ต้นทุน Virtual Office เทียบกับออฟฟิศจริงสำหรับทีมไฮบริด ต่างกันแค่ไหน

Virtual Office มีต้นทุนที่ผูกกับจำนวนผู้ใช้ต่อเดือนล้วนๆ ไม่มีค่าเช่าคงที่ ไม่มีค่า fit-out หรือ งานตกแต่งและติดตั้งระบบภายในอาคาร ก้อนใหญ่ และไม่มีสัญญาผูกมัดหลายปี ขณะที่ออฟฟิศจริงในกรุงเทพยังมีต้นทุนคงที่เหล่านี้อยู่เต็มรูปแบบ ไม่ว่าพนักงานจะเข้ามานั่งทุกวันหรือไม่ก็ตาม สำหรับทีมที่ทำงานแบบไฮบริด อยู่แล้ว ความต่างของโครงสร้างต้นทุนสองแบบนี้คือสิ่งที่ตัดสินว่าจะจัดงบประมาณพื้นที่ทำงานปีหน้าอย่างไรให้คุ้มค่าที่สุด

Hybrid Work ทำให้ต้นทุนออฟฟิศขององค์กรยังคุ้มค่าอยู่หรือไม่? 

มีความเป็นไปได้สูงว่าใช่ เพราะสัญญาเช่าและขนาดพื้นที่ส่วนใหญ่ถูกกำหนดไว้ตั้งแต่ก่อนที่ทีมจะเปลี่ยนมาทำงานแบบ Hybrid และพื้นที่ที่เช่าไว้ไม่ได้หดตามจำนวนคนที่เข้าออฟฟิศจริงโดยอัตโนมัติ ทีม 100 คนที่มี 30 คนทำงานจากบ้านเป็นหลัก 40 คนเข้าออฟฟิศ 3 วันต่อสัปดาห์ และอีก 30 คนเดินทางบ่อย มีหน้าตาไม่เหมือนทีม 100 คนแบบดั้งเดิมเลย การเช่าพื้นที่ตามกฎเดิมจึงจบลงที่สองทาง คือพื้นที่เกินความจำเป็นและต้นทุนคงที่สูงเกินไป หรือพื้นที่ไม่พอในวันที่คนเข้ามาพร้อมกัน 

สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ ความไม่พอดีนี้ไม่ได้เกิดแค่จุดเดียว แต่ทวีคูณตามจำนวนสาขาหรือชั้นสำนักงานที่มีอยู่ ถ้าแต่ละสาขามีช่องว่างระหว่างพื้นที่ที่เช่ากับพื้นที่ที่ใช้จริงอยู่ที่ 20-30% ต้นทุนส่วนเกินนั้นจะคูณเข้าไปกับทุกสาขาพร้อมกัน และเนื่องจากสัญญาเช่าของสำนักงานเกรด A/B ทั่วไปมักผูกมัด 2-3 ปีขึ้นไป การประเมินขนาดพื้นที่ผิดในปีนี้จะกลายเป็นต้นทุนที่แก้ไขไม่ได้จนกว่าจะถึงรอบต่อสัญญาครั้งถัดไป 

ข้อมูลตลาดสนับสนุนว่านี่ไม่ใช่แค่ความกังวลของบริษัทใดบริษัทหนึ่ง ตั้งแต่ปี 2023 เป็นต้นมา อาคารสำนักงานหลายแห่งในกรุงเทพรายงานอัตราการเข้าใช้พื้นที่ (occupancy) ที่ลดลงต่ำกว่า 70% จนต้องปรับลดค่าเช่าลงถึง 25% ตามข้อมูลจาก IWG ผู้ให้บริการพื้นที่สำนักงานรายใหญ่ ขณะเดียวกันตลาดยังมีแนวโน้ม “flight to quality” ที่หลายองค์กรย้ายจากเกรด B ไปเกรด A เพื่อภาพลักษณ์ แม้อัตราการใช้งานจริงจะไม่ได้สูงขึ้นตาม ซึ่งหมายความว่าต้นทุนคงที่ต่อพื้นที่มีแนวโน้มสูงขึ้น ในขณะที่การใช้งานจริงกลับลดลง 

ต้นทุนที่ทีม Hybrid ต้องแบกอยู่ทุกเดือนไม่ว่าคนจะมานั่งเต็มออฟฟิศหรือไม่ ได้แก่ค่าเช่ารายเดือน ค่า fit-out ที่ผ่อนจ่ายในรูปสัญญาเช่า ค่าน้ำค่าไฟและค่าส่วนกลาง รวมถึงภาระสัญญาผูกมัดหลายปีที่ทำให้ปรับขนาดพื้นที่ตามหัวคนจริงไม่ได้ สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีคณะกรรมการดูแลเรื่องอสังหาริมทรัพย์/workplace strategy โดยเฉพาะ ตัวเลขอัตราการใช้งานจริงจึงกลายเป็นข้อมูลที่ถูกขอดูก่อนตัดสินใจต่อสัญญาเช่าทุกครั้งมากขึ้นเรื่อยๆ ไม่ใช่แค่ดูจากงบประมาณปีก่อนอย่างเดียว 

ออฟฟิศจริงในกรุงเทพต้นทุนเท่าไรต่อเดือน 

ออฟฟิศเกรด A ในย่าน CBD ของกรุงเทพคิดค่าเช่าประมาณ 900–1,500 บาทต่อตารางเมตรต่อเดือนขึ้นไป ส่วนออฟฟิศเกรด B อยู่ที่ประมาณ 600–850 บาทต่อตารางเมตรต่อเดือน ตัวเลขนี้ยังไม่รวมค่า fit-out และค่าส่วนกลาง

ตัวอย่างที่ชัดเจนกว่านั้นคือสัญญาเช่าพื้นที่ 200 ตารางเมตรในตึกเกรด A ย่าน CBD ทั่วไป มีค่าเช่าราว 200,000–300,000 บาทต่อเดือน บวกค่า fit-out ก้อนใหญ่อีก 1.5–2.5 ล้านบาท และต้องผูกสัญญา 3 ปี พร้อมค่าน้ำค่าไฟและค่าส่วนกลางแยกต่างหาก ทางเลือกแบบพื้นที่ทำงานยืดหยุ่น (flexible workspace) ให้พื้นที่ขนาดเดียวกันในต้นทุนต่อเดือนราวครึ่งหนึ่งถึงสองในสามของราคานี้ ไม่มีค่า fit-out ไม่ผูกสัญญาหลายปี และรวมค่าน้ำค่าไฟไว้แล้ว ส่วนห้องประชุมแบบจ่ายตามการใช้งานจริงอยู่ที่ประมาณ 500–2,000 บาทต่อชั่วโมง จุดที่ทีมไฮบริด มักเริ่มคุ้มค่ากับพื้นที่แบบยืดหยุ่นมากกว่าสัญญาเช่าระยะยาวอยู่ที่ประมาณ 15–25 คน ต่ำกว่านีflexible workspaceมักคุ้มกว่าแทบทุกกรณี 

ผู้ให้บริการ flexible workspace ในกรุงเทพฯ อย่าง Regus คิดค่าที่นั่งแบบสำนักงานส่วนตัวเริ่มต้นที่ประมาณ 100 บาทต่อคนต่อวัน (อิงสัญญา 24 เดือน) หรือคิดเป็นประมาณ 3,000 บาทต่อคนต่อเดือนหากใช้งานเต็มเดือน ซึ่งใกล้เคียงกับตัวเลขโต๊ะทำงานแบบ hot desk ที่กล่าวถึงข้างต้น ราคานี้ครอบคลุมค่าน้ำค่าไฟ ทำความสะอาด และอินเทอร์เน็ตไว้แล้วโดยไม่มีค่า fit-out เพิ่มเติม และไม่มีระยะเวลาผูกสัญญาขั้นต่ำ 

Virtual Office มีโครงสร้างต้นทุนต่างจากออฟฟิศจริงตรงไหน

Virtual Office คิดค่าใช้จ่ายต่อผู้ใช้ต่อเดือน ไม่มีค่าเช่าคงที่ ไม่มีค่า fit-out ก้อนใหญ่ และไม่ต้องผูกสัญญาหลายปีเหมือนออฟฟิศจริง ต้นทุนจะขยับขึ้นลงตามจำนวนคนที่ใช้งานจริงในเดือนนั้น ไม่ใช่ตามขนาดพื้นที่ที่เช่าไว้ล่วงหน้า 

สิ่งสำคัญคือ Virtual Office ไม่ได้มีไว้แทนที่ออฟฟิศจริงทั้งหมด แต่ช่วยตัดต้นทุนคงที่ในส่วนที่ไม่จำเป็นออกจากสมการ สำหรับทีมที่ทำงานแบบไฮบริดอยู่แล้ว องค์กรยังคงพื้นที่จริงไว้สำหรับวันที่ต้องเข้าออฟฟิศหรือพบลูกค้า และใช้ Virtual Office รองรับงานประจำวัน การประชุมทีม และการอบรม ซึ่งไม่จำเป็นต้องมีคนมานั่งพร้อมกันในสถานที่เดียวกันจริงๆ 

ตัวอย่างตัวเลขเปรียบเทียบ สำหรับทีมไฮบริด 100 คน 

ทีมไฮบริด ขนาด 100 คนถ้าเช่าพื้นที่ออฟฟิศเกรด B แบบเต็มจำนวน (คำนวณที่ประมาณ 6 ตารางเมตรต่อคน หรือราว 600 ตารางเมตร) ที่ 750 บาทต่อตารางเมตร จะมีค่าเช่าอยู่ที่ประมาณ 210,000 บาทต่อเดือน บวกค่า fit-out ก้อนแรกอีกหลักล้านบาท (อิงจากอัตราส่วน fit-out ต่อพื้นที่ในตัวอย่างสัญญาเกรด A ข้างต้น) และต้องผูกสัญญาต่อเนื่องหลายปี 

Virtual Office สำหรับทีมเดียวกันคิดค่าใช้จ่ายในหลักหมื่นบาทต่อเดือน เพราะเป็นค่าบริการต่อหัวโดยไม่มีค่า fit-out และไม่มีสัญญาผูกมัด องค์กรจึงนำงบส่วนที่เหลือไปใช้กับพื้นที่จริงเฉพาะขนาดที่จำเป็นจริงในแต่ละวัน แทนที่จะจ่ายเต็มจำนวนสำหรับที่นั่งที่ว่างเปล่าในวันที่ทีมกระจายกันทำงาน ตัวเลขนี้เป็นตัวอย่างประกอบเพื่อให้เห็นสัดส่วนของต้นทุน ไม่ใช่ราคาที่ตายตัว เพราะขึ้นอยู่กับทำเลออฟฟิศ ขนาดพื้นที่ต่อคน และแพ็กเกจของผู้ให้บริการแต่ละราย 

ตารางด้านล่างเทียบสองแนวทางสำหรับทีมไฮบริด 100 คนแบบเดียวกัน คือคงขนาดออฟฟิศไว้เท่าเดิมสำหรับรองรับวันที่ทุกคนเข้าออฟฟิศพร้อมกัน กับการลดขนาดออฟฟิศให้เหลือเท่าจำนวนคนที่เข้าจริงเฉลี่ยต่อวัน แล้วเสริมด้วย Virtual Office สำหรับส่วนที่เหลือ

ตัวเลขในตารางเป็นตัวอย่างประกอบเพื่อให้เห็นทิศทางของต้นทุน ไม่ใช่ราคาที่ใช้ได้กับทุกองค์กร เพราะขึ้นอยู่กับทำเล ขนาดทีมจริง และสัดส่วนวันที่พนักงานเข้าออฟฟิศ 

นอกจากประหยัดต้นทุน วัดผลตอบแทนของ Virtual Office ให้ผู้บริหารเห็นภาพได้อย่างไร 

Virtual Office ส่วนใหญ่มีระบบหลังบ้านที่ดึงข้อมูลการใช้งานออกมาเป็นตัวเลขให้ฝ่ายบริหารดูได้โดยตรง ไม่ต้องรอ HR มานั่งสรุปมือ ข้อมูลที่มักดึงออกมาได้มีดังนี้ 

• จำนวนผู้เข้าใช้พื้นที่รายวัน แยกตามอีเมลผู้ใช้งาน 
• รายงานช่วงเวลาที่ export ได้ ว่าใครเข้า-ออกเวลาใด และใช้เวลารวมเท่าไรในแต่ละช่วง 
• การใช้งานแยกตามผังพื้นที่ย่อย เช่น ห้องประชุมหรือโซนกิจกรรม 
• จำนวนผู้ใช้ห้องแชท ทั้งแบบสาธารณะและส่วนตัว 
• การมีปฏิสัมพันธ์กับจุดกิจกรรมที่ตั้งไว้ในพื้นที่ ซึ่งบอกระดับ engagement ได้ 
• สัดส่วนอุปกรณ์ที่ใช้เข้าถึงพื้นที่ ระหว่างคอมพิวเตอร์กับมือถือ 

ตัวเลขเหล่านี้คือสิ่งที่ผู้จัดการหรือ HR นำไปทำเป็นสรุปสั้นๆ เสนอผู้บริหารได้ทันที แทนที่จะต้องตอบคำถามเรื่องความคุ้มค่าด้วยความรู้สึกล้วนๆ พื้นที่แบบกำหนดเองให้ตรงกับแบรนด์องค์กรก็มักพร้อมใช้งานได้ภายใน 1-2 วัน ซึ่งช่วยให้เริ่มเก็บข้อมูลการใช้งานจริงได้เร็วตั้งแต่สัปดาห์แรก 

เช็กลิสต์สั้นๆ ก่อนตัดสินใจเลือก Virtual Office 

ก่อนเลือก Virtual Office ให้ทีมไฮบริด ควรตรวจสอบประเด็นต่อไปนี้ให้ครบก่อนเซ็นสัญญา 

• การซัพพอร์ตหลังการใช้งาน มีทีมดูแลต่อเนื่องหรือปล่อยให้ทีมภายในดูแลระบบเอง 
• ความสามารถในการรองรับการขยายทีม รองรับผู้ใช้ได้กี่คนโดยไม่ต้องเปลี่ยนแพ็กเกจกะทันหัน 
• การเชื่อมต่อกับเครื่องมือที่ใช้อยู่แล้ว เช่นปฏิทินหรือแชทของทีม 
• ข้อมูลการใช้งานที่ export ได้จริง ไม่ใช่แค่กราฟดูเฉยๆ แต่ export เป็นรายงานไปใช้ต่อได้ 
• ความปลอดภัยของข้อมูล และความชัดเจนว่าใครเป็นเจ้าของข้อมูลการใช้งานที่เก็บไว้ 

คำถามที่พบบ่อย

ให้ ZyGen ช่วยประเมินให้เหมาะกับธุรกิจคุณ 

ตัวเลขในบทความนี้เป็นเพียงตัวอย่างประกอบให้เห็นภาพเท่านั้น ต้นทุนจริงของแต่ละองค์กรขึ้นอยู่กับทำเล ขนาดทีม และสัดส่วนวันที่พนักงานเข้าออฟฟิศ  

ทีม ZyGen ช่วยประเมินได้ว่าทีมของคุณควรลดขนาดออฟฟิศลงเท่าไร และ Virtual Office จะช่วยประหยัดต้นทุนได้จริงกี่บาทต่อเดือน พร้อมออกแบบพื้นที่ให้เหมาะกับรูปแบบการทำงานขององค์กรคุณโดยเฉพาะ ทักหาทีม ZyGen เพื่อขอคำปรึกษาหรือประเมินราคาเบื้องต้นได้เลยค่ะ