แผนก HR หรือเรียกว่า แผนกการจัดการทรัพยากรมนุษย์ เป็นส่วนสำคัญของการทำงานในองค์กร/บริษัทอย่างมาก ซึ่งงานโดยส่วนใหญ่จะใช้เป็นการอนุมัติด้วยเอกสาร และจัดการกับเอกสารจำนวนมาก รวมไปถึงมีขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อน ในปัจจุบันหลายองค์กรต้องหาโปรแกรมที่ช่วยลดเวลาและขั้นตอนการทำงานเข้ามาช่วยมากขึ้น และ Microsoft Power Apps ก็เป็นหนึ่งเครื่องมือที่ได้รับความนิยมที่จะช่วยให้สร้างแอปพลิเคชันที่เหมาะสมกับความต้องการของแผนก HR โดยไม่จำเป็นต้องมีความรู้ในการเขียนโปรแกรมเนื่องจากเป็นโปรแกรมในรูปแบบ Low-Code/No-Code
Table of Contents
ตัวอย่างแอปพลิเคชันที่พัฒนาด้วย Power Apps สำหรับแผนก HR
แอปลางานและขออนุมัติจากหัวหน้างาน
แอปพลิเคชันเพื่อให้พนักงานสามารถยื่นคำขอลางาน ตรวจสอบสถานะการลางาน และดูปฏิทินการลางานของทีมได้ในที่เดียว นอกจากนี้พนักงานยังสามารถยื่นคำขอลางานได้ทุกที่ทุกเวลาผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่ ไม่ต้องเสียเวลาในการกรอกเอกสารหรือติดต่อฝ่ายบุคคล ทำให้ประหยัดเวลาและเพิ่มความสะดวกสบายในการทำงาน รวมทั้งข้อมูลการลาจะถูกบันทึกไว้ในระบบ ทำให้ทั้งพนักงานและหัวหน้างานสามารถตรวจสอบข้อมูลได้ง่าย ช่วยให้การวางแผนการทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
แอปประเมินผลงานของพนักงาน
แอปพลิเคชันสำหรับการเก็บข้อมูลการประเมินผลงาน การตั้งเป้าหมาย และการติดตามความก้าวหน้าของพนักงาน หรือแอปสำหรับสำรวจความพึงพอใจและความผูกพันของพนักงาน ผ่านคำถามสั้นๆ ทำให้สามารถวิเคราะห์เพื่อวางแผนการพัฒนาพนักงานในอนาคตได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งพนักงานและผู้บริหารสามารถเข้าถึงข้อมูลการประเมินผลงานได้อย่างง่ายดาย สะดวก และชัดเจน ทำให้เกิดความโปร่งใสมากขึ้น นอกจากนี้ระบบจะคำนวณคะแนนและผลการประเมินโดยอัตโนมัติ ช่วยลดความผิดพลาดจากการคำนวณด้วยมือ ดังนั้นข้อมูลที่ได้ก็จะมีความถูกต้องตรงและรวดเร็ว
โปรแกรมสำหรับลงทะเบียนกิจกรรมหรือการอบรม
แอปพลิเคชันสำหรับการลงทะเบียนงานหรือกิจกรรมต่างๆ เช่น เข้าร่วมการฝึกอบรม ดูรายละเอียดหลักสูตร เป็นต้น และติดตามความก้าวหน้าในการพัฒนาตนเองของพนักงาน ผ่านประวัติการลงทะเบียนและเข้าร่วมกิจกรรมต่างๆ โดยพนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมต่างๆ ได้ง่ายผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่ ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน เมื่อไหร่ ก็สามารถลงทะเบียนได้ทันที และยังเปรียบเทียบรายละเอียดของแต่ละกิจกรรม และตัดสินใจเลือกเข้าร่วมกิจกรรมที่ตรงกับความสนใจได้ ไม่เพียงแต่ช่วยอำนวยความสะดวกให้กับพนักงานเท่านั้น แอปพลิเคชันนี้ยังลดขั้นตอนการดำเนินงานที่ซ้ำซาก ลดการใช้เอกสาร และลดระยะเวลาในการประมวลผลข้อมูล ทำให้การทำงานของแผนก HR มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ข้อมูลต่างๆเกี่ยวกับการลงทะเบียนและการเข้าร่วมกิจกรรมถูกบันทึกไว้ในระบบ ทำให้การวิเคราะห์ข้อมูลและการรายงานผลเป็นไปได้อย่างง่ายดาย เพื่อวางแผนการฝึกอบรมในอนาคตให้สอดคล้องกับความต้องการของพนักงานและองค์กรได้
โปรแกรมช่วยประกาศข่าวในองค์กร
เมื่อเรามีแอปพลิเคชันที่ช่วยในการจัดการงานต่างๆ ของแผนก HR แล้ว อีกสิ่งหนึ่งที่สำคัญไม่แพ้กันคือการสื่อสารภายในองค์กร ซึ่งปัจจุบันทางไซเจ็นมีแอปพลิเคชันที่สามารถใช้งานได้ทันทีแบบ Ready to Use อีกด้วย (สามารถดูข้อมูล Engage & Connect Center ได้ที่นี่) เป็นโปรแกรมที่ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้การประกาศข่าวในองค์กรเป็นเรื่องง่ายและมีประสิทธิภาพ
เปลี่ยนการสื่อสารภายในองค์กรให้เป็นเรื่องง่ายและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นด้วย Engagement and Connect ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้การประกาศข่าวสารภายในองค์กรเป็นไปอย่างราบรื่นและทั่วถึง ดังนี้
– สร้างประกาศได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว เพียงแค่กรอกหัวข้อ เนื้อหา และแนบภาพประกอบ
– กำหนดเวลาประกาศได้อย่างแม่นยำ วางแผนการเผยแพร่ข่าวสารได้ล่วงหน้า ตั้งค่าวันที่ต้องการประกาศ และกำหนดวันสิ้นสุดของข่าวได้อย่างชัดเจน
– แจ้งเตือนอัตโนมัติ เพื่อให้มั่นใจได้ว่าทุกคนจะได้รับรู้ข่าวสารสำคัญ ไม่พลาดทุกการอัปเดต ด้วยระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติทางอีเมลเมื่อมีประกาศใหม่หรือต้องการให้ตอบกลับ
– ติดตามผลการสื่อสาร โดยตรวจสอบสถานะการตอบกลับของผู้รับได้อย่างง่ายดาย
– ดูประวัติข่าวสารที่เคยประกาศไปแล้วได้อย่างครบถ้วน พร้อมทั้งรายละเอียดต่างๆ เช่น วันที่ประกาศ ผู้รับ และสถานะการตอบกลับ
– แก้ไขข้อมูลข่าวสารที่ยังไม่สิ้นสุด มีความยืดหยุ่น เพื่อความถูกต้องและทันสมัยของข้อมูล
เพราะการสื่อสารที่ดีคือหัวใจสำคัญขององค์กร Engagement and Connect จึงเป็นมากกว่าแค่แอปพลิเคชันสำหรับประกาศข่าว แต่เป็นเครื่องมือที่จะช่วยให้พนักงานทุกคนได้รับข้อมูลข่าวสารที่สำคัญอย่างทันท่วงที ทำให้การทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและราบรื่นยิ่งขึ้น ด้วยการใช้งาน Power Apps และ Engage & Connect Center ร่วมกัน แผนก HR จะสามารถปรับปรุงกระบวนการทำงานและการสื่อสารภายในองค์กรให้ดียิ่งขึ้น ซึ่งจะช่วยให้แผนก HR ปรับจากรูปแบบเดิมๆ เป็นรูปแบบดิจิทัลมากขึ้นอีกด้วย
แอปพลิเคชันรายงานค่าใช้จ่าย
แอปพลิเคชันนี้สามารถช่วยให้พนักงานกรอกรายละเอียดค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในการปฏิบัติงาน เช่น ค่าเดินทาง ค่าอาหาร และแนบใบเสร็จรับเงิน ระบบจะคำนวณยอดรวมค่าใช้จ่ายและส่งแจ้งเตือนไปยังฝ่ายบัญชีเพื่อดำเนินการเบิกจ่าย ช่วยลดขั้นตอนในการเบิกค่าใช้จ่าย ลดความผิดพลาดในการคำนวณ และช่วยในการบริหารจัดการค่าใช้จ่ายของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยลดความผิดพลาดในการบันทึกข้อมูล และเพิ่มความโปร่งใสในการใช้จ่าย นอกจากนี้ ยังสามารถนำข้อมูลที่ได้จากแอปพลิเคชันมาวิเคราะห์เพื่อหาแนวทางในการลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นได้อีกด้วย
Power Apps สามารถช่วยพัฒนางานในแผนก HR ได้หลากหลายส่วน เช่น แอปพลิเคชันการจัดการพนักงาน, แอปพลิเคชันการอนุมัติวันลา, แอปพลิเคชันประกาศข่าวในองค์กร และแอปพลิเคชันการฝึกอบรมพนักงาน ทั้งนี้ Power Apps ยังช่วยให้แผนก HR ลดความซับซ้อนในกระบวนการทำงาน เพิ่มประสิทธิภาพ และทำให้งานเอกสารเป็นดิจิทัล นอกจากนี้ยังสามารถเชื่อมต่อกับระบบต่างๆ ที่แผนก HR ใช้อยู่แล้วหรือฐานข้อมูลที่มีอยู่ได้อย่างง่ายดายอีกด้วย
ref: https://www.microsoft.com/en-us/power-platform/blog/power-apps/power-for-hr-transform-your-hr-processes-with-power-platform-enterprise-templates
