นนี้ต้องทำร่วมกับทีม IT หรือที่ปรึกษาที่รู้จักโครงสร้างข้อมูลของ SAP Business One นะครับ เพราะต้องกำหนดว่าใครเห็นข้อมูลอะไรได้บ้าง ขั้นตอนนี้จึงเป็นขั้นตอนที่ทีม IT วางรากฐานให้ แล้วพนักงานฝ่ายต่าง ๆ ต่อยอดเองได้ ไม่ใช่ต่างคนต่างทำ

แล้วทำไมถึงไม่ทำการวิเคราะห์บน Excel?

ถึงตรงนี้หลายคนอาจสงสัยว่า ขั้นที่ 1 ทั้งหมดนั้นทำใน Excel ก็ได้ไม่ใช่หรือ คำถามนี้ตรงประเด็นที่สุด เพราะ Excel เองก็มี Power Query ในตัวมาตั้งแต่ Excel 2016 ตั้งลำดับขั้นตอนทำความสะอาดข้อมูลแล้วกด Refresh ซ้ำได้เหมือนกัน

ถ้าจะเลือกเครื่องมือให้ถูก ต้องดูที่สี่เรื่องที่ Excel ทำไม่ได้ หรือทำได้แต่ไม่คุ้ม:

1. ตั้งเวลาให้รายงานอัปเดตเอง: Power BI ตั้งเวลาได้ เช่น ทุกเช้า 7 โมง ข้อมูลอัปเดตใหม่รอไว้เลย ไม่ต้องมีใครเปิดไฟล์ (Pro ตั้งได้ 8 ครั้ง/วัน, Premium ได้ 48 ครั้ง/วัน) แต่ Excel ต้องมีคนเปิดไฟล์แล้วกด Refresh เอง
2. ทุกคนดูข้อมูลชุดเดียวกัน: Power BI เก็บรายงานไว้ที่เดียว อัปเดตพร้อมกันทั้งออฟฟิศ ไม่มีปัญหาว่าไฟล์ไหนเป็นเวอร์ชันล่าสุด ไม่ต้องส่ง report_final_v3 วนอยู่ในอีเมลอีก
3. คนละคนเห็นข้อมูลคนละส่วนได้: เช่น เซลส์ภาคเหนือเปิดรายงานเดียวกับเซลส์ภาคใต้ แต่เห็นแค่ตัวเลขเขตของตัวเอง (ฟีเจอร์นี้เรียกว่า Row-Level Security ตั้งได้จาก Power BI Desktop เท่านั้น)
4. รองรับข้อมูลเยอะกว่า: Excel จำกัดที่ประมาณ 1 ล้านแถวต่อชีต แต่ Power BI รองรับได้หลายสิบล้านแถวโดยยังเปิดได้เร็ว เพราะมันบีบอัดข้อมูลด้วยวิธีที่ฉลาดกว่า

สรุปสั้น ๆ: ถ้ารายงานนั้นทำครั้งเดียวจบ ดูคนเดียว Excel พอ ไม่ต้องไปยุ่งกับอะไรเพิ่ม แต่ถ้าต้องทำซ้ำเป็นประจำ มีหลายคนต้องดูด้วย Power BI คุ้มกว่าตั้งแต่เดือนแรก

คำถามที่พบบ่อย

ถ้าทุกคนดึงข้อมูลเองได้ ตัวเลขจะยังตรงกันหรือไม่?

ตรงกันมากกว่าเดิมด้วยซ้ำครับ เพราะตอนนี้แต่ละแผนก export ไฟล์ไปทำสูตรของตัวเองใน Excel คนละไฟล์คนละสูตร ตัวเลขเลยไม่ตรงกัน

แต่ถ้าใช้ Power BI จะมี ต้นฉบับเดียว ที่ตกลงกันแล้วว่า “ยอดขาย” นับยังไง รวมภาษีหรือเปล่า ตัดยอดคืนสินค้าตรงไหน ทุกคนดูจากต้นฉบับเดียวกัน แต่จะดูมุมไหนก็แยกได้ตามใจ

ทีม IT จะมีบทบาทอย่างไรต่อไป?

IT จะเปลี่ยนจาก คนรับออเดอร์ทำรายงาน เป็น คนวางโครงสร้าง แทนครับ

งานดึงรายงานง่าย ๆ ที่เคยเข้าคิวจะลดลง IT เลยมีเวลาไปทำเรื่องที่สำคัญกว่า เช่น ดูแลความปลอดภัยข้อมูล วางโมเดลข้อมูลกลาง หรือเชื่อมข้อมูลหลายระบบเข้าด้วยกัน ส่วนรายงานที่ซับซ้อนจริง ๆ ก็ยังเป็นงาน IT เหมือนเดิม

จำเป็นต้องเขียนโค้ดเป็นหรือไม่?

ไม่ต้องครับ จัดระเบียบข้อมูลใช้การคลิกเลือกบนหน้าจอทั้งหมด ส่วนสูตรคำนวณ (เรียกว่า DAX) หน้าตาคล้ายสูตร Excel ที่คุ้นเคยอยู่แล้ว เช่น SUM, AVERAGE, IF แค่เขียนคนละที่

ถ้าสนใจ เริ่มยังไงดี

ลองเช็คกับทีมก่อนว่า:

1. มีรายงานอะไรที่ทำซ้ำ ๆ จาก SAP Business One ทุกสัปดาห์หรือทุกเดือน? เช่น ยอดขาย สต๊อก อายุลูกหนี้
2. แต่ละรายงานใช้เวลาเตรียมกี่นาที? เอาตัวเลขนี้คูณจำนวนครั้งต่อปี นั่นคือเวลาที่ทีมจะได้คืน
3. มีกี่คนที่ต้องดูตัวเลขชุดเดียวกัน? ยิ่งหลายคน ยิ่งคุ้ม

ถ้าคำตอบคือ “มี ใช้เวลาเยอะ และหลายคนต้องดู” ก็ถึงเวลาพิจารณาครับ

เส้นทางสู่ Self-Service Analytics แบบเป็นระบบ

สำหรับองค์กรที่อยากเริ่มอย่างมีทิศทาง คอร์สอบรม Power BI สำหรับองค์กรของ ZyGen ใช้เวลา 3 วัน ออกแบบมาสำหรับผู้เริ่มต้นที่ไม่มีพื้นฐานการเขียนโปรแกรม:

• วันที่ 1 — พื้นฐาน Power BI: การนำเข้าและจัดการข้อมูล, การสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตาราง (Data Modeling), และการคำนวณด้วย DAX
• วันที่ 2 — หลักการเล่าเรื่องด้วยข้อมูล (Data Storytelling): การเลือกประเภทกราฟ และการสร้างแดชบอร์ดแบบโต้ตอบได้
• วันที่ 3 — เทคนิคขั้นสูง: การปรับแดชบอร์ดให้เร็วขึ้น, การกำหนดสิทธิ์ความปลอดภัยของข้อมูล, และการวางแผนนำไปใช้จริงในองค์กร

70% ของเวลาเรียนทั้งหมดคือการลงมือทำกับข้อมูลจริงขององค์กรผู้เรียนเอง ไม่ใช่การฟังทฤษฎี จบคอร์สแล้วมีแดชบอร์ดที่ใช้งานได้จริงติดมือกลับไปทันที พร้อมใบประกาศนียบัตร และการให้คำปรึกษาหลังคอร์สฟรี 2 ชั่วโมง

📎 ดูรายละเอียดคอร์ส: zygencenter.com/th/best-course-power-bi-training

ถ้าคุณกำลังมองหาวิธีที่ช่วยลดภาระงานในการทำรายงานก่อนการประชุมในทุกอาทิตย์ ทีม Business Analytic ของ ZyGen สามารถช่วยให้คำปรึกษา และมีบริการฝึกสอนพนักงานทั่วไป ให้สามารถทำ Analytics อย่างง่ายเพื่อใช้งานเองได้ตามความต้องการ

หากสนใจบริการฝึกสอนพนักงานใช้ Power BI
สามารถกรอกฟอร์มข้างล่างเข้ามาปรึกษาได้เลยครับ