การดำเนินธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพเป็นปัจจัยสำคัญในการสร้างความได้เปรียบทางการแข่งขัน องค์กรต่าง ๆ จึงมุ่งเน้นการบริหารจัดการและปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจให้มีประสิทธิผลมากยิ่งขึ้น การนำเทคโนโลยี Automation มาผสานกับระบบการจัดการธุรกิจอย่าง SAP Business One (SAP B1) จึงเป็นกลยุทธ์ที่สำคัญในการยกระดับกระบวนการทางธุรกิจให้ทันสมัยและมีประสิทธิภาพ
ด้วยการการผสานการทำงานระหว่าง Robotic Process Automation (RPA) และ Optical Character Recognition (OCR)/Intelligent Document Processing (IDP) ใน SAP B1 ที่เข้ามาเป็นกุญแจสำคัญที่ช่วยลดความซับซ้อนและลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้ในการดำเนินธุรกิจ อีกทั้งการดำเนินงานแบบอัตโนมัตินี้ยังช่วยปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจให้เป็นไปอย่างราบรื่น สร้างความคล่องตัวและเพิ่มขีดความสามารถ เพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันทางธุรกิจอย่างยั่งยืน บทบาทของเทคโนโลยี Automation ใน SAP B1 จะเป็นอย่างไรบ้างนั้น ติดตามได้ในบทความ
ภาพรวมของ SAP Business One (SAP B1)
SAP Business One (SAP B1) เป็นระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) ที่ถูกออกแบบมาเพื่อให้ธุรกิจขนาดกลางและขนาดเล็ก สามารถจัดการกระบวนการธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ ครอบคลุมทั้งด้านการเงิน การขาย การจัดซื้อ ไปจนถึงการจัดการคลังสินค้าและการผลิต ด้วยการทำงานแบบ Integrated ที่เชื่อมโยงข้อมูลจากทุกส่วนของธุรกิจ SAP B1 จึงเป็นตัวช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้อย่างแม่นยำและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น อีกทั้งยังเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถเพิ่มศักยภาพและแข่งขันในตลาดได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เทคโนโลยี Automation คืออะไร?
เทคโนโลยี Automation คือกระบวนการที่ใช้ Software หรือ Machine ในการดำเนินงานแทนมนุษย์ เพื่อลดความซับซ้อน เพิ่มความรวดเร็ว และลดข้อผิดพลาดในการทำงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกระบวนการที่ต้องทำซ้ำ ๆ หรือใช้เวลานาน Automation จะช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ลดภาระงานที่ไม่จำเป็น และเพิ่มความสามารถในการทำงานที่มีความซับซ้อนสูงขึ้น เทคโนโลยีนี้ได้รับการนำมาใช้ในหลายภาคส่วนของธุรกิจ ตั้งแต่การผลิต การจัดการข้อมูล ไปจนถึงงานบริการลูกค้า เพื่อช่วยให้ธุรกิจสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิผลและตอบสนองความต้องการของตลาดที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว
เครื่องมือของเทคโนโลยี Automation (RPA, OCR/IDP)
เพื่อให้การดำเนินงานแบบอัตโนมัติใน SAP B1 มีประสิทธิภาพสูงสุด การใช้เครื่องมือที่เหมาะสมจึงเป็นสิ่งสำคัญในการจัดการข้อมูลและการทำงานที่เป็นระบบ เรามาทำความรู้จักกับเครื่องมือหลักที่ใช้ในกระบวนการอัตโนมัติ นั่นคือ RPA และ OCR/IDP
RPA (Robotic Process Automation): RPA เป็น Software ที่ทำหน้าที่เป็นหุ่นยนต์เสมือนซึ่งสามารถจำลองการทำงานของมนุษย์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ RPA สามารถทำงานซ้ำ ๆ ที่มักใช้เวลามาก เช่น การป้อนข้อมูล การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล และการทำรายงาน ให้เป็นอัตโนมัติ โดยการใช้ RPA ร่วมกับ SAP B1 ก็จะช่วยลดภาระงานที่ไม่จำเป็นให้กับพนักงานได้
OCR (Optical Character Recognition): OCR เป็นเทคโนโลยีที่สามารถแปลงข้อมูลจากรูปแบบภาพ เช่น สแกนเอกสาร หรือไฟล์ PDF ให้กลายเป็นข้อมูลดิจิทัลที่สามารถค้นหาและจัดการได้
IDP (Intelligent Document Processing): IDP เป็นเทคโนโลยีที่นำความสามารถของ OCR เข้ามาประสานร่วมกับ Artificial intelligence (AI) และ Machine Learning (ML) ที่สามารถนำข้อมูลจากเอกสาร ตั้งแต่ข้อมูลที่มีโครงสร้างจนถึงข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้าง เช่น อีเมล รายงาน ไฟล์ PDF หรือเอกสารที่เขียนด้วยลายมือ ให้กลายเป็นข้อมูลดิจิทัลที่สามารถค้นหาและจัดการได้ ซึ่งการนำ AI&ML เข้ามาใช้งานจะช่วยทำให้การประมวลผลเอกสารมีข้อผิดพลาดน้อยที่สุด ช่วยจัดการความต้องการในการดำเนินงานที่มากขึ้นด้วยความแม่นยำ และประสิทธิภาพที่ดีขึ้น
การทำงานร่วมกันของเทคโนโลยี Automation ในการบริหารจัดการข้อมูล
การผสานเทคโนโลยี RPA และ OCR/IDP เข้ากับ SAP B1 ช่วยให้การจัดการกระบวนการต่าง ๆ ภายในองค์กรเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ตัวอย่างการทำงานร่วมกันของเทคโนโลยีเหล่านี้ สามารถเห็นได้ในกระบวนการจัดการเอกสารทางการเงิน เช่น การรับใบแจ้งหนี้ที่เป็นเอกสาร OCR/IDP จะทำการสแกนและแปลงข้อมูลใน Invoice ให้เป็นดิจิทัล โดยการอ่านข้อมูลจากเอกสาร เช่น Quotation, Purchase Order หรือใบเสร็จ และแปลงเป็นข้อมูลที่สามารถนำเข้าในระบบ SAP B1 ได้อย่างอัตโนมัติ เมื่อข้อมูลจาก OCR/IDP ได้ถูกแปลงเป็นรูปแบบดิจิทัลแล้ว จากนั้น RPA จะเข้ามาทำหน้าที่ในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลและอัปเดตข้อมูลเข้าสู่ระบบ SAP B1 อีกทั้ง RPA ยังสามารถรวบรวมข้อมูลที่ได้รับจาก OCR/IDP และจากระบบอื่น ๆ เพื่อสร้างรายงานได้อีกด้วย การทำงานร่วมกันระหว่าง RPA และ OCR/IDP ใน SAP B1 ไม่เพียงแต่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการข้อมูลเพียงเท่านั้น แต่ยังช่วยเสริมสร้างการทำงานที่ราบรื่นและคล่องตัว ลดข้อผิดพลาด และยกระดับกระบวนการทางธุรกิจให้ทันสมัยและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ประโยชน์ของการใช้เทคโนโลยี Automation ในระบบ SAP B1
- ลดข้อผิดพลาด: ช่วยลดความผิดพลาดที่เกิดจากการกรอกข้อมูลด้วยมือและการดำเนินงานที่ซ้ำซ้อน โดยการทำงานอัตโนมัติ ช่วยให้ข้อมูลมีความถูกต้องสูงขึ้นและลดความเสี่ยงจากข้อผิดพลาดที่อาจเกิดจากการทำงานด้วยมนุษย์
- เพิ่มความรวดเร็ว: ช่วยลดเวลาในการดำเนินการกระบวนการต่าง ๆ เช่น การอัปเดตข้อมูล, การสร้างรายงาน และการจัดการเอกสาร การทำงานที่เคยใช้เวลานาน ก็จะสามารถเสร็จสิ้นได้ภายในเวลาที่สั้นลง ทำให้ธุรกิจสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้เร็วขึ้น
- ปรับปรุงประสิทธิภาพ: ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานโดยการลดภาระงานที่ซ้ำซ้อนและใช้เวลานาน
- มีการจัดการข้อมูลที่แม่นยำ: การทำงานร่วมกันของ RPA และ OCR/IDP ช่วยให้การจัดการข้อมูลใน SAP B1 มีความแม่นยำมากขึ้น โดยการแปลงข้อมูลจากเอกสารเป็นดิจิทัลและการอัปเดตข้อมูลอัตโนมัติ ช่วยลดความเสี่ยงจากการป้อนข้อมูลผิดพลาดและช่วยให้ข้อมูลที่ใช้ในการตัดสินใจมีความถูกต้อง
- ลดต้นทุน: ช่วยลดค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการจ้างงานเพิ่มเติมสำหรับการทำงานที่ซ้ำซ้อนและการจัดการข้อมูล ลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานและเพิ่มผลกำไรโดยการทำให้กระบวนการต่าง ๆ มีประสิทธิภาพมากขึ้น
แนวทางการพัฒนาต่อไปในอนาคต
การพัฒนาเทคโนโลยี Automation ยังคงมีการเติบโตอย่างต่อเนื่อง อนาคตของ Automation ใน SAP B1 น่าจะมุ่งเน้นไปที่การเพิ่มความสามารถในการทำงานร่วมกันระหว่าง RPA, OCR/IDP และ AI&ML (Artificial Intelligence & Machine Learning) ซึ่งจะทำให้ระบบมีความชาญฉลาดและสามารถปรับตัวเข้ากับความต้องการของธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงได้อย่างยืดหยุ่น นอกจากนี้ การพัฒนาความสามารถในการวิเคราะห์ข้อมูลแบบ Real-Time จะช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลสนับสนุนและทันเวลา
การนำเทคโนโลยี Automation เช่น RPA และ OCR/IDP มาใช้ใน SAP B1 ไม่เพียงแต่เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานเท่านั้น แต่ยังเป็นการเตรียมความพร้อมให้กับธุรกิจ สามารถเติบโตได้อย่างยั่งยืนในอนาคต ความสามารถในการปรับตัวและเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทางธุรกิจเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่งในยุคที่การแข่งขันสูงเช่นนี้ ดังนั้น การผสานเทคโนโลยี RPA และ OCR/IDP ใน SAP B1 จึงเป็นก้าวสำคัญที่ธุรกิจทุกขนาดควรพิจารณาเพื่อยกระดับกระบวนการธุรกิจให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ปรึกษาเกี่ยวกับ SAP Business One หรือนัดชม Demo ฟรี
References:
– Intelligent Document Processing (IDP) เทคโนโลยีประมวลผลเอกสารอัจฉริยะ ตัวช่วยงานเอกสารของธุรกิจในทุกอุตสาหกรรม
– การใช้งาน Payment Automation สร้างกระบวนการที่ยกระดับธุรกิจด้วย RPA
– 4 เทคโนโลยี RPA, OCR, และ IDP ร่วมกับ AI ปฏิวัติการบริหารจัดการเงินขององค์กร ด้วยพลังของการประมวลผลข้อมูลอัจฉริยะอัตโนมัติ
Author: Mathurada W.
