RPA ผู้ช่วยซอฟต์แวร์หุ่นยนต์ด้านบัญชีและการเงิน อีกขั้นของการพัฒนาองค์กร

วันนี้ไซเจ็นจะพามาหาคำตอบเกี่ยวกับ RPA คืออะไร ทำไม RPA Robotic Process Automation ถึงได้รับความนิยมในงานด้านบัญชี และการเงิน RPA Software เป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้แผนกด้านบัญชี และการเงิน ทำงานบรรลุเป้าหมายโดยนำระบบอัตโนมัติมาช่วยจัดการงานส่วนต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง อีกทั้งยังสามารถสร้าง Robot ให้ทำงานตามกระบวนการทำงานที่กำหนด  ช่วยจัดการข้อมูล เชื่อมต่อกับ System และ Application ให้อยู่ในรูปแบบอัตโนมัติ

 

ทำไม RPA ถึงมีความสำคัญต่องานด้านบัญชีและการเงิน 

การใช้งาน RPA เพิ่มขึ้นในด้านแผนกการเงิน เพราะมีประสิทธิภาพการจัดการงานในรูปแบบเดิมๆ ให้อยู่ในรูปแบบอัตโนมัติเพื่อช่วยให้พนักงานได้นำความสามารถหรือทักษะที่มีไปใช้ในงานที่สำคัญกว่า ซึ่งส่วนใหญ่จะเห็นได้ว่างานด้านบัญชีและการเงินจะมีขั้นตอนที่ซ้ำๆ ในจำนวนที่มาก RPA Software จึงเข้ามามีบทบาทสำคัญในงานด้านนี้ นอกจากนี้ยังสามารถรวมเข้ากับ Machine learning และ Artificial Intelligence เพื่อให้การทำงานเป็น Intelligent Automation (IA) ในการทำงานที่ซับซ้อนมากขึ้น ฝ่ายการเงินมักจะถูกตั้งเป้าหมายให้มีการประหยัดต้นทุนในหน่วยงานต่างๆ ขององค์กร ดังนั้น การนำ RPA เข้ามามีส่วนร่วมในการทำงานด้านด้านบัญชี และการเงิน เป็นส่วนหนึ่งที่จะช่วยให้ฝ่ายการเงินสามารถบรรลุเป้าหมายดังกล่าวได้ เพื่อเป็นตัวอย่างให้กับหน่วยงานอื่นๆ ในองค์กรได้เป็นอย่างดี 

ตัวอย่างการนำ Robot (RPA) เข้ามาใช้ในด้านบัญชี และการเงินขององค์กร 

– Account and Bank Reconciliations 
– Invoice Verification  
– Reimbursement 
– Financial Risk Management 
– Accounts Payable & Receivable Processing 
– Reporting 

ประโยชน์ของ RPA ในด้านบัญชี และการเงิน   

– ลดต้นทุนการดำเนินงาน 
– เพิ่มยอดขายและโอกาสใหม่ๆให้กับองค์กรและพนักงาน 
– ลดอัตราความผิดพลาดในการทำงานของพนักงาน 
– การทำงานอย่างต่อเนื่องตลอด 24 ชั่วโมง 

นอกจากนี้ยังมีเวลามุ่งเน้นงานเชิงกลยุทธ์มากขึ้น เช่น การวางแผน การนำข้อมูลมาวิเคราะห์ เพื่อให้องค์กรไม่เพียงแต่อยู่รอดในสถานการณ์การเปลี่ยนแปลงต่างๆ แต่ยังสามารถก้าวขึ้นเป็นนำในธุรกิจได้อีกด้วย 

RPA ช่วยเพิ่มศักยาภาพงานด้านบัญชีอย่างไร 

ตัวอย่างกระบวนที่นิยมใช้งาน RPA ด้านบัญชี  

• Regulatory & Management Reporting 

RPA มีความปลอดภัยในการติดตามผลการดำเนินงานทางด้านบัญชี และการเงิน คือการติดตามผลกำไรขาดทุนแบบ Realtime มีการอัพเดทรายงานกำไรขาดทุนด้วยตัวเอง แต่จะใช้เวลานาน และยุ่งยาก ดังนั้น การนำ RPA เข้ามามีส่วนร่วมจะช่วยให้แผนกด้านบัญชี และการเงินไม่ต้องกังวลเรื่องนี้ สร้างรายงานได้อย่างรวดเร็วและครบถ้วน ด้วยระบบซอร์ฟแวร์หุ่นยนต์ และยังสามารถทำให้ธุรกิจโปร่งใส่มากขึ้น และเพิ่มความแม่นยำในการคาดการณ์ทางการเงิน

การนำ Robot (RPA) เข้ามาใช้ในการรายงานด้านบัญชี และการเงิน
– งบทดลองและงบดุล 
– งบกำไรขาดทุน 
– พีแอนด์แอล 
– การวิเคราะห์ความแปรปรวน 
– กระบวนการปิดทางการเงิน 
– รายงานการกำกับดูแล / การจัดการ 

• Accounts Payable Processing 

การนำระบบซอฟต์แวร์อัตโนมัติของ RPA ช่วยจัดการความล่าช้าในการดำเนินงานในบัญชีเจ้าหนี้ จะเกิดขึ้นขณะประมวลผลใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายที่ไม่ได้มาตรฐาน เนื่องจากจำเป็นต้องตรวจสอบกับใบสั่งซื้อ และได้รับการอนุมัติ ซึ่งระบบอัตโนมัติสามารถปรับปรุงกระบวนการ end-to-end ได้อย่างง่ายดายด้วยเทคโนโลยีการรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) แม้จะอยู่ในรูปแบบกระดาษก็ตาม Robot ช่วยส่งใบแจ้งหนี้ไปยังสมาชิกในทีมที่รับผิดชอบในการอนุมัติ และแจ้งเตือน สามารถจับคู่ใบสั่งซื้อ กับใบแจ้งหนี้ สามารถเปรียบเทียบ และตั้งสถานะที่ไม่ตรงกัน เพื่อตรวจสอบข้อมูล

ตัวอย่างขั้นตอนการทำงานกระบวนการ Invoice Verification ของ RPA 

นอกจากนี้ยังมีตัวอย่างอีกมากมายที่สามารถนำ Robot (RPA) มาปรับใช้กับงานด้านบัญชี ตัวอย่างเช่น 
– การตรวจสอบและตั้งค่าผู้จำหน่าย 
– รายการสั่งซื้อ 
– ดึงข้อมูลจากใบแจ้งหนี้และใบสั่งซื้อ 
– การประมวลผลใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่าย 
– ตรวจสอบใบแจ้งหนี้พร้อมใบสั่งซื้อ 
– จัดเตรียม และดำเนินการชำระเงิน 
– การตรวจสอบการชำระเงินและการกระทบยอด 
– การตรวจสอบการปฏิบัติตามค่าใช้จ่าย 
– การตรวจสอบรายการซ้ำ 
– ตอบคำถามแม่ค้า 

• Accounts Receivable Processing 

บัญชีลูกหนี้ เป็นจุดสำคัญในการเริ่มต้นใช้ระบบอัตโนมัติในด้านการเงิน ต้องพึ่งพาเอกสารภายนอกน้อยกว่าเมื่อเทียบกับบัญชีเจ้าหนี้ ดังนั้น การนำ RPA เข้ามามีส่วนร่วมในงานด้านบัญชี และการเงิน สามารถทำตัวชี้วัดหลักยกระดับ Days Sales Outstanding 

Days Sales Outstanding (DSO) มีมากขึ้นอยู่กับองค์ประกอบของมนุษย์ทั้งด้านผู้รับเงิน และผู้รับ เช่น นักบัญชีอาจลืมส่งใบแจ้งหนี้ ผลลัพธ์ไม่ได้เป็นเพียงช่องว่างเงินสด หากทำบ่อยเกินไป อาจเป็นอันตรายต่อกระบวนการสั่งซื้อเงินสด และส่งผลกระทบต่อสภาพคล่อง 

การนำ  RPA เข้ามาแทนเสมือนเป็นพนักงานดิจิทัล ระบบจะออกและส่งอีเมลใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ  จะได้รับกระแสเงินสดที่สม่ำเสมอโดยไม่มีข้อบกพร่อง 

  Robotic Process Automation (RPA) สามารถช่วยในการป้อนข้อมูล ช่วยแผนกด้านบัญชี และการเงินไม่ต้องเล่นกลกับระบบสารสนเทศหลายระบบ รายงาน และกระบวนการของบัญชีลูกหนี้ที่เป็นไปได้ที่อาจได้รับประโยชน์จากระบบอัตโนมัติ 

 
ตัวอย่างการนำ Robot (RPA) เข้ามาใช้ในการงานด้านบัญชี และการเงิน  
– ตั้งค่าและการจัดการข้อมูลลูกค้า 
– ดึงข้อมูลลูกค้าจากแหล่งต่างๆ 
– ใบเสนอราคาขาย และการสร้างรายการ 
– การสร้าง และการกระจายใบแจ้งหนี้ 
– สมัครเงินสด 
– การตรวจสอบเครดิตลูกค้า 
– การระงับข้อพิพาท 
– การติดตาม การแจ้งเตือน และการติดตามหนี้ 
– การบริหารความเสี่ยงด้านเครดิต 
– การเรียกเก็บเงินคืน 

• Operational Finance and Accounting 

การนำ RPA เข้ามามีส่วนร่วมในด้านแผนกด้านบัญชี และการเงิน ตรวจสอบราคาโดยอัตโนมัติตามสัญญาของลูกค้า และรายการราคาที่อนุมัติล่วงหน้า 

ตัวอย่างการนำ Robot (RPA) เข้ามาใช้ในงานด้านบัญชี และการเงิน 
– การคำนวณและการประมวลผลเงินคืน 
– ดาวน์โหลดข้อมูลการขายรายเดือนโดยละเอียดและการคำนวณค่าคอมมิชชั่น 
– การสร้างไฟล์ และอีเมลเพื่อขออนุมัติ 
– การโพสต์ไปยังระบบย่อยโดยละเอียดและบัญชีแยกประเภททั่วไป 

• Standard Journal Entries 

RPA สามารถสร้างรายการบันทึกประจำวันแบบมาตรฐานโดยใช้ Templates ที่สร้างไว้ล่วงหน้าจากผู้ใช้ทางธุรกิจต่างๆ ดำเนินการวิเคราะห์ตรวจสอบ และส่งไปยังระบบ ERP 

• Account and Bank Reconciliations 

การนำ RPA เข้ามาช่วยในงานในส่วนของการกระทบยอดธนาคาร เพื่อทำการตรวจสอบยอดเงินฝากในธนาคารว่ายอดเงินที่บันทึกในบัญชีและยอดเงินฝากในธนาคารนั้น ตรงกันหรือไม่ RPA จะช่วยทำให้พนักงานสามารถดาวน์โหลดอัตโนมัติของยอดคงเหลือในบัญชีย่อย มีการวางรูปแบบล่วงหน้า และยังดำเนินการตรวจสอบข้อมูลวิจัยขั้นพื้นฐาน สามารถสร้างรายการบันทึกประจำวันที่สมดุลเพื่อจัดการกับความคลาดเคลื่อน ดาวน์โหลดใบแจ้งยอดจากธนาคารสำหรับแต่ละบัญชีิ สร้างไฟล์ข้อความ และจัดเก็บในโฟล์เดอร์ที่เหมาะสม ทำการกระทบยอดดุลนั่นเอง

ตัวอย่างขั้นตอนการทำงานกระบวนการ Bank Reconciliation ของ RPA 

• Intercompany Reporting 

การนำ RPA เข้ามามีส่วนร่วมในงานด้านบัญชี และการเงิน สามารถกระทบยอดและบัญชีให้สมดุลเพื่อจัดทำงบการเงินที่ถูกต้อง สามารถป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ทำการดึงข้อมูล และทำการตรวจสอบ หากมีข้อผิดพลาด การระบุธุรกรรม หรือยอดคงเหลือที่ไม่ได้บันทึกไว้ และการขจัดข้อผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้อาจทำให้ทั้งแผนกดำเนินงานต่อได้ค่อนข้างยาก 

RPA สามารถปรับปรุงกระบวนการนี้ได้โดยการรับ และตรวจสอบข้อมูลธุรกรรม  อนุมัติบันทึกที่ตรงกันทั้งหมดอัตโนมัติ และแจ้งเกี่ยวกับความคลาดเคลื่อน การนำ RPA มาใช้จะทำให้งานดำเนินการอัตโนมัติ มีความคล่องตัว 

 
ตัวอย่างการนำ Robot (RPA) เข้ามาใช้ในการงานด้านบัญชี และการเงิน 
– การแยกหรือดึงข้อมูลจากไฟล์
– การค้นหาข้อความที่เกี่ยวข้องในระบบ ERP 
– เครื่องชั่งเปรียบเทียบ 
– ค้นหาใบแจ้งหนี้ที่ขาดหายไปและส่งอีเมลถึงลูกค้า 
– การรายงานความคลาดเคลื่อน 
– การส่งรายงานไปยังผู้ควบคุมธุรกิจ 
– การสร้างรายการบันทึกประจำวัน 

• Expense Reimbursement 

พนักงานส่วนใหญ่ต้องใช้จ่ายเงินอย่างรวดเร็วในตอนสิ้นเดือน การเบิกค่าใช้จ่ายด้วยตนเองกลับสร้างความปวดหัวให้กับแผนกด้านบัญชี และการเงิน บางครั้งใบเสร็จอาจจะหายไปทำให้เบิกจ่ายล่าช้า ดังนั้น การนำ RPA เข้ามามีส่วนร่วมจัดการค่าใช้จ่ายอัตโนมัติ และมีการ์ดเสมือนที่ได้รับมอบหมายเป็นรายบุคคล ช่วยให้กระบวนการทั้งหมด มีความคล่องตัวขึ้นในทันที พนักงานสามารถใช้จ่ายบัตรที่โหลดไว้ล่วงหน้าด้วยงบประมาณที่ได้รับอนุญาต มีการบันทึกใบเสร็จรับเงินแบบ Realtime ทำให้การกระทบยอดง่ายขึ้น และยังสามารถชำระเงินคืนได้อย่างรวดเร็ว ลดข้อผิดพลาดอย่างเห็นได้ชัดเจน

• Accounting Change 

การใช้งาน RPA  สามารถทำงานได้ 24 ชั่วโมงทุกวันไม่เว้นวันหยุด ทำให้เกิดประสิทธิภาพและมีคุณภาพสูงในงานด้านบัญชี และการเงิน ช่วยตรวจจับความผิดพลาดของมนุษย์ เพิ่มความแม่นยำ ความน่าเชื่อถือของข้อมูล  

การควบคุมภายในองค์กร จ้างงานภายนอกเนื่องจากตารางงานที่ยุ่ง และภาระงาน RPA เข้ามาช่วยให้องค์กรมีข้อมูลที่เป็นความลับภายใต้การควบคุมภายใน 

ดังนั้นการนำ RPA เข้ามาใช้ในองค์กรหรือใช้งาน RPA กับงานบัญชี ถือว่าเข้ามาเป็นตัวช่วยที่ดีสำหรับการพัฒนาองค์กรธุรกิจให้เกิด Digital Transformation ช่วยให้พนักงานได้นำทักษะที่มีไปใช้กับงานที่ต้องใช้ทักษะสำคัญมากขึ้น ซอฟต์แวร์อัตโนมัติจะช่วยให้ลดการทำงานที่ซ้ำๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดข้อผิดพลาดในขั้นตอนต่างๆ แจ้งเตือนปัญหาหรือข้อผิดพลาดได้ทันที สามารถทำงานได้ 24 ชั่วโมงไม่มีวันหยุด มีความแม่นยำและมีความปลอดภัยสูง ที่สำคัญยังสามารถคัดเลือกกระบวนการที่เหมาะสม (Process Discovery & Assessment) เพื่อให้ทราบถึงความคุ้มค่า ประโยชน์และผลตอบแทนระยะยาวของการจัดทำระบบ RPA ได้โดยไม่จำเป็นต้องขึ้นระบบจริงให้เสียเวลาอีกด้วย

Author: Nanpapatch D. & Tadakorn N.

ขอบคุณแหล่งข้อมูลจาก 
https://bytescout.com/articles/rpa-is-changing-finance-and-accounting
https://research.aimultiple.com/rpa-finance/
https://electroneek.com/blog/rpa-for-finance-accounting-10-best-use-cases/
https://www.rpaimplementation.com/finance-accounting/
https://blog.spendesk.com/en/rpa-in-finance