e-Tax Invoice & Receipt หรือ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ เริ่มมีความสำคัญตั้งแต่มีการสนับสนุนให้ Paperless และพัฒนาให้พร้อมรับมือกับยุคดิจิทัลมากขึ้น ในขณะที่รูปแบบยังเหมือนเดิมแต่เปลี่ยนจากกระดาษมาเป็นรูปแบบของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ รวมไปถึงการสร้างรายมือชื่อแบบดิจิทัล (Digital Signature)
สำหรับองค์กรที่ต้องการปรับเปลี่ยนให้ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ สามารถทำได้ง่ายๆ เพียง 6 ขั้นตอน ดังนี้
- จัดหาใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Certificate)
เพื่อให้ผู้ใช้เกิดความเชื่อมั่นในการรับและส่งข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างกัน ผู้ประกอบการจึงต้องจัดหาใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์เพื่อใช้สร้างลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) จากผู้ให้บริการออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Certification Authority) - ลงทะเบียนเข้าใช้ระบบงาน
ผู้ประกอบการจะต้องยื่นคำขอหรือลงทะเบียนผ่านเว็บไซต์ etax.rd.go.th เพื่อมีบัญชีผู้ใช้งาน (User name) และรหัสผ่าน (Password) ในการเข้าสู่ระบบบริการ e-Tax Inovice & e-Receipt - อุปกรณ์ USB Token หรือ HSM (Hardware Security Module)
ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์จัดเก็บด้วยอุปกรณ์ USB Token หรือ HSM และการเลือกใช้อุปกรณ์ขึ้นอยู่กับความเหมาะสม และลักษณะการใช้งานของผู้ประกอบการแต่ละราย - จัดทำข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์
พัฒนาระบบ ERP ให้รองรับการจัดทำใบกำกับภาษีและใบรับให้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (PDF และ XML) พร้อมลงลายมือชื่่อดิจิทัล ด้วยใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ของผู้ประกอบการ ได้แก่ ใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ ใบรับ - ส่งมอบ
- ส่งมอบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (PDF) ให้กับ ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการผ่านอีเมล เป็นต้น
- นำส่งข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (XML) ให้กับ กรมสรรพากร
- เก็บรักษา
เก็บรักษาใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (PDF และ XML) ไว้ที่ระบบ ERP ของผู้ประกอบการ ตามที่กรมสรรพากรกำหนด
ข้อมูลอ้างอิง : กรมสรรพากร