ในยุคดิจิทัลที่เต็มไปด้วยการแข่งขันในทุกภาคธุรกิจ องค์กรจำเป็นจะต้องมองหาเครื่องมือใหม่ๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและลดต้นทุนในการดำเนินงานในหลากหลายส่วนไม่ว่าจะเป็นด้าน Bank Statement Reconciliation, Payment Process, Create Invoice, Tracking และอื่นๆ สำหรับในบทความนี้จะพูดถึงกระบวนการ Payment Automation (ระบบการชำระเงินอัตโนมัติ) ซึ่งในปัจจุบันได้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยปลดล็อกศักยภาพด้านการเงินให้กับธุรกิจหลากหลายประเภท
Table of Contents
Payment Automation คืออะไร
Payment Automation เปรียบเสมือนผู้ช่วยอัจฉริยะที่ช่วยจัดการกระบวนการชำระเงินทั้งหมดอย่างอัตโนมัติ โดยไม่ต้องพึ่งพาการทำงานด้วยมือ เช่น การใช้ระบบสแกนบาร์โค้ด การใช้ระบบการชำระเงินผ่านโทรศัพท์มือถือ หรือการใช้ระบบการชำระเงินอัตโนมัติผ่านอินเทอร์เน็ต เป็นต้น ระบบนี้ทำงานโดยเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์ต่างๆ เพื่อดึงข้อมูลการชำระเงิน ตรวจสอบความถูกต้อง และดำเนินการชำระเงินโดยอัตโนมัติ ทำให้เกิดประสิทธิภาพการทำงานที่สูงขึ้น และลดความผิดพลาด
RPA (Robotic Process Automation) Payment Automation คือการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์หรือโรบอทในการทำงานอัตโนมัติในกระบวนการชำระเงิน โดย RPA จะถูกโปรแกรมให้ทำงานตามกระบวนการที่กำหนดไว้โดยตรง โดยไม่ต้องมีการเข้าถึงระบบฐานข้อมูลหรือโครงสร้างระบบที่ซับซ้อน ในกระบวนการชำระเงินนั้น RPA สามารถทำหน้าที่ตรวจสอบข้อมูลการชำระเงินจากหลายแหล่ง เช่น การตรวจสอบข้อมูลลูกค้า การตรวจสอบการชำระเงินที่ถูกต้อง การทำบันทึกข้อมูลการชำระเงิน การส่งอีเมลแจ้งการชำระเงิน หรือการทำบัตรเครดิต นอกจากนี้ RPA ยังสามารถทำงานร่วมกับระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) หรือระบบการเงินอื่นๆ ได้อีกด้วย เพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการชำระเงินขององค์กรให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ดังนั้น Payment Automation มักจะช่วยให้องค์กรประหยัดเวลาและทรัพยากรในการดำเนินการการชำระเงินและลดความผิดพลาดที่เกิดขึ้นในกระบวนการชำระเงินได้เป็นอย่างดี
ประโยชน์ของ Payment Automation เมื่อนำมาใช้ในองค์กร
ลดต้นทุนและทรัพยากร
การใช้ Payment Automation ช่วยลดต้นทุนการดำเนินงานและประหยัดเวลาในการทำงานซ้ำๆ ไม่จำเป็นต้องมีพนักงานคอยดูแล ทำให้พนักงานได้ทำงานที่ใช้ทักษะมากขึ้น
เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้รวดเร็วมากยิ่งขึ้น
RPA จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยทำงานได้รวดเร็วแม่นยำ และต่อเนื่องตลอดเวลา สามารถทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมง
ลดความผิดพลาดที่เกิดจาก Human Error
ช่วยลดความผิดพลาดจากการทำงานด้วยมือที่มักเกิดขึ้นบ่อยในงานที่ต้องป้อนข้อมูลซ้ำๆ (Human Error) ทำให้การทำงานลื่นไหลมากยิ่งขึ้น
เพิ่มผลลัพธ์ในการทำงาน
ช่วยเพิ่มประสิทธิผลของพนักงานโดยปลดปล่อยพวกเขาจากงานซ้ำๆ และให้สามารถโฟกัสไปที่งานที่มีความสำคัญมากขึ้นได้
เพิ่มความคล่องตัวในการทำธุรกิจ
ช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กับองค์กรธุรกิจโดยสามารถปรับเปลี่ยนกระบวนการชำระเงินได้อย่างรวดเร็วทำให้การทำงานเป็นระบบและจัดการได้ง่ายดาย
ประเภทของระบบการชำระเงินอัตโนมัติ
ธุรกรรมเกือบทุกประเภทมีระบบการชำระเงินอัตโนมัติของตัวเอง ตัวอย่างประเภทของระบบการชำระเงินอัตโนมัติ มีดังนี้
- การชำระเงิน ACH
- การชำระเงินด้วยบัตรเครดิต
- การหักบัญชีธนาคาร
- การชำระเงินที่เกิดซ้ำ
- การชำระเงินออนไลน์/การใช้ Payment Gateways
- การออกใบแจ้งหนี้
- การโอนเงินผ่านอินเทอร์เน็ต
- การชำระเงินผ่านระบบ Wallet (Digital Wallet Payment)
- การใช้เทคโนโลยี Blockchain ในการทำธุรกรรมทางการเงิน
กรณีศึกษาการใช้งาน Payment Automation ในหลากหลายธุรกิจ
- ธุรกิจค้าปลีก ช่วยจัดการการชำระเงินจากลูกค้า ออกใบเสร็จรับเงิน และบันทึกข้อมูลการขาย
- ธุรกิจค้าขายออนไลน์ ช่วยจัดการการชำระเงินจากลูกค้าออนไลน์ ตรวจสอบความถูกต้องของธุรกรรม และส่งสินค้า
- ธุรกิจบริการ ช่วยจัดการการเรียกเก็บเงิน ออกใบแจ้งหนี้ และติดตามการชำระเงิน
- ธุรกิจภาคการเงิน ช่วยจัดการการโอนเงิน การชำระค่าธรรมเนียม และการแลกเปลี่ยนเงินตรา
- ธุรกิจภาครัฐ ช่วยจัดการการรับชำระค่าธรรมเนียม การจ่ายเงินบำนาญ และการจ่ายเงินช่วยเหลือ
Payment Automation กำลังเป็นเทคโนโลยีที่สำคัญสำหรับธุรกิจ องค์กรที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการชำระเงิน ลดต้นทุน ซึ่งปัจจุบัน Payment Automation ยังมีแนวโน้มที่จะได้รับความนิยมมากขึ้น โดยควบคู่ไปกับการพัฒนาเทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์ (AI) ช่วยให้ Payment Automation ทำงานได้อย่างชาญฉลาดมากขึ้นอีกด้วย
สรุประบบ Payment Automation
Payment Automation ถือเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการยกระดับประสิทธิภาพการชำระเงินของธุรกิจทุกรูปแบบ ช่วยปลดล็อกศักยภาพด้านการเงิน เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และสร้างให้เกิด ROI ที่คุ้มค่า ซึ่งหากคุณเป็นเจ้าขององค์กรธุรกิจ Payment Automation ถือว่าเป็นหนึ่งระบบอัตโนมัติที่สำคัญในการนำมาใช้งานอย่างแท้จริง
ต้องการปรึกษาเกี่ยวกับระบบอัตโนมัติเพิ่มเติม คลิก