การจัดทำระบบ Automation หรือ การทำให้ระบบ Manual กลายเป็นอัตโนมัติ เข้ามามีบทบาทสำคัญในการสร้างกลยุทธ์ทางดิจิทัล โดยเฉพาะในองค์กรที่ต้องการทำ Digital Transformation หรือการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้กับกระบวนการและการจัดการต่างๆ ภายในองค์กร เปลี่ยนให้องค์กรแบบดั้งเดิมกลายเป็นดิจิทัลมากยิ่งขึ้น ซึ่งการทำ Automation ก็ถือเป็นหนึ่งในเช็คลิสต์ที่หลายองค์กรต้องมี เพราะเมื่อระบบกลายเป็นอัตโนมัติแล้ว องค์กรจะลดรายจ่ายไปได้ พนักงานมีเวลาไปโฟกัสกับงานที่ใช้ความสามารถและทักษะเพิ่มขึ้น โดยที่ไม่ต้องกังวลงานที่จะต้องทำแบบ Manual และงานที่ต้องทำซ้ำๆ ทุกวัน
แต่บางครั้งการทำ Automation นี้อาจจะกลายเป็นกับดักขององค์กรที่ไม่ได้จัดเตรียมและวางแผนการเปลี่ยนระบบเดิมให้กลายเป็นอัตโนมัติอย่างละเอียดมาก่อน ทำให้ต้องเจอกับสถานการณ์ที่เรียกกันว่า “Silo” ที่ทุกระบบและทุกส่วนงานทำงานแยกกัน และแทนที่ Automation จะเข้ามาช่วยทำให้การทำงานขององค์กรให้มีประสิทธิภาพ กลับเป็นตัวการที่จะลดประสิทธิภาพของการทำงานต่างๆ ลงและพนักงานต้องเหนื่อยเพิ่มขึ้น เพราะฉะนั้น เพื่อให้คุณและองค์กรไม่ติดกับดักการทำ Automation ทางไซเจ็นจึงขอยก 5 สิ่งสำคัญที่ควรจะต้องพิจารณาก่อนการทำ Automation เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ “ทำสำเร็จ มากกว่า ทำเสร็จ” ตามไปอ่านบทความกันได้เลย
Table of Contents
1. มีกลยุทธ์ที่ครอบคลุม
![Strategic automation](https://zygencenter.com/wp-content/uploads/2023/09/image-11-1024x596.jpeg)
การทำ Automation จะช่วยพัฒนาการดำเนินงานของธุรกิจ กระบวนการการทำงาน เพิ่มประสบการณ์ที่มีคุณค่าให้กับลูกค้า และสร้างรากฐานที่พร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงในอนาคต เพื่อปรับตัวให้ตอบรับกับสถานการณ์ใหม่ๆ การเพิ่มความคิดสร้างสรรค์ให้กับธุรกิจ รวมถึงความสามารถในการยืดหยุ่นขององค์กรเมื่อเกิดข้อผิดพลาดในสภาพแวดล้อมปัจจุบันที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง
เพราะฉะนั้นองค์กรจำเป็นต้องมีความชัดเจนในเป้าหมาย สร้างกลยุทธ์ที่สามารถใช้ได้จริง รวมถึงความเข้มงวดที่จะดำเนินการตามขั้นตอนที่วางไว้จนประสบความสำเร็จ ซึ่งผู้บริหารจำเป็นต้องเข้ามามีส่วนร่วมในการเปลี่ยนแปลงครั้งนี้ด้วยเพื่อให้กลยุทธ์เป็นไปอย่างราบรื่นจนไปถึงการจัดทำระบบ Automation อย่างสมบูรณ์
2. มีการวัดผลระยะยาวแบบยั่งยืน
![Sustainable measurement for automation](https://zygencenter.com/wp-content/uploads/2023/09/image-14-1024x684.jpeg)
โปรแกรม Automation ที่ใช้ทางกลยุทธ์ทั่วไปมักถูกนำมาวัดผลสำเร็จกันด้วยตัวเลข เช่น จำนวนระบบที่ถูกเปลี่ยนให้เป็นอัตโนมัติ หรือจำนวนต้นทุนที่ประหยัดจากการทำ Automation ซึ่งการวัดผลแบบนี้ สุดท้ายแล้วมักจะวิเคราะห์ผลในระยะยาวคลาดเคลื่อน และต้องพบกับค่าใช้จ่ายในการดูแลด้านการดำเนินงานที่เกินกว่าที่กำหนดไว้
เพราะฉะนั้น การวัดผลระยะยาวแบบยั่งยืนต้องถูกสร้างผ่านการมองภาพกว้างของการทำงานในระยะยาว ทั้งในส่วนของกระบวนการต่างๆ และ Workflow ของทั้งหน้าบ้าน ส่วนกลาง และหลังบ้าน ที่เป็นส่วนประกอบเพื่อนำไปสู่การส่งมอบประสบการณ์ที่มีคุณภาพให้กับลูกค้า
3. ผู้นำดีมีชัยไปกว่าครึ่ง
![Automation leadership](https://zygencenter.com/wp-content/uploads/2023/09/image-12-1024x683.jpeg)
ผู้นำทีมหรือหัวหน้างานในส่วนต่างๆ ของธุรกิจ บางส่วนให้การสนับสนุนการทำ Automation เพราะคำสั่ง ซึ่งมักเกิดขึ้นได้ในองค์กรที่มีการบริหารแบบ Top-Down
แต่การสนับสนุนเหล่านี้มักค่อยๆ หายไปหากไม่มีวิสัยทัศน์ที่ดีและเข้าใจระบบอัตโนมัติมาตั้งต้น หรือแม้แต่การตั้ง Value Proposition สำหรับทั้งภายในและภายนอกที่ไม่ถูกสื่อสารอย่างดีพอ รวมไปถึงแนวทางแบบชัดเจน ที่จะทำให้เกิดแนวคิดหรือมุมมองใหม่ที่มีต่อกระบวนการต่างๆ ในงานทุกส่วนขององค์กร
เช่นเดียวกับ ยุคก่อนหน้านี้ที่เป็นยุคเริ่มต้นของดิจิทัล ซึ่งทำให้เกิดตำแหน่งใหม่ๆ อย่าง Chief Digital Officer ขึ้นมา ดังนั้นการทำ Automation ขององค์กรก็ต้องการผู้นำที่เข้าใจอย่างถ่องแท้ เห็นถึงความสำคัญในการเปลี่ยนแปลง และมองอนาคตในทิศทางที่ถูกต้องพาทุกคนมุ่งไปสู่การเป็นองค์กรที่ขับเคลื่อนด้วย Automation
4. ปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมการทำงาน ตอบโจทย์การพัฒนาที่รวดเร็ว
![Work culture is important for automation](https://zygencenter.com/wp-content/uploads/2023/09/image-10-1024x683.jpeg)
Automation ไม่ได้เพียงแค่เปลี่ยนองค์ประกอบและกระบวนการทำงานของพนักงาน แต่ยังเปลี่ยนแปลงบทบาทหน้าที่ของพนักงาน ความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงาน ไปจนถึงวัฒนธรรมขององค์กรอีกด้วย เพราะฉะนั้น หากกำลังคิดว่า การปรับเปลี่ยนสิ่งต่างๆ แบบเงียบๆ อาจจะทำให้พนักงานไม่เข้าใจในสิ่งที่กำลังเกิดขึ้น วิธีการปรับเปลี่ยนที่ดีที่สุดอาจจะต้องสื่อสารและใช้วิธีเปลี่ยนในรูปแบบเชิงรุก สร้างวัฒนธรรมใหม่ด้วยการลงทุนกับการ Re-skill ให้พนักงานเพื่อให้พนักงานเห็นความสำคัญของการนำระบบเข้ามาช่วยงาน และพัฒนาให้พวกเขาสามารถตอบรับกับการเปลี่ยนแปลงในครั้งนี้ได้
5. Automation ในองค์กร ทำได้มากกว่าการประหยัดต้นทุน
![Automation is more than cost saving](https://zygencenter.com/wp-content/uploads/2023/09/image-13-1024x591.jpeg)
จริงอยู่ที่ในยุคแรกๆ ของการมี Automation สาเหตุหลัก คือ การช่วยให้องค์กรสามารถประหยัดต้นทุนได้ แต่ปัจจุบันมีการวิเคราะห์ว่า การทำ Automation สามารถสร้างคุณค่าได้มากกว่านั้น ตัวอย่างเช่น การทำ Automation เพื่อการ Transform องค์กรก็จะสามารถทำให้ CEO และผู้บริหารเห็นถึงปัญหาต่างๆ ที่น่าสนใจ การเติบโตของรายได้ นวัตกรรมต่างๆ ความสามารถในการแข่งขัน ความเร็วในการทำกระบวนการต่างๆ ที่เร็วขึ้นหลายเท่า และความยืดหยุ่นที่เพิ่มขึ้นขององค์กร เป็นต้น ซึ่งระบบ Automation ในทางกลยุทธ์ที่ไม่ได้ถุกคิดมาอย่างรอบครอบอาจทำให้มองเห็นผลกระทบในวงแคบเท่านั้น
ระบบ Automation เพื่อการ Transform อย่างแท้จริงต้องสามารถทำหน้าที่เป็นเครื่องมือเฉพาะทาง และแพลตฟอร์มที่สามารถให้คุณค่าในระยะยาว สร้างผลลัพธ์ที่สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร และรายงานผลกระทบจากการใช้งาน Automation ได้อย่างเต็มรูปแบบ เกิดเป็นประโยชน์ที่ทำให้ระดับ CEO ผู้บริหารและหัวหน้าทีมต่างๆ สามารถนำไปต่อยอดทางธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ทุกคนคงพอทราบกันอยู่แล้วว่า การทำ Automation หรือ RPA สร้างประโยชน์ให้ธุรกิจได้มากมายมหาศาล อย่างที่ ZyGen ได้เคยนำเสนอหลายหลายบทความไปก่อนหน้านี้ เช่นในบทความ 8 ตัวอย่าง RPA สามารถนำมาปรับใช้ในองค์กรได้อย่างไร ให้มีประสิทธิภาพ เป็นต้น แต่การที่เราได้เรียนรู้เพิ่มเติมถึงสิ่งที่ควรทำก่อนการขึ้นระบบ Automation จะเข้ามาปิดช่องโหว่ และพาธุรกิจข้ามหลุมกับดักที่จะทำให้การทำ Automation สร้างผลลัพธ์ได้ตรงกับเป้าหมาย และช่วยธุรกิจของคุณให้เติบโตได้อย่างยั่งยืนแบบแท้จริงได้นั่นเอง
ต้องการข้อมูลเกี่ยวกับการทำ Automation หรืออยากปรึกษาเพิ่มเติม ติดต่อ ZyGen พร้อมรับข้อเสนอ ฟรี! One Day Process Discovery Online Workshop