การจัดทำระบบ Automation หรือ การทำให้ระบบ Manual กลายเป็นอัตโนมัติ เข้ามามีบทบาทสำคัญในการสร้างกลยุทธ์ทางดิจิทัล โดยเฉพาะในองค์กรที่ต้องการทำ Digital Transformation หรือการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้กับกระบวนการและการจัดการต่างๆ ภายในองค์กร เปลี่ยนให้องค์กรแบบดั้งเดิมกลายเป็นดิจิทัลมากยิ่งขึ้น ซึ่งการทำ Automation ก็ถือเป็นหนึ่งในเช็คลิสต์ที่หลายองค์กรต้องมี เพราะเมื่อระบบกลายเป็นอัตโนมัติแล้ว องค์กรจะลดรายจ่ายไปได้ พนักงานมีเวลาไปโฟกัสกับงานที่ใช้ความสามารถและทักษะเพิ่มขึ้น โดยที่ไม่ต้องกังวลงานที่จะต้องทำแบบ Manual และงานที่ต้องทำซ้ำๆ ทุกวัน
แต่บางครั้งการทำ Automation นี้อาจจะกลายเป็นกับดักขององค์กรที่ไม่ได้จัดเตรียมและวางแผนการเปลี่ยนระบบเดิมให้กลายเป็นอัตโนมัติอย่างละเอียดมาก่อน ทำให้ต้องเจอกับสถานการณ์ที่เรียกกันว่า “Silo” ที่ทุกระบบและทุกส่วนงานทำงานแยกกัน และแทนที่ Automation จะเข้ามาช่วยทำให้การทำงานขององค์กรให้มีประสิทธิภาพ กลับเป็นตัวการที่จะลดประสิทธิภาพของการทำงานต่างๆ ลงและพนักงานต้องเหนื่อยเพิ่มขึ้น เพราะฉะนั้น เพื่อให้คุณและองค์กรไม่ติดกับดักการทำ Automation ทางไซเจ็นจึงขอยก 5 สิ่งสำคัญที่ควรจะต้องพิจารณาก่อนการทำ Automation เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ “ทำสำเร็จ มากกว่า ทำเสร็จ” ตามไปอ่านบทความกันได้เลย
Table of Contents
1. มีกลยุทธ์ที่ครอบคลุม
การทำ Automation จะช่วยพัฒนาการดำเนินงานของธุรกิจ กระบวนการการทำงาน เพิ่มประสบการณ์ที่มีคุณค่าให้กับลูกค้า และสร้างรากฐานที่พร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงในอนาคต เพื่อปรับตัวให้ตอบรับกับสถานการณ์ใหม่ๆ การเพิ่มความคิดสร้างสรรค์ให้กับธุรกิจ รวมถึงความสามารถในการยืดหยุ่นขององค์กรเมื่อเกิดข้อผิดพลาดในสภาพแวดล้อมปัจจุบันที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง
เพราะฉะนั้นองค์กรจำเป็นต้องมีความชัดเจนในเป้าหมาย สร้างกลยุทธ์ที่สามารถใช้ได้จริง รวมถึงความเข้มงวดที่จะดำเนินการตามขั้นตอนที่วางไว้จนประสบความสำเร็จ ซึ่งผู้บริหารจำเป็นต้องเข้ามามีส่วนร่วมในการเปลี่ยนแปลงครั้งนี้ด้วยเพื่อให้กลยุทธ์เป็นไปอย่างราบรื่นจนไปถึงการจัดทำระบบ Automation อย่างสมบูรณ์
2. มีการวัดผลระยะยาวแบบยั่งยืน
โปรแกรม Automation ที่ใช้ทางกลยุทธ์ทั่วไปมักถูกนำมาวัดผลสำเร็จกันด้วยตัวเลข เช่น จำนวนระบบที่ถูกเปลี่ยนให้เป็นอัตโนมัติ หรือจำนวนต้นทุนที่ประหยัดจากการทำ Automation ซึ่งการวัดผลแบบนี้ สุดท้ายแล้วมักจะวิเคราะห์ผลในระยะยาวคลาดเคลื่อน และต้องพบกับค่าใช้จ่ายในการดูแลด้านการดำเนินงานที่เกินกว่าที่กำหนดไว้
เพราะฉะนั้น การวัดผลระยะยาวแบบยั่งยืนต้องถูกสร้างผ่านการมองภาพกว้างของการทำงานในระยะยาว ทั้งในส่วนของกระบวนการต่างๆ และ Workflow ของทั้งหน้าบ้าน ส่วนกลาง และหลังบ้าน ที่เป็นส่วนประกอบเพื่อนำไปสู่การส่งมอบประสบการณ์ที่มีคุณภาพให้กับลูกค้า
3. ผู้นำดีมีชัยไปกว่าครึ่ง
ผู้นำทีมหรือหัวหน้างานในส่วนต่างๆ ของธุรกิจ บางส่วนให้การสนับสนุนการทำ Automation เพราะคำสั่ง ซึ่งมักเกิดขึ้นได้ในองค์กรที่มีการบริหารแบบ Top-Down
แต่การสนับสนุนเหล่านี้มักค่อยๆ หายไปหากไม่มีวิสัยทัศน์ที่ดีและเข้าใจระบบอัตโนมัติมาตั้งต้น หรือแม้แต่การตั้ง Value Proposition สำหรับทั้งภายในและภายนอกที่ไม่ถูกสื่อสารอย่างดีพอ รวมไปถึงแนวทางแบบชัดเจน ที่จะทำให้เกิดแนวคิดหรือมุมมองใหม่ที่มีต่อกระบวนการต่างๆ ในงานทุกส่วนขององค์กร
เช่นเดียวกับ ยุคก่อนหน้านี้ที่เป็นยุคเริ่มต้นของดิจิทัล ซึ่งทำให้เกิดตำแหน่งใหม่ๆ อย่าง Chief Digital Officer ขึ้นมา ดังนั้นการทำ Automation ขององค์กรก็ต้องการผู้นำที่เข้าใจอย่างถ่องแท้ เห็นถึงความสำคัญในการเปลี่ยนแปลง และมองอนาคตในทิศทางที่ถูกต้องพาทุกคนมุ่งไปสู่การเป็นองค์กรที่ขับเคลื่อนด้วย Automation
4. ปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมการทำงาน ตอบโจทย์การพัฒนาที่รวดเร็ว
Automation ไม่ได้เพียงแค่เปลี่ยนองค์ประกอบและกระบวนการทำงานของพนักงาน แต่ยังเปลี่ยนแปลงบทบาทหน้าที่ของพนักงาน ความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงาน ไปจนถึงวัฒนธรรมขององค์กรอีกด้วย เพราะฉะนั้น หากกำลังคิดว่า การปรับเปลี่ยนสิ่งต่างๆ แบบเงียบๆ อาจจะทำให้พนักงานไม่เข้าใจในสิ่งที่กำลังเกิดขึ้น วิธีการปรับเปลี่ยนที่ดีที่สุดอาจจะต้องสื่อสารและใช้วิธีเปลี่ยนในรูปแบบเชิงรุก สร้างวัฒนธรรมใหม่ด้วยการลงทุนกับการ Re-skill ให้พนักงานเพื่อให้พนักงานเห็นความสำคัญของการนำระบบเข้ามาช่วยงาน และพัฒนาให้พวกเขาสามารถตอบรับกับการเปลี่ยนแปลงในครั้งนี้ได้
5. Automation ในองค์กร ทำได้มากกว่าการประหยัดต้นทุน
จริงอยู่ที่ในยุคแรกๆ ของการมี Automation สาเหตุหลัก คือ การช่วยให้องค์กรสามารถประหยัดต้นทุนได้ แต่ปัจจุบันมีการวิเคราะห์ว่า การทำ Automation สามารถสร้างคุณค่าได้มากกว่านั้น ตัวอย่างเช่น การทำ Automation เพื่อการ Transform องค์กรก็จะสามารถทำให้ CEO และผู้บริหารเห็นถึงปัญหาต่างๆ ที่น่าสนใจ การเติบโตของรายได้ นวัตกรรมต่างๆ ความสามารถในการแข่งขัน ความเร็วในการทำกระบวนการต่างๆ ที่เร็วขึ้นหลายเท่า และความยืดหยุ่นที่เพิ่มขึ้นขององค์กร เป็นต้น ซึ่งระบบ Automation ในทางกลยุทธ์ที่ไม่ได้ถุกคิดมาอย่างรอบครอบอาจทำให้มองเห็นผลกระทบในวงแคบเท่านั้น
ระบบ Automation เพื่อการ Transform อย่างแท้จริงต้องสามารถทำหน้าที่เป็นเครื่องมือเฉพาะทาง และแพลตฟอร์มที่สามารถให้คุณค่าในระยะยาว สร้างผลลัพธ์ที่สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร และรายงานผลกระทบจากการใช้งาน Automation ได้อย่างเต็มรูปแบบ เกิดเป็นประโยชน์ที่ทำให้ระดับ CEO ผู้บริหารและหัวหน้าทีมต่างๆ สามารถนำไปต่อยอดทางธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ทุกคนคงพอทราบกันอยู่แล้วว่า การทำ Automation หรือ RPA สร้างประโยชน์ให้ธุรกิจได้มากมายมหาศาล อย่างที่ ZyGen ได้เคยนำเสนอหลายหลายบทความไปก่อนหน้านี้ เช่นในบทความ 8 ตัวอย่าง RPA สามารถนำมาปรับใช้ในองค์กรได้อย่างไร ให้มีประสิทธิภาพ เป็นต้น แต่การที่เราได้เรียนรู้เพิ่มเติมถึงสิ่งที่ควรทำก่อนการขึ้นระบบ Automation จะเข้ามาปิดช่องโหว่ และพาธุรกิจข้ามหลุมกับดักที่จะทำให้การทำ Automation สร้างผลลัพธ์ได้ตรงกับเป้าหมาย และช่วยธุรกิจของคุณให้เติบโตได้อย่างยั่งยืนแบบแท้จริงได้นั่นเอง
ต้องการข้อมูลเกี่ยวกับการทำ Automation หรืออยากปรึกษาเพิ่มเติม ติดต่อ ZyGen พร้อมรับข้อเสนอ ฟรี! One Day Process Discovery Online Workshop