8 ตัวอย่าง RPA สามารถนำมาปรับใช้ในองค์กรได้อย่างไร ให้มีประสิทธิภาพ

ในปัจจุบันระบบ RPA (Robotic Process Automation) มีความสำคัญต่อองค์กรในยุคดิจิทัลอย่างมาก ซึ่ง RPA Software เป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้บรรลุเป้าหมายในการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยจัดการงานส่วนต่างๆ ที่ถูกกำหนดไว้ได้รวดเร็ว ทั้งนี้ยังมีซอฟต์แวร์อื่นๆ ที่จะเข้ามาช่วยทำให้ RPA ทำงานได้หลกาหลายมากขึ้น เช่น Rule Engine, Image Recognition, Machine Learning และ Artificial Intelligence (AI) เป็นต้น อีกทั้งยังสามารถสร้าง Robot ให้ทำงานตามกระบวนการทำงานที่กำหนด เพื่อจัดการกับงานที่อยู่ในรูปแบบซ้ำๆ เพิ่มประสิทธิภาพในการเชื่อมต่อกับ System และ Application ให้อยู่ในรูปแบบอัตโนมัติ 

ทำไม RPA จึงมีความสำคัญต่อองค์กรในยุคดิจิทัล 

เนื่องจากซอฟต์แวร์ RPA สามารถเชื่อมต่อกับโปรแกรมต่างๆ บน Desktop ได้ เช่น ระบบ SAP หรือ ระบบ ERP อื่นๆ ทำให้การทำงานที่ต้องการนำ RPA เข้ามาช่วยสามารถทำงานได้รวดเร็วกว่า ทำให้พนักงานมีเวลาในการนำทักษะไปใช้ในงานที่สำคัญกว่า เพื่อช่วยให้พนักงานได้นำความสามารถหรือทักษะที่มีไปใช้ในงานที่สำคัญกว่า นำมาประยุกต์และพัฒนาให้ตอบโจทย์การทำงานร่วมกับ Application ต่างๆ เข้ามาผสมผสานในทุกภาคส่วนขององค์กรได้เป็นอย่างดี 

ประโยชน์ของการนำ RPA เข้ามามีส่วนร่วมในองค์กรธุรกิจ 

• ลดต้นทุนในการดำเนินงาน 
• ลดอัตราความผิดพลาดในการทำงานในรูปแบบเดิม 
• การทำงานโดยอัตโนมัติ โดยใช้โปรแกรม Unattended RPA สามารถทำงานได้ 24 ชั่วโมง เหมาะกับงานที่มีปริมาณมาก มีขั้นตอนและกำหนดเวลาการทำงานได้ 
• สามารถกำหนด สั่งการตามกระบวนการและกำหนดวิธีการทำงานได้ โดยโปรแกรม Attended RPA เหมาะกับงานที่ต้องการความรวดเร็ว 
• การบันทึกข้อมูลเข้าระบบอัตโนมัติ 
• เพิ่มโอกาสใหม่ๆ ในด้านการขายให้กับองค์กรและพนักงาน 

8 ตัวอย่างกระบวนการที่นิยมใช้งาน RPA มีดังนี้ 

1. การบริการ (Customer Service) 

การนำระบบ RPA เข้ามามีส่วนร่วมในการบริการลูกค้า สามารถช่วยวิเคราะห์และแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้ ส่วนที่ RPA สามารถเข้าไปช่วยได้ดีจะเป็น การใช้ Chatbot เพื่อช่วยเหลือลูกค้า Robot สามารถ โต้ตอบลูกค้าได้ทันท่วงทีและสามารถนำข้อมูลที่ได้จากลูกค้าผ่านทาง Chatbot เข้าสู่ระบบที่ได้กำหนดไว้อัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยเพิ่มความรวดเร็วในด้านการบริการที่ดยิ่งขึ้น  

2. การเตรียมความพร้อมของซัพพลายเออร์ (Supplier Onboarding) 

หากนำ RPA จะเข้ามาช่วยด้าน Supplier จะทำให้ช่วยลดต้นทุนในการดำเนินงาน เช่น การส่งมอบ การบริการ และการสนับสนุน ช่วยบันทึกข้อมูลแบบอัตโนมัติโดยการดึงข้อมูลที่สำคัญจากอีเมล จากนั้นนำไปใช้กับโปรไฟล์ลูกค้าเพื่อประมวลผลการชำระเงิน จัดการคำสั่งซื้อ ติดตามความคืบหน้าและยังช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูลได้อีกด้วย 

3. การคืนเงิน (Refund Assistance) 

RPA จะทำการรวบรวมข้อมูลและจัดเก็บไว้ใน Hub จากนั้นจะทำการบันทึกข้อมูลและตรวจสอบความถูกต้องของรายการคำขอเงินคืน ซึ่งขั้นตอนเหล่านี้จะใช้เวลาเพียงไม่กี่วินาทีต่อ 1 ใบคำร้องขอเงินคืน ช่วยตรวจเช็คเพื่อลดความผิดพลาดจากพนักงานได้ เพิ่มความแม่นยำ และความน่าเชื่อถือของข้อมูลนั่นเอง 

4. การช่วยเหลืองานด้านทรัพยากรบุคคล (HR Assistance) 

แผนกทรัพยากรบุคคลจำเป็นจะต้องจัดการข้อมูลพนักงานจํานวนมาก ตั้งแต่รายละเอียดของพนักงานไปจนถึงการชําระเงินคืน เงินสวัสดิการต่างๆ และการจ่ายเงินเดือน ดังนั้น การนำ RPA เข้าไปมีส่วนร่วมในงานด้านทรัพยากรบุคคลช่วยให้รวบรวมข้อมูลได้ถูกต้องและแม่นยำ HR จะสามารถดำเนินงานได้รวดเร็วขึ้นเมื่อมีระบบอัตโนมัติเข้ามาช่วยงานทำให้พนักงานแผนก HR มีเวลาเพิ่มขึ้นที่จะเรียนรู้งานอื่นๆ ที่ต้องใช้ทักษะมากกว่างานข้อมูลเอกสารที่ต้องทำซ้ำๆ  

ระบบ RPA สามารถรวบรวมข้อมูลที่อาจจะอยู่กระจัดกระจายให้เป็นระเบียบได้ หรือ การจัดหาผู้สมัคร ช่วยการคัดกรอง CV และการคัดเลือกผู้สมัครอาจเป็นงานที่ต้องใช้เวลามากที่สุด ที่สำคัญยังสามารถนำ OCR เข้ามาช่วยอ่านประวัติเอกสารที่อยู่ในรูปแบบ Image หรือ PDF ได้แม้ว่าจะอยู่ในรูปแบบใดก็ตาม 

5. สินค้าคงคลัง (Product Categorization and Updating Inventory) 

การใช้ Robot บนระบบ RPA สามารถจัดการสินค้าคงคลังที่มีจำนวนมาก Robot ช่วยควบคุมสินค้า และสามารถกำหนดรายการสินค้า หรือติดตามสินค้าแบบ Realtime แก้ไขปัญหาสินค้าได้อย่างรวดเร็ว เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และสามารถตรวจสอบสถานะสินค้าได้อย่างแม่นยำ 

6. การเรียกร้อง (Claims Processing) 

Robotic Process Automation (RPA) สามารถดึงข้อมูลจากเอกสารและนำเข้าสู่ระบบได้แบบอัตโนมัติ โดย Robot จะทำการตรวจสอบคำร้องของลูกค้า และสามารถแจ้งให้พนักงานทราบได้ทันท่วงที เพิ่มความรวดเร็วในการทำงานจากเดิม เพื่อส่งมอบได้ตรงตามความต้องการที่สอดคล้องกับเป้าหมายหลักของในองค์กรธุรกิจเป็นอย่างมาก 

7. การจัดส่ง (Delivery Confirmation) 

พนักงานดิจิทัล (Robot) สามารถอนุมัติคำสั่งซื้อที่มีจำนวนมากให้เป็นอัตโนมัติ และอัปเดตสถานะแบบ Realtime โดยใช้เทคโนโลยี RPA ร่วมกับ Optical Character Recognition (OCR) จากนั้นนำข้อมูลไปจัดเก็บในระบบจัดการเอกสาร พร้อมทั้งยังตั้งค่าสถานะปัญหาในกรณีที่มีความคลาดเคลื่อนระหว่างข้อมูลทั้งผู้รับและผู้ส่งได้อีกด้วย 

8. การรายงาน (Reporting) 

ระบบ RPA มีความปลอดภัยในการติดตามผลการดำเนินงาน คือ การติดตามข้อมูลที่สำคัญๆ แบบ Realtime มีการอัปเดตรายงานที่กำหนดได้ด้วยตัวเอง แต่จะใช้เวลานาน มีขั้นตอนที่ซับซ้อน ดังนั้น การนำ RPA เข้ามามีส่วนร่วมจะช่วยให้องค์กรธุรกิจ สามารถสร้างรายงานได้รวดเร็วและครบถ้วน ตรวจสอบความถูกต้องในการจัดเรียงรายงานในรูปแบบที่เข้าใจมากยิ่งขึ้น  

สำหรับ RPA ถือว่าเข้ามาเป็นตัวช่วยที่ดีสำหรับการพัฒนาองค์กรธุรกิจให้เกิด Digital Transformation ช่วยให้พนักงานได้นำทักษะที่มีไปใช้กับงานที่ต้องใช้ทักษะสำคัญมากขึ้น ซอฟต์แวร์อัตโนมัติจะช่วยให้ลดการทำงานที่ซ้ำๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ แจ้งเตือนปัญหาหรือข้อผิดพลาดได้ทันที สามารถทำงานได้ 24 ชั่วโมง มีความแม่นยำและมีความปลอดภัยสูง ช่วยลดต้นทุนค่าใช้จ่าย ปรับการทำงานมาเป็นแบบไร้เอกสาร (Paperless) ที่สำคัญข้อมูลต่างๆ สามารถกำหนดให้เป็นในรูปแบบอัตโนมัติตามเวลาที่ต้องการได้นั่นเอง