แม้องค์กรจะเร่งปรับตัวสู่ดิจิทัล แต่การจัดการสัญญายังคงติดกับดักของกระดาษ ไฟล์กระจัดกระจาย และขั้นตอนที่ยุ่งยาก ส่งผลให้เกิดความล่าช้า ขาดความโปร่งใส และเสี่ยงต่อการสูญหายของข้อมูลสำคัญ นี่ไม่ใช่แค่เรื่องของเอกสาร แต่คือจุดเสี่ยงที่กระทบถึงต้นทุน ความคล่องตัว และโอกาสทางธุรกิจ
Contract Management Application (Ready to Deploy) คือทางออกที่ช่วยให้องค์กรพลิกเกมการจัดการสัญญา ด้วยโซลูชันสำเร็จรูปบน Microsoft Power Apps และ Power Automate ที่พร้อมใช้งานได้ทันที ไม่ต้องพัฒนาระบบใหม่ ลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพ และเสริมความมั่นใจให้ทุกดีลทางธุรกิจ ซึ่ง Contract Management Application นี้ทำอะไรได้บ้าง และช่วยลดต้นทุนได้อย่างไร เราจะเล่าให้ฟังในบทความนี้
Table of Contents
Contract Management Application คืออะไร
Contract Management Application คือ ระบบจัดการสัญญาแบบดิจิทัลที่ช่วยให้องค์กรสามารถจัดเก็บ ตรวจสอบ และติดตามสถานะของสัญญาได้อย่างเป็นระบบ ออกแบบมาเพื่อแทนที่กระบวนการแบบกระดาษหรือไฟล์กระจัดกระจายที่เสี่ยงต่อความผิดพลาดและความล่าช้า
โดยแอปพลิเคชันนี้ถูกพัฒนาด้วย Microsoft Power Apps และ Power Automate ซึ่งช่วยให้ใช้งานได้ทันทีโดยไม่ต้องเริ่มพัฒนาระบบใหม่ตั้งแต่ศูนย์ ตอบโจทย์ทั้งความคุ้มค่า ความรวดเร็ว และความสามารถในการขยายระบบในอนาคต
จุดเด่นของแอปพลิเคชันแบบ Ready-to-Deploy Power
- ราคาคุ้มค่า: ประหยัดงบประมาณเมื่อเทียบกับการพัฒนาระบบใหม่
- ติดตั้งและใช้งานได้เร็ว: สามารถติดตั้งได้รวดเร็วภาย 2-3 สัปดาห์
- รองรับการปรับแต่ง: สามารถปรับให้เหมาะสมกับขั้นตอนอนุมัติและโครงสร้างองค์กรคุณ
- เชื่อมต่อกับ Microsoft 365 และบริการอื่น ๆ: ทำงานร่วมกับ Power Automate, SharePoint, Teams และอื่น ๆ
ด้วยการที่ระบบถูกออกแบบให้สามารถติดตั้งและใช้งานได้อย่างรวดเร็ว ทำให้เหมาะกับทั้งองค์กรขนาดเล็กไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่ที่ต้องการความคุ้มค่า และต้องการระบบที่ควบคุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ฟีเจอร์หลักของ Contract Management Application
- จัดเก็บข้อมูลสัญญาอย่างเป็นระบบ
รองรับการบันทึกข้อมูลสัญญาและเอกสารที่เกี่ยวข้องในรูปแบบดิจิทัล พร้อมระบบจัดหมวดหมู่และค้นหาที่สะดวก ทำให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังหรือค้นหาข้อมูลเฉพาะจุดได้อย่างรวดเร็ว ลดความเสี่ยงจากการสูญหายของเอก
- การเข้าถึงข้อมูลตามแผนก (Department-based Visibility)
กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลแยกตามหน่วยงานหรือบทบาทของผู้ใช้ ช่วยให้การจัดการข้อมูลมีความปลอดภัย และลดความซ้ำซ้อนในการทำงานระหว่างแผนก
- ระบบแจ้งเตือนก่อนสัญญาหมดอายุ
ตั้งค่าการแจ้งเตือนล่วงหน้าได้ตามต้องการ เช่น 30, 60 หรือ 90 วัน เพื่อให้มีเวลาประเมิน ตัดสินใจ และดำเนินการต่อสัญญาอย่างมีประสิทธิภาพ
- เชื่อมโยงสัญญาต่ออายุเข้ากับต้นฉบับ
เมื่อมีการต่ออายุหรือทำสัญญาฉบับใหม่ ระบบสามารถเชื่อมโยงกับสัญญาเดิมได้โดยอัตโนมัติ ทำให้สามารถติดตามความต่อเนื่องของข้อตกลงได้ครบถ้วน ไม่เกิดความสับสนส่งออกข้อมูลเป็น Excel รองรับการวิเคราะห์ข้อมูลหรือจัดทำรายงานภายนอกระบบ
- ติดตามสถานะของสัญญาได้แบบ Real-time
สามารถตรวจสอบสถานะของสัญญาแต่ละฉบับได้ทันที ช่วยให้ผู้บริหารและผู้ใช้งานติดตามภาพรวมได้อย่างแม่นยำ
ใครที่เหมาะกับ Contract Management Application
Contract Management Application ไม่ได้จำกัดการใช้งานแค่แผนกกฎหมายหรือฝ่ายจัดซื้อเท่านั้น แต่สามารถนำไปใช้ได้หลากหลายแผนกที่เกี่ยวข้องกับการจัดการสัญญา เอกสาร หรือการอนุมัติภายในองค์กร เช่น
- ฝ่ายจัดซื้อ (Procurement)
ใช้สำหรับจัดเก็บและติดตามสัญญากับซัพพลายเออร์ พร้อมระบบแจ้งเตือนก่อนครบกำหนดต่อสัญญา ลดความเสี่ยงในการพลาดต่อสัญญาและช่วยต่อรองเงื่อนไขได้ทันเวลา - ฝ่ายกฎหมาย (Legal)
ใช้ติดตามสถานะสัญญาทางกฎหมาย ตรวจสอบประวัติการแก้ไข และควบคุมสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสารสำคัญ ช่วยลดข้อผิดพลาดและตรวจสอบย้อนหลังได้สะดวก - ฝ่ายบริหารโครงการ (Project Management)
ใช้จัดเก็บข้อตกลงกับผู้รับเหมา หรือคู่ค้าทางโครงการ ช่วยให้ทีมงานทุกฝ่ายสามารถเข้าถึงข้อมูลร่วมกันแบบปลอดภัย - ฝ่ายการเงิน/บัญชี (Finance/Accounting)
ตรวจสอบเงื่อนไขทางการเงินของแต่ละสัญญา เช่น ระยะเวลาชำระเงิน งวดการจ่าย พร้อมอ้างอิงข้อมูลจากต้นฉบับได้ทันที - ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR)
ใช้สำหรับจัดการสัญญาว่าจ้างพนักงานที่ปรึกษา หรือพันธมิตรทางธุรกิจ และสามารถเชื่อมโยงกับระบบอนุมัติภายในได้ - ฝ่ายบริหารระดับสูง (Executive Management)
เข้าถึงภาพรวมสถานะของสัญญาทั้งองค์กรแบบ Real-time เพื่อประกอบการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์
ทำไมต้องเลือก Ready-to-Deploy Power Apps จาก ZyGen
- ทีมงานผู้เชี่ยวชาญ – มีประสบการณ์ในการพัฒนา Power Apps และ Microsoft Solutions ให้กับองค์กรระดับนานาชาติ
- บริการครบวงจร – ให้คำปรึกษา ปรับแต่ง และดูแลหลังการติดตั้ง
- รองรับการขยายในอนาคต – ปรับเปลี่ยนหรือเพิ่มฟีเจอร์ได้ตามการเติบโตของธุรกิจ
- พร้อมใช้งานได้ทันที – ลดขั้นตอนพัฒนา ประหยัดเวลาและทรัพยากร
หากองค์กรของคุณกำลังมองหาโซลูชันสำหรับบริหารจัดการสัญญาที่ ใช้งานง่าย ปรับแต่งได้ คุ้มค่า และรองรับการเติบโตในอนาคต Contract Management Application (Ready-to-Deploy) จาก ZyGen คือทางเลือกที่เหมาะสมที่สุด เพื่อเปลี่ยนกระบวนการทำงานแบบเดิมให้เป็นระบบอัตโนมัติที่ชัดเจน มีประสิทธิภาพ และตรวจสอบได้ในทุกขั้นตอน
ปรึกษา ZyGen เพิ่มเติม หรือรับชม Demo ฟรี
Author: Chaibadin P.