ลดต้นทุนด้วย SAP B1 และเจาะลึก 5 สาเหตุหลักของต้นทุนแฝงในองค์กร

การบริหารต้นทุนอย่างมีประสิทธิภาพไม่ได้หมายถึงแค่การลดค่าใช้จ่ายที่มองเห็นได้เท่านั้น แต่ยังรวมถึงการจัดการกับต้นทุนแฝง (Hidden Cost) ที่ซ่อนอยู่ในทุกมุมของกระบวนการทำงาน ตั้งแต่ระบบที่ไม่มีประสิทธิภาพ ข้อมูลที่ไม่แม่นยำ ไปจนถึงการควบคุมที่หละหลวม ซึ่งสิ่งเหล่านี้อาจไม่ปรากฏในงบการเงิน แต่กลับส่งผลกระทบต่อผลกำไรโดยตรง 

หลายองค์กรที่ยังไม่มีระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) ต่างเผชิญกับต้นทุนแฝง เหล่านี้โดยไม่รู้ตัว และการใช้ SAP Business One (SAP B1) ซึ่งเป็น ERP ที่ออกแบบมาสำหรับธุรกิจเล็กไปจนถึงขนาดใหญ่ ถือเป็นหนึ่งในทางเลือกที่คุ้มค่าในการลดต้นทุนแฝงอย่างยั่งยืน

ต้นทุนแฝง (Hidden Cost) คืออะไร และมีผลอย่างไรกับองค์กร

ต้นทุนแฝง หรือ Hidden Cost คือค่าใช้จ่ายที่ไม่แสดงออกมาอย่างชัดเจนในระบบบัญชีหรือรายงานต้นทุน เช่น 

• เวลาที่พนักงานใช้ไปกับการทำงานซ้ำซ้อน 
• ค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการจัดเก็บข้อมูลผิดพลาด 
• การสั่งซื้อสินค้าที่ขาดหรือเกินความจำเป็น 
• ความล่าช้าในการตัดสินใจที่ทำให้เสียโอกาสทางธุรกิจ 
• ต้นทุนในการให้บริการลูกค้าที่ไม่มีประสิทธิภาพ 

ต้นทุนเหล่านี้ไม่ปรากฏเป็นรายการในงบกำไรขาดทุน แต่ส่งผลต่อกำไรขั้นต้น ความพึงพอใจของลูกค้า และขีดความสามารถในการแข่งขันขององค์กร 

สาเหตุหลักของต้นทุนแฝงจากการที่องค์กรไม่มี ERP

1. การจัดเก็บข้อมูลแบบกระจัดกระจาย
   หลายองค์กรยังคงใช้ระบบแยกส่วน เช่น แผนกจัดซื้อใช้ Excel แผนกขายใช้โปรแกรม POS และแผนกบัญชีใช้ซอฟต์แวร์อีกตัวหนึ่ง ทำให้ข้อมูลไมเชื่อมต่อถึงกัน ต้องใช้แรงงานคนในการรวบรวมและตรวจสอบ ซึ่งเสี่ยงต่อความผิดพลาดและใช้เวลามาก 

2. กระบวนการที่ไม่มีความอัตโนมัติ 
   การไม่มีระบบอัตโนมัติทำให้พนักงานต้องกรอกข้อมูลซ้ำในหลายระบบ เช่น ใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ รายงานยอดขาย ฯลฯ ซึ่งนอกจากจะใช้เวลานานแล้ว ยังเสี่ยงต่อการผิดพลาดที่นำไปสูรายจ่ายเพื่อจัดการแก้ไขปัญหาเหล่านี้ตามมา 

3. ขาดการควบคุมสินค้าคงคลังที่ดี 
   ธุรกิจที่ไม่มีระบบควบคุมสต๊อกแบบเรียลไทม์มักประสบกับปัญหาสต๊อกขาด สินค้าเสียหายหมดอายุ หรือสต๊อกเกินความจำเป็น ส่งผลให้มีต้นทุนจมโดยไม่จำเป็น 

4. ขาดการวิเคราะห์ข้อมูลที่แม่นยำ 
   หากไม่มี ERP ผู้บริหารจะไม่มีข้อมูลแบบเรียลไทม์ในการตัดสินใจ ส่งผลให้เกิดความล่าช้า ขาดความแม่นยำ และอาจนำไปสู่การตัดสินใจผิดพลาด เช่น การตั้งราคาขายไม่เหมาะสม หรือการลงทุนที่ไม่ให้ผลตอบแทน 

5. ต้นทุนด้านลูกค้าสัมพันธ์ (Customer Cost) 
   ความผิดพลาดในการออกใบกำกับภาษี การจัดส่งล่าช้า หรือการตอบกลับลูกค้าช้า ล้วนส่งผลให้ลูกค้าไม่พอใจ และอาจสูญเสียลูกค้าในระยะยาว ซึ่งเป็นต้นทุนที่ซ่อนอยู่ในรูปแบบของโอกาสที่สูญเสียไป 

SAP B1 ช่วยลดต้นทุนแฝงได้อย่างไร

SAP Business One คือ ERP ที่รวมกระบวนการหลักของธุรกิจไว้ในระบบเดียว ได้แก่ การขาย การจัดซื้อ คลังสินค้า การเงิน บัญชี การผลิต และ CRM ด้วยแนวคิด “One Data Source for Whole Organization” ทำให้ข้อมูลทุกหน่วยงานเชื่อมโยงกันอย่างอัตโนมัติและเรียลไทม์ ซึ่งช่วยลด Hidden Cost ได้หลายทาง เช่น 

1. ลดต้นทุนแรงงานจากงานที่ทำซ้ำ

ระบบ SAP B1 สามารถลดการกรอกข้อมูลซ้ำและการทำงานแบบ Manual ได้ในตัวอย่างงานเหล่านี้

• การออกเอกสารอัตโนมัติเมื่อมีการขายหรือสั่งซื้อ 
• ระบบแจ้งเตือนสินค้าคงคลังต่ำ 
• การสร้างรายงานอัตโนมัติตามช่วงเวลา 

ผลลัพธ์: ประหยัดเวลาทำงานของพนักงาน และลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการกรอกข้อมูลผิด 

2. ลดของเสียและสต๊อกจม

ระบบบริหารจัดการคลังสินค้าของ SAP B1 สามารถช่วยได้ ดังนี้ 

• ตรวจสอบปริมาณสต๊อกแบบเรียลไทม์ 
• คำนวณความต้องการสินค้าอัตโนมัติตามยอดขายและแนวโน้ม 
• บริหารสินค้าหมุนเวียนช้าอย่างมีประสิทธิภาพ 

ผลลัพธ์: ลดปัญหาสินค้าเสียหาย สินค้าหมดอายุ หรือสต๊อกเกินความจำเป็น

3. เพิ่มความแม่นยำของข้อมูล 

ด้วยข้อมูลกลางที่เชื่อมโยงกันทุกแผนก SAP B1 ช่วยให้ข้อมูลไม่มีความซ้ำซ้อน ลดความเสี่ยงจากข้อมูลผิดพลาด และส่งผลให้การวิเคราะห์ต้นทุนหรือรายงานทางการเงินมีความแม่นยำสูงขึ้น 

4. สนับสนุนการตัดสินใจที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ 

ผู้บริหารสามารถดูรายงานแบบ Dashboard หรือ Real-time Report ได้ทันที เช่น: 

• รายงานยอดขายตามกลุ่มลูกค้า 

• สถานะเงินสด และกระแสเงินสด 

• รายงานวิเคราะห์กำไรขั้นต้นต่อสินค้า/บริการ 

ผลลัพธ์: การตัดสินใจที่เร็วและแม่นยำช่วยให้ธุรกิจสามารถตอบสนองต่อสถานการณ์ได้ทันท่วงที ลดการพลาดโอกาสทางธุรกิจ 

5. ลดต้นทุนในการให้บริการลูกค้า

ด้วยข้อมูลที่เชื่อมโยงกันระหว่างฝ่ายขาย คลังสินค้า และฝ่ายบัญชี ทำให้การให้บริการลูกค้าเป็นไปอย่างรวดเร็ว ถูกต้อง และมีมาตรฐาน เช่น 

• ตรวจสอบสถานะคำสั่งซื้อได้ทันที 
• ออกใบกำกับภาษีแบบอัตโนมัติ 
• ตรวจสอบประวัติการซื้อของลูกค้าได้แบบทันที 

ผลลัพธ์: ช่วยสร้างความพึงพอใจ และลดความเสี่ยงที่ลูกค้าจะหยุดซื้อสินค้าหรือบริการของเรา 

ตัวอย่างสถานการณ์จริง

ตัวอย่าง 1: ธุรกิจค้าส่งวัสดุก่อสร้าง

ก่อนใช้ SAP B1 บริษัทใช้ระบบ Excel ควบคุมสต๊อก ทำให้เกิดของเสียจากการซื้อมากเกินความต้องการ และต้องใช้เวลานานในการตรวจนับ หลังติดตั้ง SAP B1 พบว่าสามารถลดสินค้าคงคลังจมได้กว่า 20% และลดเวลาในการปิดบัญชีช่วงปลายเดือนลงได้ถึง 50% 

ตัวอย่าง 2: ธุรกิจผลิตอาหาร 

 
เดิมใช้ระบบแยกส่วนระหว่างฝ่ายผลิต ฝ่ายบัญชี และฝ่ายขาย ทำให้เกิดความล่าช้าในการสั่งวัตถุดิบ ส่งผลให้การผลิตสะดุดและต้นทุนการผลิตสูง หลังใช้งาน SAP B1 สามารถวางแผนวัตถุดิบล่วงหน้าได้แม่นยำขึ้น ลดของเสียจากการผลิต และบริหารงานขายได้ลื่นไหลขึ้น ซึ่งมีผลลัพธ์ ดังนี้

การลดต้นทุนการผลิต 

• ลดต้นทุนการขนส่ง: การควบคุมสินค้าคงคลังที่มีประสิทธิภาพช่วยลดต้นทุนการขนส่งลงประมาณ 2–5% ของยอดขาย  
• ลดต้นทุนแรงงาน: การจัดการคลังสินค้าและระบบ bin management ที่มีประสิทธิภาพสามารถลดต้นทุนแรงงานได้ถึง 15% 
• ลดปริมาณสินค้าคงคลัง: การวางแผนความต้องการวัสดุ (MRP) และการคาดการณ์ที่แม่นยำช่วยลดปริมาณสินค้าคงคลังลงได้ 20–30% 

การเพิ่มประสิทธิภาพการขาย

ต้นทุนแฝง คือภัยเงียบที่กัดกินต้นทุนขององค์กรอย่างไม่รู้ตัว โดยเฉพาะอย่างยิ่งในองค์กรที่ยังไม่มีระบบ ERP หรือแต่ละแผนกในองค์กรยังใช้ระบบแยกส่วนกันอยู่ ซึ่งส่งผลให้เกิดความล่าช้า ความผิดพลาด และการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ และทำให้เกิดต้นทุนแฝงที่กว่าจะมองเห็นก็อาจจะสายเกินไปแล้ว 

คุณป้องกันปัญหาเหล่านี้ได้ด้วย SAP Business One ที่ไม่ได้เป็นเพียงซอฟต์แวร์ แต่เป็นเครื่องมือที่เปลี่ยนโครงสร้างการบริหารจัดการขององค์กร ช่วยลดต้นทุนแฝงในทุกกระบวนการ เพิ่มความคล่องตัวในการตัดสินใจ และยกระดับความสามารถในการแข่งขันอย่างยั่งยืน

ในยุคที่ทุกวินาทีมีค่า การลงทุนในระบบ ERP อย่าง SAP B1 จึงไม่ใช่ค่าใช้จ่าย แต่เป็นการลงทุนที่ให้ผลตอบแทนในรูปแบบของ “ต้นทุนที่ลดลง กำไรที่เพิ่มขึ้น และความมั่นคงในระยะยาว”

อย่าปล่อยให้ต้นทุนแฝงกัดกินกำไรขององค์กรคุณ ปรึกษา ZyGen เพื่อขอคำแนะนำเพิ่มเติม
หรือนัดชม Demo SAP Business One ฟรี

Author: Kotchakorn W.