จบไปแล้วสำหรับงาน สัมมนาออนไลน์ “The Better Hybrid Work ติดปีกการทำงานแบบไฮบริดให้องค์กร” เมื่อวันพุธที่ 8 พฤศจิกายน 2566 เวลา 13.45 – 15.00 น. จัดขึ้นบน Virtual Space Platform : Gather.Town
โดยสัมมนาครั้งนี้พูดถึงการทำงานแบบ Hybrid (ผสมผสานระหว่างทำงานนอกสถานที่และทำงานที่ออฟฟิศ) ผ่านผู้บรรยาย 3 ท่าน 3 Session โดยเราขอสรุปภาพรวมเนื้อหาของทั้ง 3 Session มาให้ดังนี้
Table of Contents
Session 1 ทำความรู้จักโมเดล Hybrid Work ที่เหมาะกับองค์กรของคุณ
โดยคุณเจ๋ง ปฐมพงศ์ อัครมหามงคลชัย ผู้เชี่ยวชาญด้าน Merged-Reality จากบริษัท ZyGen ซึ่งเป็นบริษัทที่มีการ Work From Anywhere แบบ 100% มาแล้วมากกว่า 3 ปี
เริ่มต้นรู้จักหลักการออกแบบ Hybrid Model โดยเริ่มจากคำว่า Where และ How
Where คือการที่เราใช้หลักคิดว่า เราจะออกแบบให้พนักงานส่วนใหญ่ของเราใช้เวลาทำงานอยู่ที่ไหน ที่ออฟฟิศ นอกสถานที่ หรือที่บ้าน โดยพบว่าส่วนใหญ่แล้วหลายๆองค์กรมักจะเริ่มต้นกำหนดนโยบายหรือออกแบบวิธีการทำงาน จากการโฟกัสไปที่สถานที่ทำงานก่อน ว่าพนักงานควรจะทำงานจากที่ไหน
แต่ในส่วนของ How ก็สำคัญไม่แพ้กัน กล่าวคือ การออกแบบหรือตั้งคำถามจากการคิดว่า พนักงานแต่ละคนใช้เวลาในการทำงานรูปแบบไหน เพราะบางทีมมีการทำงานแบบต้องประชุมทุกวัน คุยงานตลอดเน้น Brainstorm จึงจะมีประสิทธิภาพ บางทีมต้องการการโฟกัส งานจึงจะมีประสิทธิภาพ
หากมองจากทั้ง 2 มิติ จะเห็นว่าการออกแบบโมเดลการทำงานแบบ Hybrid นั้น มีรูปแบบต่างๆ ดังนี้
ถ้าโฟกัสที่เรื่องของ สถานที่ (Where) จะมี 2 แบบ คือ Co-located และ Distributed
ถ้าโฟกัสที่เรื่องของ วิธีการใช้เวลา (How) จะมี 2 แบบ คือ Synchronous และ Asynchronous
ซึ่งหากหลักคิดของการออกแบบนโยบายการทำงาน โฟกัสไปที่โหมดใดโหมดเดียว อาจจะช่วยส่งเสริมคุณภาพการทำงานให้กับพนักงานบางกลุ่ม แต่อาจจะสร้างปัญหาและลดประสิทธิภาพอีกบางกลุ่มได้เช่นกัน เพราะ มนุษย์นั้นมีความถนัดและความหลากหลาย หากเรานำแนวคิดนี้มาพิจารณาจะพบว่า การออกแบบนโยบายการทำงาน สามารถมีได้ 4 โหมด
- Co-located & Synchronous Work = Working Together, Together ทำงานพร้อมกันในสถานที่เดียวกัน
- Distributed & Synchronous Work = Working Together, Apart ทำงานพร้อมกัน แต่อยู่คนละสถานที่
- Co-located & Asynchronous Work = Working Alone, Together ทำงานที่สถานที่เดียวกัน แต่ไม่ได้ทำพร้อมกัน
- Distributed & Asynchronous Work = Working Alone, Apart ทำงานไม่พร้อมกันและ อยู่คนละสถานที่
โดยผลวิจัยจากทาง Gartner พบว่ายิ่งองค์กรสามารถส่งเสริมวิธีการทำงานในแต่ละโหมดได้ดีมากเท่าไร ประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานก็จะดีมากขึ้น รวมถึงอัตราการอยู่ร่วมงานกับองค์กรยาวๆ ก็จะยิ่งเพิ่มมากขึ้น
ทั้งหมดที่กล่าวมาข้างต้นก็คือ “Human-Centric Hybrid Model” คือการที่องค์กรพยายามจะเข้าใจพนักงานอย่างถ่องแท้ ว่าสภาพแวดล้อมแบบไหนจะทำให้พนักงานทำงานออกมาได้ดีที่สุด พนักงานไม่รู้สึกเหนื่อยล้าเกินไป ไม่ยึดติดกับสถานที่ และให้ความสำคัญกับเวลาที่ใช้ทำงานร่วมกัน
นั่นแปลว่าการที่เราจะเริ่มออกแบบ Human-Centric Hybrid Model ได้สิ่งสำคัญที่เราควรมีคือ
1. Insight หรือ Data เชิงลึกของพนักงาน ถ้าองค์กรไหนมีการเก็บ Feedback ทำ Survey อยู่เป็นประจำ ก็จะสามารถนำข้อมูลเหล่านั้นมาวิเคราะห์และประยุกต์ใช้ในการออกแบบ Human-Centric Hybrid Model ได้ดียิ่งขึ้น
2. เครื่องมือที่ใช้ในการทำงานแบบไฮบริด นั้นมีหลากหลายด้าน ที่ช่วยส่งเสริมด้าน productivity และเครื่องมือที่ช่วยส่งเสริมด้าน Engagement ก็สำคัญไม่แพ้กัน ตัวอย่างเช่น Virtual Space สิ่งนี้คือแพลตฟอร์มที่จำลองสถานที่เสมือน และให้ผู้คนเข้ามาพบเจอ มีปฏิสัมพันธ์กันได้ อาจจะออกแบบพื้นที่เสมือนเป็นห้องทำงาน ห้องประชุม ห้องกิจกรรม หรือในรูปแบบใดก็ได้
โดยแพลตฟอร์มที่นำมายกตัวอย่างคือแพลตฟอร์มที่มีชื่อว่า Gather.Town เป็น Web Application ที่ผู้ใช้งานสามารถเข้าผ่าน Web Browser ได้เลย ไม่ต้องใช้อุปกรณ์เสริมหรือลงโปรแกรมใดๆ ใช้งานได้ง่าย พนักงานอยู่คนละสถานที่ก็สามารถมาใช้พื้นที่เสมือนส่วนกลางร่วมกันได้สะดวก ซึ่งจะช่วยให้พนักงานรู้สึกเชื่อมต่อกันและกันได้ ช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่ดีในองค์กร สำหรับบางองค์กรที่มีระบบเสริมอื่นๆให้กับพนักงาน เช่น ระบบการลา ระบบการเบิกต่างๆ หรือ Application ต่างๆ ที่ใช้ในองค์กร ก็สามารถนำระบบเหล่านั้นมาเชื่อมต่อได้ ทำให้ virtual office ใช้งานได้หลากหลายและง่ายขึ้น
และนอกจากฟังก์ชันพื้นฐานอย่างการแชร์หน้าจอ เปิดกล้อง เปิดไมค์แล้ว Gather.Town ยังสามารถเชื่อมต่อกับ Google Calendar, Outlook Calendar ได้ มีฟังก์ชันจองห้องประชุม ล็อกพื้นที่การประชุม ฟังก์ชันแปะโน้ตผ่านสิ่งของต่างๆ ให้พนักงานได้คุยกันมากขึ้น มากกว่าการประชุม ไม่ว่าพนักงานจะมีรูปแบบการทำงานแบบที่ต้องคุยงานทั้งวัน หรือต้องโฟกัสการทำงานแบบส่วนตัว พวกเขาก็จะไม่รู้สึกโดดเดี่ยว เพราะ Connected Work Space แบบนี้จะส่งเสริมให้การทำงานทุกโหมดของการทำงานทำไปพร้อมๆ กันได้ ประกอบกับหากองค์กรนำ Usage Log ข้อมูลการทำงานบน Virtual Space ของพนักงานมาวิเคราะห์ และนำมาประยุกต์ใช้ ก็จะทำให้การทำงานแบบ Hybrid ติดปีกได้อย่างแท้จริง
Session 2 ความท้าทายและจุดเปลี่ยนขององค์กรที่ทำงานแบบ Hybrid
โดยคุณ สิทธิพงษ์ ลี้ตั้งวัฒนา ผู้ใช้ Merged-Reality ประสบการณ์สูง จากบริษัท ไทยเบฟเวอเรจ จำกัด (มหาชน) ที่องค์กรมีนโยบายการทำงานแบบ Hybrid โดยนำเอาเทคโนโลยี Virtual Office มาช่วยในการบริหารจัดการทีม
หน่วยงานของคุณสิทธิพงษ์ เป็น IT Web Developer ที่ทำงานแบบ Hybrid ประกอบด้วยพนักงานประจำที่มีทั้งคนที่เข้าออฟฟิศและ Work from home แล้วแต่ทางหัวหน้างาน คิดเป็น 20% และ Outsource ที่ส่วนใหญ่จะ Work from home คิดเป็น 80% รวมไปถึงพนักงานจากหลากหลายหน่วยงาน หลายจังหวัดทั่วประเทศ
โดยคุณสิทธิพงษ์เล่าว่าในช่วงก่อน Covid-19 ระบาด เรื่องหนึ่งที่เป็็นปัญหาเลยคือ สถานที่ทำงานเนื่องจากองค์กรมีการทำงานแบบทุกคนเข้าออฟฟิศหมด บางครั้งก็ทำให้ที่นั่งไม่พอ เวลาจะคุยงานก็ต้องไปอัดกันในห้องประชุม การไปรับ requirement ตามที่ต่างๆก็ทำได้แค่ในกรุงเทพฯ เพราะทีมงานอยู่ในกรุงเทพฯ หรือบางทีต้องไปเทรนนิ่งที่ต่างจังหวัด ก็จำเป็นต้องใช้ทรัพยากรและค่าใช้จ่ายมากขึ้นก็มี
เข้าสู่ช่วง Covid-19 ระบาด ทีมของคุณสิทธิพงษ์ แก้ปัญหาด้วยการส่งอีเมลคุยกัน หรือใช้วิธีการแชทคุยกัน แต่เพราะพนักงานในทีมต่างทำงานกระจายกันอยู่คนละที่ ทำให้เวลานัดหมายค่อนข้างยาก ทำให้ไม่ทราบสถานะของผู้ร่วมงานว่าวันนี้ลางาน หรือติดงานอื่นๆอยู่หรือไม่ ก่อให้เกิดปัญหาในการสื่อสาร การมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างเพื่อนร่วมงานเริ่มน้อยลง ในแต่ละวันใช้เพียงแค่สร้างลิงก์มาใช้ในการประชุมกันเพียงเท่านั้น ไม่มีการคุยกันแบบอื่นต่อ เพราะมองว่าการสร้างลิงก์ห้องประชุมแต่ละครั้งทำให้เสียเวลาในการทำงาน แม้จะมีการแชทคุยกันแต่ก็ไม่เหมือนคุยกันจริงๆ พนักงานไม่คุยกันเลยโดยเฉพาะน้องใหม่ที่อาจจะยังไม่กล้าสื่อสารกับพี่ๆ นั่นทำให้งานมีปัญหาไปด้วย
ปัญหาเหล่านี้ทำให้ผู้บริหารเริ่มหาเครื่องมือมาใช้ในการทำงานและได้ให้ทีมทดลองใช้ Gather.Town โดยทีมของคุณสิทธิพงษ์ เป็นกลุ่มแรกที่ได้ทดลองใช้ Virtual Platform และด้วยความที่เป็นชาวไอทีอยู่แล้ว ก็สามารถปรับตัวได้ง่ายในการใช้งาน และสามารถแนะนำให้พนักงานทีมอื่นๆ ใช้งานได้ทั่วกันอีกด้วย
และสุดท้ายคุณสิทธิพงษ์ยังเสริมอีกว่า หลังจากที่ใช้ Gather.Town ปัญหาต่างๆ ที่เคยมีก็ถูกแก้ไขไปหลายข้อ เช่น ที่นั่งในออฟฟิศไม่พอ การต้องแย่งห้องประชุมกันใช้ หรือการจะต้องมาสร้างลิงก์ห้องประชุมใหม่ทุกวันก็ไม่เกิดขึ้นอีกต่อไป พนักงานที่ Log-in เข้ามาใน Virtual Space ก็เปิดไมค์คุยกันได้ตลอดเวลา ผ่านรูปแบบตัวอวตาร ทำให้ความสัมพันธ์ระหว่างทีมดียิ่งขึ้น
และส่วนที่รู้สึกว่ามีประโยชน์เป็นอย่างมากคือ Town Hall เพราะในชีวิตจริงการใช้หอประชุมขนาดใหญ่ที่จะจุคนได้กว่า 200 คน จะต้องใช้ทรัพยากรมาก ทั้งค่าใช้จ่าย เวลาเตรียมการ และทรัพยากรบุคคล แต่เมื่อเปลี่ยนมาใช้ Town Hall บน Virtual Space แน่นอนว่าไม่มีค่าใช้จ่าย ไม่ต้องใช้ทรัพยากรมาก เหมาะกับองค์กร เพราะได้นำส่วนนี้มาใช้ในการประชุมใหญ่ๆ และพนักงานมักจะมีการจัด Session แบ่งปันองค์ความรู้กันอยู่เป็นประจำอยู่แล้ว การมีสถานที่ๆ พร้อมก็ทำให้พนักงานอยากที่จะพัฒนาตนเองตามไปด้วย
Session 3 จัดอบรมสัมนายุคใหม่อย่างไรให้ได้ผลดีบน Virtual Space
โดย ดร.สรยุทธ วัฒนวิสุทธิ์ ที่มีการจัดอบรมกับกลุ่มผู้บริหารระดับสูง รวมไปถึงกรรมการ บอร์ดบริหารของบริษัทชั้นนำ ผ่าน Virtual Space แชร์ความท้าทายในการเปลี่ยนแปลง และส่งเสริมการรักษาสิ่งแวดล้อมด้วยนโยบาย ESG
ปัญหาของการจัดงาน Corporate Training ในอดีตผู้จัดงานต้องคอยมาคิดว่าจะต้องจองสถานที่ จะใช้อุปกรณ์ประกอบการบรรยายแบบใด ผู้เข้าอบรมเองก็จะต้องเดินทางไปฟังที่สถานที่จริง ต้องใช้เวลาและทรัพยากรในการเดินทาง ซึ่งถือเป็นกระบวนการที่ค่อนข้างยุ่งยาก และมีค่าใช้จ่ายสูง
ทั้งนี้ ดร.สรยุทธ ได้ยกตัวอย่างการจัด Workshop : Leadership Assessment & Development Program (LADP) เป็นโปรแกรมที่จะมาร่วมค้นหาว่าผู้เข้าอบรมจะมีแน้วโน้มการเป็นผู้นำแบบไหน โดยจะมีการอบรมเบื้องต้นก่อน และค่อยให้ผู้เข้าอบรมมีการแบ่งกลุ่มระดมสมอง รวมถึงร่วมกันนำเสนอแบบเป็นกลุ่ม แต่ในระหว่างการ Workshop ผู้บรรยายเองจะแน่ใจได้อย่างไรว่าผู้เข้าอบรมจะไม่ Disconnected หรือจะรู้ได้อย่างไรว่าพวกเขายังโฟกัสกับ Workshop อยู่หรือเปล่า
ดร.สรยุทธ เสริมว่า Platform การประชุมแบบอื่นที่เคยใช้ ให้ความรู้สึกว่าผู้บรรยายไม่ใกล้ชิดกับผู้เข้าอบรมมากเพียงพอ จากประสบการณ์ที่ผ่านมาของอาจารย์ ถ้าจะต้องจัดผู้เข้าอบรมเป็นกลุ่มย่อย จะต้องใช้ลิงก์เข้าห้องประชุมหลายลิงก์ ทั้งผู้บรรยายและผู้เข้าอบรมจะต้องเข้าๆ ออกๆ ลิงก์ประชุม ทำให้รู้สึกสับสน และผู้เข้าอบรมมองไม่เห็นว่ามีคนอื่นๆ เข้าร่วมอยู่ด้วยมากน้อยเพียงได้ อาจทำให้ขาดความกระตือรือร้น และพลาดเนื้อหาที่สำคัญไปได้
ดังนั้นการใช้ Virtual Space นับว่าตอบโจทย์ เพราะสามารถแก้ปัญหาข้างต้นได้ทั้งหมดที่กล่าวมา เพราะบน Virtual Space ผู้เข้าอบรมจะได้ใช้ตัวอวตารของตัวเองร่วมพูดคุยกับผู้บรรยาย และผู้เข้าอบรมคนอื่นๆ สามารถจับกลุ่มและพูดคุยกันได้แบบเป็นส่วนตัวผ่านฟังก์ชั่นบน Virtual Space ไม่ต้องเข้าออกหลายๆ ลิงก์ ใช้งานง่ายทำให้ผู้เข้าอบรมสนุกกับการใช้งานและการเข้าฟังบรรยายไปในตัวด้วย
อีกตัวอย่างหนึ่งที่ ดร.สรยุทธ ได้ยกตัวอย่างมาเล่าให้เราฟังคือรายการ “Lunch Talk กับอาจารย์สรยุทธ” เป็นโปรแกรมที่จัดในช่วงกลางวัน เน้นให้ผู้เข้าร่วมสัมมนาเข้ามาพูดคุย รับฟังแนวคิดและประสบการณ์ที่น่าสนใจจากวิทยากรได้ แบบไม่กระทบเวลาทำงาน ไม่ต้องเดินทางไปสถานที่จริง ลดปริมาณคาร์บอนฟุตพริ้นท์ลงได้ประมาณ 130 กิโลกรัมคาร์บอนไดร์ออกไซด์ (kgC02e)*
*สมมุติฐาน : พิจารณาเฉพาะปัจจัยการเดินทาง ผู้เข้าร่วมรายการ 40 คน เดินทางไป-กลับ 20 กม. ด้วยรถยนต์ส่วนตัวขนาดกลาง
โดยวิทยากรในแต่ละรอบจะเป็นผู้เชี่ยวชาญทางด้านต่างๆ ในแวดวงธุรกิจ งานนี้มีความน่าสนใจในด้านของผู้จัดงานคือ ผู้เข้าร่วมสัมมนามาจากหลากหลายที่ จะแน่ใจได้อย่างไรว่า ผู้เข้าร่วมสัมมนาจะพอใจกับการจัดงานบน Virtual Space และ พอใจกับเนื้อหาต่างๆ ที่ได้รับจากงานแต่ละครั้ง
ทางผู้จัดงานจึงได้มีการทำแบบสอบถามประเมินความพึงพอใจ โดย ดร.สรยุทธ ได้พูดถึง 4 หัวข้อหลักที่ใช้เป็นหัวข้อการประเมินให้เราฟังดังนี้ (โดยคะแนน 1=น้อย 4=มาก)
- ท่านคิดว่าการเข้าร่วมกิจกรรมผ่าน Virtual Space ให้ประสบการณ์ที่ดี และช่วยให้ได้บรรยากาศของการเห็นผู้เข้าร่วมกิจกรรมท่านอื่น มากน้อยเพียงใด คะแนนเฉลี่ยที่ได้ = 3.33
- ท่านคิดว่าการเข้าร่วมงานผ่าน Virtual Space ที่ใช้ในการจัดงานครั้งนี้มีความยากหรือง่ายเพียงใด คะแนนเฉลี่ยที่ได้ = 3.59
- เนื้อหาการบรรยายมีประโยชน์ในอนาคตต่อท่านอย่างไร คะแนนเฉลี่ยที่ได้ = 3.67
- ในภาพรวมท่านมีความพึงพอใจกับรายการ Lunch Talk นี้ในระดับใด คะแนนเฉลี่ยที่ได้ = 3.68
คะแนนการประเมินระดับนี้นับว่าเป็นคะแนนที่ค่อนข้างสูงเลยทีเดียว ซึ่งก็จะเป็นเครื่องช่วยการันตีได้ว่าสัมมนานี้มีประโยชน์ต่อผู้เข้าร่วมในทุกมิติอย่างแท้จริงทั้งในส่วนของเนื้อหา และการจัดงานบน Virtual Space
หลังจากจบทั้ง 3 Session ผู้ร่วมงานยังสามารถส่งคำถามพูดคุยกับวิทยากรได้ต่อแบบเรียลไทม์ ผ่านฟังก์ชั่นแชทบน Platform Gather.Town และยังมีทีมงานที่คอยให้คำปรึกษาเกี่ยวกับการนำ Virtual Space ไปใช้สำหรับองค์กร มีภาพ และวิดีโอ ของตัวอย่างออฟฟิศและการจัดงาน Event บน Virtual Space รวมไปถึงตัวอย่าง Space ให้ผู้เข้าร่วมสัมมนาทุกท่าน ได้ไปลองสำรวจและลองใช้งานจริงอีกด้วย
ZyGen ยินดีให้คำปรึกษาด้านการทำ Virtual Office หรือ Virtual Event เรามีทีมงานบริการดูและทุุกด้านแบบครบวงจร มาร่วมติดปีกการทำงานแบบ Hybrid ไปกับเรา คลิก
Author: Apa J.