ระบบ ERP ของ SAP เป็นระบบที่มีความน่าเชื่อถือและมีการพัฒนาอยู่ตลอดเวลา เพื่อตอบโจทย์ตลาดที่เปลี่ยนไป และความต้องการของผู้ใช้งานที่เปลี่ยนแปลงตามยุคสมัย ทำให้ปัจจุบันระบบ ERP ของ SAP สามารถใช้งานที่ไหน เมื่อไร บนอุปกรณ์ใดก็ได้ และนอกเหนือจากความต้องการด้านระบบ ERP ที่มีประสิทธิภาพ องค์กรยังให้ความสำคัญกับการอำนวยความสะดวกให้กับพนักงานผู้ใช้งานระบบมากยิ่งขึ้น อย่างในเคสของ ZyGen ที่มีโปรเจกต์พัฒนา Modern Customization for SAP ให้กับองค์กรหนึ่งในอุตสาหกรรมการผลิต หรือ Manufacturing
ในบทความนี้ เราได้ตามไปสัมภาษณ์หนึ่งในผู้ที่ทำให้โปรเจกต์นี้ประสบความสำเร็จอย่างคุณ พัชร รัตนโชติ Business Managing / Assist Lead จากทีม Business Consulting ที่มาแชร์เรื่องราวของโปรเจกต์ให้ฟังแบบเต็มๆ ตั้งแต่จุดเริ่มต้นจนส่งมอบงาน พร้อมแล้วตามไปอ่านบทความได้เลย
จุดเริ่มต้นของ Innovation ที่เกิดขึ้นได้จากภายในองค์กร
เริ่มแรกเลยคือการที่ทางทีมฝ่ายผลิตต้องการระบบสักตัวหนึ่ง มาพัฒนาในกระบวนการของฝ่ายผลิต หรือ Production Planning ให้มีมาตราฐานและเกิดประสิทธิภาพมากขึ้น แต่เนื่องจากในโรงงานของทางลูกค้า มีความหลากหลายของพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นในส่วนของตำแหน่งหรือหน้าที่ ยกตัวอย่างเช่น มุมของคนทำงานที่เป็น Officer และ Operation คนที่อยู่หน้างาน เพราะฉะนั้น ปัจจุบันก็ส่งผลให้พบเจอปัญหาบ้างเล็กน้อย เมื่อมีความต้องการให้หลายกลุ่มผู้ใช้งานที่มีบริบทการทำงานที่แตกต่างกัน เข้ามาใช้งานระบบร่วมกัน
อีกส่วนหนึ่งคือ การที่ผู้บริหารเองอยากทำให้กระบวนการทำงานของคนในองค์กรทันสมัยและเป็นดิจิทัลมากขึ้น เนื่องจากระบบเบื้องหลังของเขาก็มีการใช้งาน SAP กับหลายกระบวนการอยู่แล้ว แต่ก็มีบางกระบวนการที่ยังทำอยู่นอกระบบ เพราะฉะนั้นจุดประสงค์แรกคือการรวมกลุ่มผู้ใช้งานในองค์กรให้เข้ามาใช้งานระบบเดียวกัน และช่วยทำให้เกิด Innovation มากขึ้น องค์กรมีความทันสมัยยิ่งขึ้น
ช่วยทำให้เกิด Innovation มากขึ้น องค์กรมีความทันสมัยยิ่งขึ้น
สำหรับกระบวนการผลิตของลูกค้าก่อนจะออกมาเป็นผลิตภัณฑ์ที่สามารถจำหน่ายได้ จะมีขั้นตอนค่อนข้างเยอะและซับซ้อน กล่าวคือ ทุกครั้งที่มีการผลิตก็จะมีเรื่องของผลผลิตดี หรือเสียในแต่ละวัน ซึ่งปัญหาของเขาคือ คนหน้างานที่เป็น Operation หลังจากทำการผลิต จะต้องมีการตรวจนับส่วนประกอบต่างๆ จากนั้นทาง Officer ก็จะนำข้อมูลตรวจนับผลผลิตคีย์เข้าระบบ ที่สุดท้ายแล้วทางฝ่ายบัญชีจะต้องมาตรวจสอบควบคุมว่ามีจำนวนครบไหม สถานะปกติอยู่หรือเปล่า และจากกระบวนการข้างต้น พบว่าเมื่อมีหลายกลุ่มคนที่เข้ามาเกี่ยวข้องกับกระบวนการผลิต ส่งผลให้ตัวเลขผลผลิตที่นำเข้าระบบมีโอกาสเกิดความผิดพลาดอยู่ค่อนข้างบ่อยครั้งเมื่อนำมาเปรียบเทียบกับข้อมูลผลผลิตในภายหลังสำหรับกระบวนการตัดใช้ผลผลิต
และอีกเรื่องที่หนักใจที่สุดของลูกค้าคือ ปกติเวลามีการตรวจนับหรืออนุมัติต่างๆ เช่นการอนุมัติสินค้าว่าถูกต้องตามมาตรฐานหรือไม่ เขายังทำบนกระดาษกันอยู่ ทำให้สุดท้ายพนักงานต้องมากรอกข้อมูลที่ได้ในแต่ละวันเข้าระบบ SAP ด้วยตนเองอีกทีหนึ่ง เหมือนเป็นการทำงานซ้ำซ้อน สูญเสียเวลา และมีข้อผิดพลาดเยอะ
ยุคสมัยที่เปลี่ยนไป นำมาสู่เทคโนโลยีใหม่ๆ ที่เข้าใจผู้ใช้งาน
พอเรารู้ความต้องการและปัญหาของลูกค้าแล้ว เริ่มแรกต้องมีการตีโจทย์ในมุมธุรกิจของลูกค้าก่อน ในฐานะ IT Consult เราต้องรู้แล้วว่า อะไรที่จะช่วยให้ลูกค้าทำงานได้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
บวกกับตอนที่ลูกค้าเคยบอกว่า พอผ่านกระบวนการผลิตตามสูตรที่ตั้งไว้ คนหน้างานจะมีการตรวจนับ และเขาไม่อยากให้มีช่องว่างของเวลาเยอะในการที่จะเก็บข้อมูลลงใน SAP เราก็เลยนึกถึง Fiori เลย เพราะเหมือนเป็น Highlight Product ของ SAP อยู่แล้ว และระบบทำงานได้แบบเรียลไทม์ รวมถึงเรารู้ว่าโฟลวของการทำงานตรงนี้ก็มี Manager เข้ามาดูความเคลื่อนไหวข้อมูลต่างๆ ของการผลิตหรืออนุมัติด้วย พอเราเสนอ SAP Fiori ที่ใช้งานที่ไหนก็ได้ ผ่านมือถือหรือแท็ปเล็ต ก็เลยเหมือนตอบโจทย์เขามากขึ้นด้วยในรายบุคคล
ความยืดหยุ่นสำคัญไม่แพ้การวางแผนอย่างรอบคอบ
สำหรับพี่ Lesson Learned ในเคสนี้ ส่วนหนึ่งอาจจะมาจากการที่องค์กรของลูกค้ากำลังอยู่ในจุดเปลี่ยนผ่าน คือเปลี่ยนทีม Consulting ในจังหวะนี้เอง เมื่อเราต้องเขาไปพัฒนาบางโปรแกรมที่อีกเจ้าเคยทำไว้ต่อ ก็จะเจอข้อจำกัดบางอย่าง เพราะเราไม่ใช่คนที่พัฒนาให้เขาแต่แรก และด้วยกรอบการทำงานที่กำหนดมาอย่างละเอียดและแม่นยำเพื่อให้ส่งมอบโปรเจกต์ได้ทันตามเป้าหมาย ทำให้เรื่องของความยืดหยุ่นในการทำงานกับลูกค้าลดลงไปในบางจุด และเมื่อได้รับฟีดแบ็คจากลูกค้าแล้ว ทำให้เราเห็นภาพเลยว่าเราควรจะผสมผสานการทำงาน และเพิ่มความยืดหยุ่นให้เข้ากับลูกค้าของเราด้วย
การเป็นที่ปรึกษาอย่างแท้จริง คือหัวใจหลักของการทำงาน
แนวคิดสำคัญเลยในการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นในโปรเจกต์นี้เองหรือโปรเจกต์อื่นๆ คือ เราเป็นบริษัท IT ที่ให้คุณค่ากับการบริการลูกค้าในฐานะที่ปรึกษา เพราะฉะนั้นเราควรทำงานในฐานะที่ปรึกษาจริงๆ เป็นพาร์ทเนอร์ให้ลูกค้าได้ และมันไม่ควรจะเป็นภาพที่เขาจ้างให้ทำอะไร เราก็ทำตามคำบอก
เราเป็นบริษัท IT ที่ให้คุณค่ากับการบริการลูกค้าในฐานะที่ปรึกษา เพราะฉะนั้นเราควรทำงานในฐานะที่ปรึกษาจริงๆ เป็นพาร์ทเนอร์ให้ลูกค้าได้
เพราะการให้บริการคือการซื้อใจคน ฉะนั้นสิ่งที่พี่จะบอกกับทีมเสมอ ไม่ว่าเราจะนำเสนอโซลูชันหรือตอบคำถามกับลูกค้าในมุมเล็กๆ น้อยๆ ยังไง ให้เรามองว่าเรากำลังให้บริการกับคนที่ต้องการให้เรามาเป็นที่ปรึกษา เพื่อนคู่ใจ ที่จะช่วยเหลือเขา ประสบความสำเร็จ
ซึ่งสุดท้าย ในมุมของลูกค้า เราได้รับคำชมแบบท่วมท้นอยู่แล้ว โดยเฉพาะเรื่องคุณภาพงานและความชัดเจนในการทำงาน เพราะเรามีการสื่อสารกับทั้งในระดับทีมงานที่เป็นผู้ใช้งานของลูกค้าไปจนถึง Project Manager ให้ทุกคนได้รับรู้ซึ่งข้อมูล สถานการณ์ เป็นไปในภาพเดียวกันตลอดระยะเวลาของการให้บริการ
Strong Point ของโปรเจกต์นี้คือเราสามารถส่งงานได้ตรงตามเวลา มีคุณภาพ และให้คำแนะนำกับลูกค้าได้เป็นอย่างดี ซึ่งลูกค้าก็แอบๆเกริ่นว่า อยากจะให้มีโปรเจกต์ถัดๆ ไปอีก ดังนั้นตั้งแต่ตอนที่เราจบโปรเจกต์ไปแล้ว ก็ยังมีโปรเจกต์ที่เกิดขึ้นใหม่กับลูกค้ารายเดียวกันนี้จนถึงปัจจุบันในปี 2023
สนใจบริการเกี่ยวกับ SAP ให้ที่ปรึกษาของ ZyGen ช่วยดูแล ติดต่อ ZyGen