การจะทำให้ธุรกิจมีความสามารถในการแข่งขันในยุคดิจิทัล ไม่ใช่เพียงหาเทคโนโลยีใหม่ๆ เข้ามาเติมเต็ม แต่การปรับปรุงสิ่งที่มีอยู่แล้วอย่าง Business Process ให้เป็น Automation จะเป็นกลยุทธ์สำคัญที่ธุรกิจทุกขนาดไม่ควรมองข้าม เพราะการนำระบบอัตโนมัติเข้ามาใช้งานไม่เพียงช่วยลดขั้นตอนที่ซ้ำซ้อนและลด Human Error แต่ยังช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการดำเนินงาน และปลดล็อกศักยภาพที่ซ่อนอยู่ของธุรกิจ ซึ่งไม่เพียงช่วยยกระดับประสิทธิภาพในการดำเนินงาน แต่ยังช่วยกำจัด Pain Point และผลักดันให้องค์กรเติบโตอย่างยั่งยืนในระยะยาวอีกด้วย
หนึ่งในเครื่องมือที่ตอบโจทย์ คือ SAP Business One (SAP B1) ระบบ ERP ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้ธุรกิจสามารถบริหารจัดการข้อมูลและกระบวนการต่างๆ ได้อย่างเป็นระบบ พร้อมฟังก์ชัน Workflow ที่ช่วยสร้าง Condition กับ Workflow Process ในทุกขั้นตอน ตั้งแต่การอนุมัติเอกสาร การแจ้งเตือน ไปจนถึงการติดตามสถานะงานแบบ Real-time
บทความนี้จะพาคุณไปทำความรู้จักกับ SAP Business One และเจาะลึกถึงความสามารถของ SAP B1 Workflow ว่าเข้ามามีบทบาทในการยกระดับกระบวนการทำงานของธุรกิจอย่างไร พร้อมทั้งยกตัวอย่างการใช้งานจริง และแนะแนวทางเริ่มต้นใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ
SAP Business One คืออะไร
SAP Business One คือระบบ Enterprise Resource Planning (ERP) ที่ถูกออกแบบมาเพื่อธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SME) โดยเฉพาะ ด้วยฟังก์ชันที่ครบครันในการจัดการด้านการเงิน การขาย การซื้อ การควบคุมสต็อก และการวิเคราะห์ข้อมูล ช่วยลดความซับซ้อนในการดำเนินงานและเพิ่มประสิทธิภาพในทุกขั้นตอนของธุรกิจ ตั้งแต่การจัดการข้อมูลไปจนถึงการทำงานร่วมกันระหว่างแผนกต่างๆ
อีกทั้ง SAP Business One ยังสามารถรวมข้อมูลจากทุกแผนกไว้ใน Centralized Database ทำให้การวิเคราะห์ข้อมูลมีความแม่นยำและสามารถเข้าถึงได้อย่างรวดเร็ว การมีข้อมูลศูนย์กลางนี้ช่วยเพิ่มความโปร่งใส ลดข้อผิดพลาด และทำให้ธุรกิจมีความคล่องตัวในการตัดสินใจและดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
นอกจากนี้ SAP Business One ยังรองรับการสร้าง Workflow และ Business Rules เพื่อช่วยให้องค์กรสามารถออกแบบกระบวนการทำงานอัตโนมัติ (Workflow Automation) ได้ตามความต้องการ ลดความผิดพลาดจากการทำงานแบบ Manual และเพิ่มความคล่องตัวในการดำเนินงาน
ด้วยฟังก์ชันที่ครอบคลุมทั้งในด้านการจัดการทรัพยากร การดำเนินธุรกิจ และการวิเคราะห์ข้อมูล รวมถึงความสามารถในการสร้าง Workflow ที่ยืดหยุ่นและตอบโจทย์ธุรกิจ SAP Business One จึงเป็นทางเลือกที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมที่ต้องการระบบ ERP ในการช่วยยกระดับกระบวนการทำงานให้เป็นอัตโนมัติ และรองรับความท้าทายในอนาคตอย่างครบถ้วน
Workflow ใน SAP Business One
Workflow ใน SAP Business One เป็นฟังก์ชันที่ช่วยให้องค์กรสามารถวางแผน ควบคุม และติดตามกระบวนการทำงานภายในระบบได้อย่างเป็นระบบและอัตโนมัติ โดยผู้ใช้งานสามารถออกแบบขั้นตอนการทำงาน (Workflow Process) พร้อมกำหนด Condition ได้ตามโครงสร้างและลำดับขั้นตอนที่ต้องการ ตั้งแต่การอนุมัติเอกสาร การแจ้งเตือนผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง ไปจนถึงการกำหนดเงื่อนไขเฉพาะสำหรับแต่ละกระบวนการ
Key Component ของ Workflow ใน SAP Business One ประกอบไปด้วย
- Workflow Template
โครงร่างของกระบวนการทำงานที่สามารถกำหนดและ Customize ให้เหมาะสมกับแต่ละธุรกิจ โดยผู้ใช้งานสามารถสร้าง Template ที่ครอบคลุมทุกขั้นตอน ตั้งแต่เริ่มต้นจนจบกระบวนการ
- Condition & Trigger
การตั้ง Condition และ Trigger ให้ Workflow ทำงานโดยอัตโนมัติ เช่น การส่งแจ้งเตือนเมื่อมีการสร้างเอกสารใหม่ การเริ่มต้นกระบวนการอนุมัติเมื่อยอดเกินงบประมาณ หรือการแจ้งเตือนเมื่อสถานะคำสั่งซื้อเปลี่ยนแปลง
- Approval Process
กำหนดขั้นตอนและผู้อนุมัติ (Approver) ในแต่ละกระบวนการ เพื่อเพิ่มความปลอดภัยและความโปร่งใสในการดำเนินงาน ช่วยลดความล่าช้าและลดข้อผิดพลาดจากการทำงานแบบ Manual
- Notification & Alert
ระบบสามารถแจ้งเตือนผู้ใช้งานผ่านทางระบบ หรืออีเมลเมื่อเกิดเหตุการณ์ตามที่ตั้งค่าไว้ เพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องสามารถติดตามสถานะและดำเนินการได้อย่างทันท่วงที
- Real-time Monitoring
ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบสถานะของ Workflow ได้แบบ Real-time ผ่าน Dashboard หรือ Report ในระบบ ช่วยให้สามารถติดตามความคืบหน้าและแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว
SAP B1 Workflow ช่วยยกระดับธุรกิจได้อย่างไร
การนำ SAP B1 Workflow เข้ามาใช้งาน ถือเป็นการยกระดับกระบวนการทำงานของธุรกิจให้มีความเป็นระบบและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยมีบทบาทสำคัญในการช่วยลดความซับซ้อนของขั้นตอนการทำงาน เพิ่มความรวดเร็วในการดำเนินงาน และช่วยให้การบริหารจัดการข้อมูลเป็นไปอย่างแม่นยำและโปร่งใส ทั้งนี้ SAP B1 Workflow ยังช่วยสร้าง Value และประโยชน์ให้กับธุรกิจในหลายด้าน ดังนี้
- ลดข้อผิดพลาดจากการทำงาน Manual (Reduce Human Errors)
การตั้งค่า Workflow ช่วยลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดของบุคลากร เช่น การลืมอนุมัติเอกสาร หรือกรอกข้อมูลไม่ถูกต้อง เนื่องจากระบบจะดำเนินการตามเงื่อนไขและขั้นตอนที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน
- เพิ่มความโปร่งใสและสามารถตรวจสอบได้ (Transparency & Auditability)
ทุกขั้นตอนใน Workflow สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้อย่างชัดเจน ช่วยให้ผู้บริหารสามารถติดตามสถานะงาน และตรวจสอบความถูกต้องของกระบวนการทำงานได้ตลอดเวลา
- เพิ่มความรวดเร็วและความคล่องตัวในการดำเนินงาน (Operational Efficiency)
Workflow Automation ช่วยลดระยะเวลาการทำงาน ลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น และช่วยให้แต่ละแผนกสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นมากขึ้น
- สนับสนุนการตัดสินใจด้วยข้อมูลที่ถูกต้องและทันเวลา (Data-Driven Decisions)
ระบบแจ้งเตือนและข้อมูลสถานะ Workflow แบบ Real-time ช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ บนพื้นฐานของข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน
- รองรับการเติบโตของธุรกิจในอนาคต (Scalability & Flexibility)
SAP B1 Workflow สามารถปรับแต่งและขยายกระบวนการทำงานได้ตามความต้องการของธุรกิจ ช่วยให้ธุรกิจสามารถเติบโตและเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานได้อย่างยืดหยุ่น
- ลดต้นทุนและเพิ่มผลผลิต (Cost Reduction & Productivity Boost)
การทำงานที่เป็นระบบและอัตโนมัติช่วยลดภาระงานที่ไม่จำเป็น ลดต้นทุนด้านเวลาและทรัพยากร พร้อมเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน
ด้วยระบบ Workflow Automation ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยควบคุมขั้นตอนการทำงานและการอนุมัติต่างๆ ให้กลายเป็นระบบอัตโนมัติ SAP B1 Workflow จึงเป็นสินทรัพย์เชิงกลยุทธ์ (Strategic Asset) ที่ช่วยยกระดับธุรกิจอย่างแท้จริง และยังสร้าง Sustainable Competitive Advantage ด้วย Actionable Real-time Insights ที่แม่นยำและรวดเร็ว ทำให้ธุรกิจสามารถตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาด ลดต้นทุน เพิ่มผลผลิต และก้าวสู่ความสำเร็จในยุคดิจิทัล
ตัวอย่างเหตุการณ์การใช้งาน SAP B1 Workflow ในธุรกิจจริง
1. จัดการโอกาสทางการขายจากลูกค้าใหม่อย่างเป็นระบบ ด้วย SAP Business One Workflow
📌 Scenario
บริษัทของคุณได้รับโอกาสทางการขายจากลูกค้าใหม่ ฝ่ายขายเริ่มติดต่อเพื่อเก็บข้อมูล และตรวจสอบว่าสินค้าที่ลูกค้าต้องการมีอยู่ในคลังหรือไม่ จากนั้นจึงดำเนินการออกใบเสนอราคาผ่านระบบ SAP B1
ภาพนี้แสดงกระบวนการทำงานของฝ่ายขายในกรณีที่มีโอกาสทางการขายจากลูกค้าใหม่ โดยเริ่มจากพนักงานฝ่ายขายโทรติดต่อเพื่อเก็บข้อมูลและสอบถามความต้องการ (Make a Call) จากนั้นกระบวนการจะแยกออกเป็นสองทางคู่ขนาน ได้แก่ การเพิ่มข้อมูลลูกค้าใหม่ในระบบ SAP Business One (Add BP) ซึ่งเชื่อมโยงกับข้อมูล dataObject 1 และการตรวจสอบสินค้าคงคลังกับคลังสินค้า (Check Inventory) ซึ่งเป็นงานที่ไม่ได้ดำเนินการในระบบโดยตรง
เมื่อทั้งสองส่วนเสร็จสิ้น ระบบจะรวมขั้นตอนเข้าสู่การสร้างใบเสนอราคา (Quotation) ใน SAP ซึ่งเชื่อมโยงกับ dataObject 10 โดยใช้ BusinessObject ประเภท Quotation จากนั้นกระบวนการจะสิ้นสุด ถือเป็น Semi-automated Workflow ที่ช่วยให้ทีมขายดำเนินการตามลำดับขั้นตอนได้อย่างมีประสิทธิภาพและเชื่อมโยงข้อมูลในระบบได้อย่างเป็นระบบ
2. Workflow ตรวจสอบความพร้อมของสินค้า ก่อนตัดสินใจจัดส่งหรือต้องสั่งซื้อเพิ่ม
📌 Scenario
เมื่อบริษัทได้รับคำสั่งซื้อ (Purchase Order) จากลูกค้า ผู้จัดการฝ่ายขายจะต้องตรวจสอบก่อนว่ามีสินค้าคงคลังเพียงพอหรือไม่ หากมีสินค้าเพียงพอ ระบบจะดำเนินการจัดส่งสินค้าให้ลูกค้าทันที แต่หากสินค้าคงคลังไม่เพียงพอ ระบบจะดำเนินการสั่งซื้อสินค้าเพิ่มโดยอัตโนมัติ
ภาพนี้แสดงกระบวนการทำงานของระบบเมื่อมีการรับคำสั่งซื้อจากลูกค้า โดยเริ่มจากผู้จัดการฝ่ายขายสร้าง Sales Order ซึ่งเชื่อมโยงกับข้อมูลคำสั่งซื้อใน dataObject OR1 จากนั้นระบบจะดำเนินการตรวจสอบความเพียงพอของสินค้าคงคลังผ่าน Script Task ที่ชื่อว่า “Need to Purchase” ซึ่งจะเปรียบเทียบจำนวนสินค้าที่มีในสต๊อกกับยอดที่ลูกค้าสั่ง โดยผลลัพธ์จะถูกเก็บไว้ในตัวแปร needPurchase ภายใน dataObject do2
เมื่อถึงจุด Exclusive Gateway ระบบจะประเมินค่าตัวแปรดังกล่าวเพื่อเลือกเส้นทางที่เหมาะสม หาก needPurchase = 0 แสดงว่าสินค้ามีพอ ระบบจะส่งงานไปยังขั้นตอน Delivery เพื่อออกเอกสารจัดส่งสินค้า (dataObject 3) แต่หาก needPurchase = 1 ระบบจะเปลี่ยนไปยังขั้นตอนการสร้าง Purchase Order เพื่อเติมสินค้าจากผู้ขาย (dataObject 4) และกระบวนการจะสิ้นสุดเมื่อการดำเนินการในแต่ละกรณีเสร็จสมบูรณ์ ซึ่ง Workflow นี้ช่วยลดภาระในการตัดสินใจของผู้ใช้ โดยอาศัยตรรกะแบบอัตโนมัติ (Automated Logic) จาก Script และเงื่อนไขใน Gateway ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
จากตัวอย่างที่กล่าวมา จะเห็นได้ว่า SAP B1 Workflow ไม่ได้เป็นเพียงเครื่องมือในการกำหนดขั้นตอนการทำงานเท่านั้น แต่ยังเป็นตัวช่วยสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพ ลดความผิดพลาด และสร้างความชัดเจนในการทำงานข้ามฝ่าย ทั้งในมุมของฝ่ายขาย ฝ่ายคลังสินค้า ไปจนถึงฝ่ายจัดซื้อ โดย Workflow ช่วยให้ธุรกิจสามารถตอบสนองต่อโอกาสและความต้องการของลูกค้าได้รวดเร็ว แม่นยำ และเป็นระบบมากยิ่งขึ้น
แนวทางเริ่มต้นใช้งาน SAP B1 Workflow อย่างมีประสิทธิภาพ
การทำให้กระบวนการทำงานของธุรกิจเป็นอัตโนมัติคือการพัฒนาและปรับปรุงกระบวนการภายในองค์กรให้มีความคล่องตัวและประสิทธิภาพยิ่งขึ้น SAP B1 Workflow เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้กระบวนการต่าง ๆ ในองค์กรดำเนินไปอย่างรวดเร็วและลดข้อผิดพลาดจากการทำงานด้วยมือ ดังนั้น การเริ่มต้นใช้งาน SAP B1 Workflow อย่างมีประสิทธิภาพจึงต้องการการวางแผนอย่างรอบคอบเพื่อให้ระบบตอบโจทย์ธุรกิจได้ดีที่สุด
1. กำหนดเป้าหมายและความต้องการขององค์กร: เริ่มต้นด้วยการระบุเป้าหมายที่ชัดเจน เช่น การลดข้อผิดพลาดจากกระบวนการ Manual หรือการเพิ่มความรวดเร็วในการอนุมัติเอกสาร เพื่อให้การใช้งาน SAP B1 Workflow ตรงกับความต้องการขององค์กร และช่วยเสริมสร้างประสิทธิภาพในแต่ละแผนก
2. ออกแบบ Workflow ที่สอดคล้องกับกระบวนการทำงาน: พิจารณาการออกแบบ Workflow ให้เหมาะสมกับขั้นตอนการทำงานและเงื่อนไขที่จำเป็นในกระบวนการ เช่น การอนุมัติเอกสาร การแจ้งเตือน และการติดตามสถานะงาน เพื่อให้ Workflow สามารถขับเคลื่อนกระบวนการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและเหมาะสมกับธุรกิจ
SAP B1 Workflow จึงไม่ใช่แค่เครื่องมือเสริมในระบบ SAP Business One เท่านั้น แต่คือ “พลังขับเคลื่อนองค์กร” ที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถควบคุม ติดตาม และปรับปรุงทุกกระบวนการทำงานได้อย่างแม่นยำ อีกทั้งยังรองรับการเติบโตของธุรกิจ พร้อมรับมือทุกการเปลี่ยนแปลงในยุคดิจิทัล ถึงเวลาปลดล็อกศักยภาพที่แท้จริงขององค์กรคุณ เปลี่ยนทุกขั้นตอนให้กลายเป็นระบบอัตโนมัติ ด้วย SAP B1 Workflow
ปรึกษาเกี่ยวกับ SAP Business One เพื่อตอบโจทย์ธุรกิจของคุณ
ห้ามพลาด!
งานสัมมนาออนไลน์ “Next-Level Business: Optimize Your Business Process with SAP B1 Workflow & Automation”
พลิกโฉมธุรกิจสู่ยุคดิจิทัลด้วย SAP B1 Workflow และ Automation
หากคุณกำลังเผชิญกับความท้าทายในการบริหารจัดการข้อมูลที่กระจัดกระจาย ระบบที่ไม่เชื่อมต่อกัน หรือกระบวนการทำงานที่ยังต้องพึ่งพางาน Manual ต้องเข้ามาฟังงานนี้
Author: Mathurada W.
References:
– How-To Guide SAP Business One 9.0
– SAP Help Portal
– How to Optimize Business Processes with Workflow in SAP B1
– Work Flow Introduction Course