สำหรับผู้บริหารในยุคโควิด เชื่อแน่ว่าหลาย ๆ ท่านคงกำลังคิดเร่งปรับกลยุทธ์องค์กร โดยลงทุนด้านดิจิทัลเพื่อปรับตัวให้เป็นธุรกิจดิจิทัล (Digital Business) อย่างเต็มรูปแบบมากยิ่งขึ้น เพื่อให้ช่วงฟ้าหลังฝน หลังยุคโควิด องค์กรกลับมามีศักยภาพดำเนินธุรกิจได้ตามปกติและดียิ่งกว่าเดิม
ในการบริหารองค์กรทุก ๆ ที่มักมองหาวิธีที่จะ ปรับปรุงกระบวนการทำงานให้ดีขึ้น, ลดต้นทุน และ วิธีที่จะประหยัดเวลาในการทำงาน สำหรับสิ่งที่คุณกำลังมองหา การเป็นองค์กรไร้กระดาษ (Paperless Business) เป็นหนึ่งในคำตอบของคุณรึเปล่า? ถ้ายังไม่ใช่ลองมาดูประโยชน์ของระบบธุรกิจไร้กระดาษ (Paperless Business) ให้ชัด ๆ กันอีกซักหน่อย
1. ช่วยลดความซับซ้อนในการทำงาน
คิดว่าไม่มีใครอยากใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการจัดกองเอกสารบนโต๊ะ หรือ การตามล่าลายเซ็นต์ผู้เกี่ยวข้องบนกระดาษ การเปลี่ยนกระดาษให้กลายเป็นไฟล์ดิจิตอลจะใช้พื้นที่น้อยกว่ากับตู้เก็บเอกสารที่มีอยู่เต็มสำนักงาน และคุณอาจจะพบว่าคุณสามารถหาข้อมุลของเอกสารต่าง ๆ ได้เร็วมากกว่าเดิมหลายเท่า
2. เข้าถึงทุกอย่างด้วยปลายนิ้วสัมผัส
” ใบขอสั่งซื้อ (Purchase Requisition Document) ใบนี้ดำเนินการถึงไหนแล้วนะ ได้สินค้าเข้ามาแล้วรึยัง ? “
” ใบแจ้งหนี้ใบนี้มีคนกรอกข้อมูลเข้าระบบแล้วรึยังนะ? “
” วันนี้มีใบแจ้งหนี้ที่ถึงกำหนดชำระเท่าไหร่นะ? “
ด้วยระบบธุรกิจไร้กระดาษ (Paperless Business) จะช่วยให้คุณไม่จำเป็นต้องจัดเรียงเอกสารเพื่อการค้นหา คุณสามารถตรวจสอบข้อมูลต่าง ๆ ได้โดยไม่จำเป็นเป็นต้องเดินทางมาดูเอกสารที่บริษัท และคุณจะสามารถอัปเดตสถานะของเอกสารต่าง ๆ ได้จากที่ไหนก็ได้ที่คุณต้องการ
3. การถ่ายทอดความรู้ระหว่างพนักงาน
การแบ่งปันความรู้ระหว่างพนักงานเป็นสิ่งจำเป็นในการขับเคลื่อนองค์กร เมื่อเราเปลี่ยนกระบวนการทุกอย่างไม่ว่าจะเป็น ข้อมูลการขาย, ข้อมูลการสั่งซื้อ, ข้อมูลสต็อกสินค้า, ข้อมูลการผลิต ตลอดจนข้อมูลทางการเงิน จากเดิมที่อยู่บนกระดาษ (paper) ย้ายมาเป็นรูปแบบดิจิตอล การส่งต่อความรู้ความเข้าใจก็ทำได้ง่ายขึ้น สิ่งนี้จะช่วยพัฒนาการทำงานเป็นทีมและป้องกันการสะสมความรู้ภายในองค์กร
4. ช่วยให้การจ่ายภาษีง่ายขึ้นด้วยใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax)
ภาษีและนำส่งเป็นงานที่เจ้าของธุรกิจไม่สามารถหลบหนีได้ ไม่ว่าคุณจะมีโครงสร้างธุรกิจแบบใดก็ตามคุณก็ต้องชำระภาษีให้กับรัฐบาล เพื่อช่วยให้ภาระการจ่ายภาษีของคุณง่ายขึ้น คุณสามารถจ่ายภาษีด้วยใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax) ได้
สำหรับบริษัทที่เริ่มเห็นความสำคัญในการเป็นองค์กรไร้กระดาษ (Paperless business) วิธีการเริ่มต้นทำ Paperless Solution กับไซเจ็น (ZyGen) เรามีทีมงานเพื่อไปสอบถามกระบวนทำงานเดิม (Business Work Flow) และคัดเลือก Paperless Solution ที่เหมาะสมให้กับองค์กรของท่าน หลังจากนั้นทีมงานเราจะเริ่มพัฒนาระบบ และจัดอบรมเพื่อให้การใช้งาน Paperless Solution เป็นไปด้วยความราบรื่น
Author: TotoroRN