การประมวลผลเอกสารอัจฉริยะ (IDP) คือการทำให้งานที่ต้องป้อนข้อมูลด้วยมือ จากเอกสารกระดาษ หรือภาพ ให้เป็นงานอัตโนมัติ เพื่อให้ผสานรวมกับกระบวนการธุรกิจดิจิทัลอื่นๆ ตัวอย่างเช่น พิจารณากระบวนการทางธุรกิจที่ออกคำสั่งซื้อ (Purchase Order) ให้กับผู้ขายสินค้าโดยอัตโนมัติเมื่อระดับสินค้าคงคลังต่ำลง แม้ว่ากระบวนการนี้จะเป็นอัตโนมัติ แต่คำสั่งซื้อจะไม่ถูกจัดส่งจนกว่าผู้ขายจะได้รับการชำระเงิน ผู้ขายจะส่งใบแจ้งหนี้ (Invoice) ทางอีเมล และทีมบัญชีจะต้องทำการป้อนข้อมูลด้วยมือก่อนที่จะทำการชำระเงินให้เสร็จสมบูรณ์ สิ่งนี้ทำให้เกิดงานที่จะต้องตรวจสอบด้วยสายตา และมือ ที่อาจจะสร้างคอขวดหรือข้อผิดพลาดได้
แทนที่จะใช้วิธีดังกล่าว ระบบ IDP จะการอ่านข้อมูลจากใบแจ้งหนี้ โดยอัตโนมัติ และทำการป้อนข้อมูลในรูปแบบที่ต้องการลงในระบบบัญชี ซึ่งสามารถใช้การประมวลผลเอกสารเพื่อทำให้งานจัดการเอกสารเป็นอัตโนมัติ โดยใช้การเรียนรู้ของปัญญาประดิษฐ์ (AI) และ Machine Learning (ML)
Table of Contents
ประโยชน์ของ Intelligent Document Processing
Intelligent Document Processing มีประโยชน์หลากหลายสำหรับธุรกิจ เช่น
Scalability
การประมวลผลเอกสารด้วยมืออาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ ลดประสิทธิภาพของธุรกิจ และจำกัดจำนวนเอกสารที่สามารถประมวลผลได้ในแต่ละครั้ง ด้วยโซลูชัน IDP คุณสามารถสแกนเอกสารอย่างแม่นยำในปริมาณมาก นอกจากนี้โซลูชันที่ใช้การเรียนรู้ของปัญญาประดิษฐ์ (AI) และ Machine Learning (ML) ยังสามารถประมวลผลเอกสารได้โดยมีข้อผิดพลาดน้อยที่สุด ช่วยให้คุณจัดการความต้องการในการดำเนินงานที่มากขึ้นด้วยความแม่นยำ และประสิทธิภาพที่ดีขึ้น
Cost-efficiency
การทำงานอัตโนมัติของการประมวลผล และการวิเคราะห์เอกสารสามารถช่วยลดต้นทุนค่าใช้จ่ายสิ้นเปลือง คุณสามารถทำให้งานซ้ำ ๆ ที่สำคัญต่อการดำเนินงานเป็นอัตโนมัติ และขจัดอุปสรรคที่ทำให้เกิดค่าใช้จ่ายจากการป้อนข้อมูลและประมวลผลด้วยมือ โดย IDP จะช่วยเพิ่มผลิตภาพ และทำให้กระบวนการทำงานในธุรกิจของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น
Customer Satisfaction
ด้วย IDP คุณสามารถจัดการเอกสารของลูกค้าได้เร็วขึ้น คุณสามารถใช้ IDP เพื่อทำงานอัตโนมัติ เช่น การนำลูกค้าเข้าระบบ การจอง และการชำระเงินที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร แชทบอทสามารถใช้ข้อมูลจากเอกสารของลูกค้าเพื่อตอบคำถามของลูกค้าได้อย่างเป็นส่วนบุคคลมากขึ้น ซึ่งการตอบคำถามและให้บริการแก่ลูกค้าที่รวดเร็วจะช่วยเสริมสร้างความสัมพันธ์และความพึงพอใจให้กับลูกค้าได้
การประมวลผลเอกสารอัจฉริยะทำงานอย่างไร
การประมวลผลเอกสารอัจฉริยะ (IDP) สามารถตรวจสอบ จัดประเภท และอ่านข้อมูลจากเอกสารหลายได้หลากประเภท ตั้งแต่ข้อมูลที่มีโครงสร้างจนถึงที่ไม่มีโครงสร้าง เช่น อีเมลหรือรายงาน มาดูกันว่ากระบวนการทำงานเป็นอย่างไร
การอ่านข้อมูล (Data Extraction)
ขั้นตอนแรกของ IDP ระบบจะอ่านข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากเอกสาร โดยใช้การจดจำอักขระด้วยแสง (OCR – Optical Character Recognition) และการประมวลผลภาษาธรรมชาติ (NLP – Natural Language Processing) โดยระบบ IDP สามารถระบุข้อมูลเฉพาะเจาะจงได้อย่างแม่นยำ เช่น วันที่ จำนวนเงิน หรือชื่อ
การจัดประเภทเอกสาร (Document Classification)
หลังจากการอ่านข้อมูลออกมาแล้วนั้น ต่อมาคือการจับภาพ และจัดประเภทเอกสาร ซึ่งรวมถึงการนำเอกสารทั้งแบบกระดาษ และดิจิทัลเข้าสู่ระบบ เครื่องมือการประมวลผลเอกสารใช้ AI ในการจดจำ และจัดประเภทเอกสารสแกนต่างๆ เช่น ใบแจ้งหนี้ คำสั่งซื้อ หรือสัญญาทางกฎหมาย การจัดประเภทนี้มีความสำคัญสำหรับการกำหนดขั้นตอนการประมวลผลที่ตามมาสำหรับเอกสารแต่ละประเภท
หลังจากการจัดประเภทเอกสาร ระบบยังทำการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่อ่านและจัดประเภทไปก่อนหน้านั้นถูกต้อง ตัวอย่างเช่น ระบบอาจตรวจสอบข้อมูลที่อ่านได้กับฐานข้อมูลที่มีอยู่ หรือใช้กฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเพื่อตรวจหาข้อผิดพลาด
การประมวลผลข้อมูล (Data Processing)
หลังการตรวจสอบความถูกต้อง ข้อมูลที่อ่านได้จะถูกประมวลผลตามวัตถุประสงค์ ตัวอย่างเช่น ข้อมูลใบแจ้งหนี้อาจถูกส่งไปประมวลผลการชำระเงิน และรายละเอียดสัญญาอาจถูกส่งไปยังแพลตฟอร์มกฎหมาย ระบบ IDP สามารถเชื่อมต่อกับระบบธุรกิจอื่น ๆ เช่น ERP และ CRM เพื่อให้ข้อมูลถูกส่งออกไปเพื่อนำไปใช้งานอย่างราบรื่น และทำให้การดำเนินการอัตโนมัติตามข้อมูลที่ประมวลผล
การเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง
เป็นอีกหนึ่งคุณสมบัติที่สำคัญของระบบ IDP คือความสามารถในการเรียนรู้ และปรับปรุงตลอดเวลา โดยใช้ขั้นตอนวิธีการเรียนรู้ของ Machine Learning (ML) ระบบจะเรียนรู้จากข้อผิดพลาดก่อนหน้านี้ และปรับตัวเข้ากับการเปลี่ยนแปลงรูปแบบเอกสาร เพื่อเพิ่มความแม่นยำ กระบวนการเรียนรู้อย่างต่อเนื่องนี้ทำให้ระบบมีประสิทธิภาพแม้ว่าเอกสารและความต้องการของธุรกิจจะเปลี่ยนแปลงไปในอนาคต
ตัวอย่างการใช้งาน IDP ในอุตสาหกรรมต่างๆ
Healthcare
IDP ช่วยปรับปรุงการจัดการบันทึกทางการแพทย์ เนื่องจากอุตสาหกรรมการดูแลสุขภาพต้องจัดเก็บบันทึกผู้ป่วยที่ละเอียดและครบถ้วน ในทุกขั้นตอนที่ผู้ป่วยมีการติดต่อและเข้ารับการรักษากับโรงพยาบาลหรือสถาบันการแพทย์ ธุรกิจเกี่ยวกับการแพทย์สามารถใช้ IDP เพื่ออ่านข้อมูลจากบันทึกผู้ป่วย และจัดระเบียบเอกสารทางการแพทย์ให้เป็นระเบียบ เพื่อให้สามารถสืบค้นได้ง่าย ธุรกิจที่เกี่ยวกับประกันสุขภาพยังสามารถใช้ IDP ในการตรวจสอบการเคลมสินไหม และลดการใช้คนในการเข้ามาตรวจสอบด้วยสายตา ที่อาจจะสร้างคอขวดหรือข้อผิดพลาดได้
Finance
ภาคการเงินสามารถใช้ IDP เพื่อทำให้งานในการจัดการค่าใช้จ่ายและการประมวลผลใบแจ้งหนี้ให้เป็นอัตโนมัติได้ ซึ่งจะช่วยให้ธุรกิจสามารถสร้างรายงานค่าใช้จ่าย โดยการอ่านข้อมูลจากเอกสารค่าใช้จ่าย แบบฟอร์ม และใบเสร็จรับเงินของธุรกิจ ทำให้แผนกการเงินสามารถจัดการการชำระเงินให้กับพนักงาน และผู้รับเหมาได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่น โซลูชัน IDP สามารถอ่านตัวเลขจากเอกสารทางการเงิน และประมวลผลข้อมูลสำหรับการชำระเงินในอนาคต
Logistics
ธุรกิจที่ทำงานในด้านโลจิสติกส์ต้องติดตามการจัดส่ง ใบอนุญาตขนส่ง และเอกสารสำคัญอื่นๆ ซึ่งสามารถใช้ IDP ในการประมวลผลเอกสารเพื่อลดโอกาสที่มนุษย์จะสร้างข้อผิดพลาดจากการอ่านเอกสาร และนำเข้าข้อมูลด้วยตัวเอง IDP ช่วยในการอ่านข้อมูลเอกสาร การตรวจสอบความถูกต้อง และการจัดประเภทเอกสาร ดังนั้นบริษัทในภาคโลจิสติกส์สามารถนำ IDP เข้ามาใช้งานเพื่อช่วยตรวจทานเอกสารก่อนการนำเข้าสู่ระบบ และเร่งกระบวนการโลจิสติกส์ได้
Human Resources
เจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคล (HR) สามารถใช้ IDP เพื่ออ่านข้อมูลสำคัญจากประวัติย่อของผู้สมัคร ซึ่งระบบ IDP สามารถช่วยให้ประหยัดเวลา และทำให้ทีม HR มุ่งเน้นไปที่การเลือกผู้สมัครที่ดีที่สุด
จากทั้งหมดที่กล่าวมานี้ ทุกท่านคงจะได้เห็นกันแล้วว่า เทคโนโลยีประมวลผลเอกสารอัจฉริยะ IDP สามารถเข้ามาจัดการงานเอกสารให้กับธุรกิจในหลากหลายอุตสาหกรรม ลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน และสร้างคุณค่าให้กับธุรกิจ
สนใจทดลองใช้งาน IDP หรือต้องการให้ประเมินเอกสารสำหรับการใช้งาน ติดต่อ ZyGen
Author: Thanakhan P.